Karteikarten
Interne Revision - Prüfung von Projekten nach DIIR Prüfungsstandard Nr. 4 (inkl Folien Schubiger)
Karten in diesem Stapel (33)
- 1Welche Bedeutung haben Projekte für Unternehmen?Schnelle Reaktion auf Veränderungen in den global ausgerichteten Märkten:
- Erneuerung veralteter Infrastruktur
- Innovationen
- Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs - 2Woran scheitern Projekte oft?- unklare Absprachen und Vorgaben von Projektzielen
- fehlerhafte Definition und Planung der Projektergebnisse
- verspätete Entscheidungen zur Behandlung von Projektrisiken
- unklare Vorgaben zu den Rollen der Beteiligten, mangelnde Qualifikationen
- unzureichende und unverbindliche Projektplanung, keine Mindeststandards
- mangelnde/fehlerhafte Kommunikation/Reportingstrukturen
Zeit-, Budget- und Qualitätsverfehlungen sind oftmals die Folge davon. - 3Was sind die Kernelemente eines Projektes?- zeitlich befristete Aufbau- und Ablauforganisation
- besondere Management-Umgebung
- als Basis dient der Geschäftsplan (Business Case - Begründung und Zielsetzung eines Projekts)
- definierte Endprodukte
- definierter Anfangs- und Endzeitpunkt
- zugewiesene Ressourcen (auch Personal)
- speziell zugewiesenes Projektbudget/Äquivalent an internen Arbeitsstunden - 4Was ist ein Programm?Anzahl mehrerer Projekte unter einheitlicher Leitung, die einem gemeinsamen Business Case dienen.
- 5Was versteht man unter einem Portfolio?Anzahl von Projekten in einer bestimmten organisatorischen Einheit, die unterschiedliche Business Cases haben und nicht unter einheitlicher Leitung stehen.
- 6Was umfasst das Gesamtprojektmanagement?Umfasst alle Organisationen und Verfahren einschließlich des Projektauftraggebers, die die Generierung und Durchführung eines Projektes zum Gegenstand haben. Besteht aus dem direktiven Projektmanagement (Projektsteuerung) und dem operativen Projektmanagement.
- 7Was umfasst das Projektportfoliomanagement?Alle Organisationen und Verfahren, die die Generierung, Priorisierung und/oder methodische Unterstützung zur erfolgreichen Durchführung mehrerer Projekte in einem bestimmten Unternehmensbereich zum Gegenstand haben.
- 8Was ist ein Projektsteuerungssystem?Ein System, das in einem Unternehmen zur erfolgreichen Koordination der mit der Generierung, Priorisierung und Durchführung von Projekten befassten Organisationen, Verfahren und Prozesse eingesetzt wird.
- 9Was sind die Prüfgebiete der Projektrevision? (Grafik)
- 10Was ist unter einer Projektrevision (Project Audit) zu verstehen und welches Prüfziel verfolgt sie?Revision, die die Prüfung von Projekten im Hinblick auf das Projektmanagement, den Business Case oder die fachlichen Anforderungen und ihre Umsetzung zum Gegenstand hat.
Geprüft wird die Effektivität und Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und unternehmensbezogener Richtlinien (Compliance). - 11Was ist eine Projektmanagement Revision (Project Management Audit)?Inhalt ist die Untersuchung der Organisation, der Prozesse und der Produkte des Projekt- und Portfoliomanagements. Können die Projektziele erreicht werden?
Untersucht werden die Organisation, Pläne, Kontrollen, Vorgaben und operativen Maßnahmen im Hinblick auf Effektivität und Effizienz. - 12Was ist Inhalt der Business Case Revision?Die Untersuchung der Prozesse zur Erstellung, Prüfung und Genehmigung des Business Case oder die Beurteilung des Business Case selbst.
--> Beurteilung nach Effektivität und Effizienz der Prozesse zur Erstellung
--> Beurteilung nach fachlichen und ökonomischen Gesichtspunkten - 13Was ist unter der Revision der fachlichen Anforderungen zu verstehen (Business Requirement Audit)?Inhalt ist die Untersuchung der fachlichen Anforderungen des Projekts sowie deren Umsetzung im Rahmen der Projektarbeit.
--> Compliance
--> Effektivität und Effizienz
--> Beurteilung der Zwischen- und Endergebnisse - 14Was ist ein Project Audit Universe?Projekte folgen einem Lebenszyklus, der in 5 Projekt-Phasen (Findung, Planung, Durchführung, Abschluss, Nachschau) unterteilt werden kann. Die Prüfgebiete des Projektes enthalten weitere Teilgebiete, die Prüffelder.
Prüfgebiete und Prüffelder lassen sich als Zeilen einer Matrix darstellen, die Projektphasen als Spalten.
Innerhalb der Prüffelder liegen die Projektphasen als bestimmte prüfbare Prüfgegenstände (Feldinhalte der Matrix) vor. Zusammen bilden die Prüfgebiete, Projektphasen und Prüfgegenstände als Matrix die Project Audit Universe. - 15Wie lauten die Empfehlungen des DIIR?- Anwendung eines einheitlichen Project Audit Universe
- Berücksichtigung der Besonderheiten und Umstände des zu prüfenden Projektes
- Berücksichtigung des Projektlebenszyklus in der Projekt Management Revision (findet die Prüfung in einer späten Phase statt, sind auch die in früheren Phasen erstellen Produkte in die Prüfung einzubeziehen) - 16Prüfansatz und Vorgehensweise - was sollte die IR berücksichtigen?- Planung von Projektprüfungen sollte Teil der Prüfungsplanung der IR sein
- Projektrevisionen sind nach den gleichen Grundsätzen zu planen, durchzuführen und zu dokumentieren wie alle anderen Prüfungen - 17Welche Besonderheiten treten bei der Prüfung von Projekten auf?- Wegfall von Projekten wegen vorzeitigem Projektende oder bei gröberen Änderungen der Projektinhalts --> Prüfung stornieren oder abbrechen oder Verzicht auf Follow-Up und Dokumentation.
- Stärkere Veränderungen/Zeitverzögerungen im Projektverlauf oder -inhalt mit Auswirkungen auf ein sinnvolles Follow-Up --> Verzicht auf Follow-Up oder Ansetzen eines neuen Audits - 18Welche Voraussetzungen sollten in der IR für die Prüfung von Projekten gegeben sein?- ausreichendes Know-How
- angemessene Kapazität im gewünschten Zeitraum
- Prüfungsaktivitäten ausschließlich und einheitlich unter der Leitung der IR (wenn nicht, dann Externe hinzuziehen)
- Unabhängigkeit der Prüfer
- Distanz zur Arbeit der zu prüfenden Projekte - 19Beurteilungsmaßstäbe - welche kommen in Betracht?- vorhandene Projektmanagementstandards des Bereichs (sofern von der IR als angemessenen bewertet)
- allgemein gültige, verbreitete Projekt-Standards wie zB PMBoK, PRINCE2
- eigene, standardisierte Maßstäbe der IR, die aus solchen Vorgaben abgeleitet wurden - 20Warum ist bei der Prüfung von Projekten ein präventiver Ansatz sinnvoll?Projektprüfungen, speziell solche des Projektmanagements, sollten nicht erst am Ende des Projekts stattfinden, sondern am besten bereits bei der Planung, um noch Gegensteuerungsmaßnahmen durchführen zu können.
- 21Was versteht man unter dem projektbegleitenden Ansatz?Regulatorisch, strategisch oder ökonomisch wichtige Projekte sollten von Beginn an von der IR begleitet werden.
Eine projektbegleitende Revision sollte nach Risikoaspekten geplant und priorisiert werden, vorzugsweise als eine Serie aufeinander aufbauender Einzelprüfungen durchzuführen. Damit wird die Unabhängigkeit und der optimale Ressourceneinsatz gesichert. Eine angemessene Dokumentation ist ebenfalls erforderlich.
Ziele der Projektbegleitung sind der Informationsgewinn, das Agieren in besonderen Risikosituationen, die Schwachstellenfindung und die Ergebnisbewertung. - 22Welche Aspekte müssen bei einer projektbegleitenden Revision beachtet werden?- Die Präsenz der Prüfer bindet eine erhebliche Revisionskapazität über die gesamte Projektlaufzeit.
- Eine dauerhafte Nähe der Revisoren zum Projekt gefährdet u.U. die notwendige Unabhängigkeit. - 23Was sind die Prüfziele einer Projektprüfung?- Ordnungsmäßigkeit (Einhaltung der Vorgaben)
- Sicherheit (Regelungen/Vorkehrungen zum Schutz der Vermögenswerte)
- Wirtschaftlichkeit (Sicherstellung der Effizienz)
- Zweckmäßigkeit (Effektivität - Zielerreichung)
- Zukunftssicherung - 24Wie sieht der Projektwürfel aus?
- 25Welche zeitlichen Prüfansätze gibt es bei der Prüfung von Projekten?1. EX-POST Prüfung: klassischer Prüfansatz -> Prüfung im Nachhinein, Nachvollziehbarkeit der bereits im Einsatz befindlichen Abläufe
2. EX-ANTE Prüfung: projektbegleitende Prüfung -> vorausschauende Prüfung -> Fehlentwicklungen können sehr bald erkannt werden und es können Gegensteuerungsmaßnahmen ergriffen werden -> bei größeren und risikobehafteten Projekten sinnvoll - 26Welche Formen der Projektbegleitung gibt es?
- 27Beschreiben Sie das Three Lines of Defense Modell im Projektmanagement (Grafik).
- 28Nennen Sie Beispielfragen zum Prüfgebiet der Projektorganisation (1/2)- Wer ist Projektauftraggeber und welche konkreten Entscheidungen hat er zu treffen?
- Wurde mit dem Projektauftraggeber ein konkreter Projektauftrag (insbesondere Finanzierungsvereinbarung) geschlossen
- Nach welchen Kriterien wurde die Projektleitung und die Projektbeteiligten ausgewählt (Fach-, Sozialkompetenz)?
- Sind die Rollen, Funktionen und die Aufgaben/Kompetenzen/Verantwortungen im Projekt eindeutig definiert? - 29Nennen Sie Beispielfragen zum Prüfgebiet Projektorganisation (2/2)- Werden die wesentlichen Projektentscheidungen rechtzeitig und verbindlich vom Projektauftraggeber getroffen?
- Werden vom Projektauftraggeber ausreichend Ressourcen zur Verfügung gestellt?
- Steht der Projektleiter dem Projekt ausreichend zur Verfügung?
- Nehmen die Projektleitung und die Projektmitarbeiter ihre Rolle in der Durchführung auch wahr?
- Änderung des Projektscopes: Hat es eine Änderung gegeben? Wenn ja, wurde die Projektorganisation evaluiert und bei Bedarf angepasst?
- Haben Projektmitarbeiter das Projekt „verlassen“? Wenn ja, warum?
- Wurde die Projektorganisation beim Abschluss des Projekts entsprechend entlastet? - 30Nennen Sie mögliche Fragestellungen zum Prüfgebiet Projektberichtwesen (1/2).- Sind in den Projektmanagement-Standards Vorgaben (Prozessablauf, Balken-Netzpläne, Vorlagen/Formulare etc.) zum Berichtswesen definiert?
- Ist sichergestellt, dass für die Größe und Komplexität ein angemessenes Berichtswesen aufgesetzt ist?
- Erfolgt in regelmäßigen Abständen ein Projektfortschrittsbericht?
- Sind alle Projektbeteiligten in die Berichterstattung involviert?
- Ist eine Datendurchgängigkeit und –aktualität im Bericht gegeben?
- Sind den Projektfortschrittsberichten regelmäßig Projektteamsitzungen vorgelagert? - 31Nennen Sie mögliche Fragestellungen zum Prüfgebiet Projektberichtwesen (2/2).- An wen hat der Projektleiter was berichtet?
- Wurden im Projektfortschrittsbericht Projektrisiken berichtet und wurden diese regelmäßig aktualisiert?
- Wurde vor Erstellung des Abschlussberichts eine Projektanalyse durchgeführt?
- Ist der Abschlussbericht umfassend: intendierte versus erreichte Projektergebnisse inkl. Abweichungsanalyse, Erreichung Prozessziele, Vergleich Plan/Ist-Kosten, positive/negative Projekterfahrungen)? - 32Beispiel für Prüfungsfrage: Projektarbeit findet auf der Sach- und Beziehungsebene statt. (1/2)Wenn in einem Projekt gearbeitet wird, sind sowohl die Sach- als auch die Beziehungsebene betroffen. Auf der Sachebene ist der inhaltliche Teil eines Projekts zu finden: Projektscope festlegen, Projektziele, Meilenstein- und Kostenplan, usw. Auf der Beziehungsebene hingegen spielen Gefühle, Bedürfnisse, Werte, Normen und Erfahrungen eine Rolle. Da die Sach- und Beziehungsebene IMMER miteinander verbunden sind und die Beziehungsebene oft dominiert, ergeben sich zeitweise Projektstörungen: Meinungsverschiedenheiten, Diskussionen, sinkende Motivation aufgrund Verstimmung, gegenseitige Schuldzuweisungen, etc. Wenn die Störungen zunehmen, muss die Projektleitung diesen auf den Grund gehen.
- 33Erläutern Sie das Eisbergmodell nach Schulz von Thun und diskutieren Sie, welche Bedeutung das Eisbergmodell für die Prüfung von Projekten hat (2/2)Das Modell unterstützt die IR bei der Prüfung von Projekten, mögliche Ursachen für größere Plan-Ist-Abweichungen gezielt auf den Grund zu gehen: Liegen alle Ursachen auf der Sachebene wie zB unklarer Projektauftrag/-ziele oder unzureichenden Projektmanagementmethoden oder auf der Beziehungsebene wie zB personelle Zusammensetzung des Teams, informelle Projektnormen?
Eine explizite Trennung von Sach- und Beziehungsebene hilft dem Prüfer, den Geprüften besser emotional zu erreichen. Der Erfolg der Prüfung von Projekten wird dadurch maßgeblich beeinflusst.
Informationen
- Beschreibung
- Interne Revision Karteikarten am Interne Revision - Prüfung von Projekten nach DIIR Prüfungsstandard Nr. 4 (inkl Folien Schubiger), erstellt von Verena Mann am 06/01/2021.
- Erstellt von
- Verena Mann
- Aufrufe
- 61
- Bewertung