MANUAL DE GESTIÓN DE LA DOCTRINA Y LAS LECCIONES APRENDIDAS PARA LA POLICÍA NACIONAL.

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• MANUAL DE GESTIÓN DE LA DOCTRINA Y LAS LECCIONES APRENDIDAS PARA LA POLICÍA NACIONAL.

• Capitulo 2 DOCUMENTOS DOCTRINALES

• Son 

• Todos los documentos utilizados por la Policía Nacional que permiten el desarrollo óptimo de sus actividades.

• Art. 16 Tipos de Documentos 

• La Policía Nacional para el direccionamiento y gestión de su servicio, se fundamenta en primera instancia en el conjunto de normas superiores como son la Constitución Política, leyes y decretos.

• Adicionalmente, cuenta con los siguientes documentos controlados por el Sistema de Gestión Integral: 

• a) Documentos a través de los cuales se genera la doctrina policial. b) Documentos a través de los cuales se operacionaliza la doctrina policial en los diferentes niveles de la Institución. c) Registros en los cuales se evidencia el desarrollo de las actividades del servicio de policía dispuestas en el marco de la doctrina policial.

• ARTÍCULO 17. RESOLUCIÓN Acto administrativo que se expide de conformidad a las competencias que señala la Ley, con el fin de adoptar decisiones de carácter específico general o fijar procedimientos que deben ser cumplidos por los funcionarios de la Institución. Al constituirse en un producto administrativo debe cumplir con los parámetros y principios contenidos en la Constitución Política, Código Contencioso Administrativo y normas especiales que regulan el procedimiento, enmarcados dentro del debido proceso.

• se dividen en 

• ARTÍCULO 18. DOCUMENTOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE GENERA LA DOCTRINA POLICIAL   Son aquellos en los cuales se plasma el pensamiento, las políticas y preceptos que rigen la Policía Nacional, con el fin de encauzar su quehacer misional en la consecución de los objetivos de la Institución.

• De allí surgen 

• los tomos institucionales, reglamentos, manuales, mapa estratégico, mapa de procesos, caracterización y despliegue de los procesos, procedimientos y guías.

• Es importante tener en cuenta que 

• Estos requieren ser publicados, su diagramación e impresión deben cumplir los requisitos dispuestos por el Reglamento de Identidad, Imagen y Comunicación de la Policía Nacional; igualmente, para este fin, requiere concepto de viabilidad por parte de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas.

• ARTÍCULO 19. TOMOS INSTITUCIONALES   Los tomos se constituyen en documentos doctrinales del orden estratégico, que aportan a la planeación del servicio de policía en el largo plazo; para su publicación no requiere acto administrativo, teniendo en cuenta que su contenido refleja políticas que pueden variar en el tiempo, en concordancia con la alineación estratégica con el Gobierno Nacional, la normatividad y la dinámica social del país.

• Es importante tener en cuenta que 

• Para su actualización, publicación y difusión estará en cabeza de la Oficina de Planeación a través del Centro de Pensamiento y Doctrina Policial, en coordinación con los dueños de los diferentes procesos institucionales, aplicando el procedimiento 1DS-PR-0001 control de documentos. Su consulta puede efectuarse en la Guía de Disposiciones de la Institución y en el módulo de documentos de la Suite Visión Empresarial.

• ARTÍCULO 20. REGLAMENTOS Disposiciones de carácter general que norman el servicio de policía, impactando la totalidad de la Institución, por consiguiente, su aplicación es de estricto cumplimiento para todos los funcionarios de la Policía Nacional. Se soporta mediante acto administrativo (Resolución), emitido por el Director General.

• Es importante tener en cuenta que 

• Su elaboración y actualización corresponde al Centro de Pensamiento y Doctrina Policial de la Oficina de Planeación en coordinación con las direcciones y oficinas asesoras, aplicando el procedimiento 1DS-PR-0001 control de documentos.

• .Su estructura básica comprenderá

• Presentación del señor Director General de la Policía Nacional, en la cual se precisará la pertinencia de la generación o actualización del reglamento en cuestión. • Resolución por la cual se adopta el reglamento. • Título I: Generalidades (objeto, alcance, principios y fundamentos doctrinales policiales). Podrá incluirse marcos normativos de caracter general, teniendo en cuenta que frente a la modificación de una política, ley, decreto o resolución, el reglamento perdería de inmediato su vigencia. • Título II. Definición conceptual del tema a tratar en el reglamento (Ejemplo: Del servicio de policía, supervisión y control en el servicio de policía, etc.). • Título III. Líneas generales para la planeación y organización del tema contemplado en el reglamento. En este título, a través de capítulos se plasmará de forma clara y precisa, sin incluir procedimientos, las unidades comprometidas, los parámetros que debe acatar el personal de la Institución en la materia, definiendo cuándo y en qué circunstancias aplica lo dispuesto; niveles de participación y coordinación; medios y recursos requeridos; definición de registros documentales si aplica. • Título IV. Definición de responsabilidades para la supervisión y control del cumplimiento de lo dispuesto en el reglamento propuesto; en este sentido, se tendrá en cuenta lo que compete a la Dirección y Subdirección General; direcciones y oficinas asesoras, además de los comandos de todas las unidades a nivel país. • Glosario y fuentes consultadas. • Anexos si aplica.

• ARTÍCULO 21. MANUALES Disposiciones de carácter general que norman un ámbito específico del servicio de Policía, por consiguiente, su aplicación se circunscribe a los funcionarios que se desempeñan en el mismo. Se soporta mediante acto administrativo emitido por el Director General.

• Es importante tener en cuenta que 

• Su elaboración y actualización corresponderá a la unidad policial que designe el dueño de proceso al cual está asociado el manual, aplicando el procedimiento 1DS-PR-0001 control de documentos.

• Existen otros tipos de documentos

• ARTÍCULO 22. MAPA ESTRATÉGICO Es una herramienta que muestra de forma gráfica la articulación de los objetivos estratégicos y la relación causa-efecto.Esta entrega de valor se enmarca en las cuatro perspectivas definidas para la Policía Nacional: Innovación, aprendizaje organizacional, procesos generadores de valor y recursos para atender a los clientes. El mapa estratégico institucional será el mapa de la Policía Nacional, y los mapas estratégicos de segundo nivel corresponderán a las direcciones y oficinas asesoras.

• Es creado mediante

• El proceso de Direccionamiento Estratégico, cuyo dueño es la Oficina de Planeación; los de segundo nivel estarán a cargo del director o jefe de la oficina asesora. Para contar con su versión actualizada, su consulta debe realizarse en el módulo de documentos de la Suite Visión Empresarial.

• ARTÍCULO 23. MAPA DE PROCESOS Diagrama que integra los procesos gerenciales, misionales, de soporte, y de evaluación y mejora de la Policía Nacional, de conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2009. Este esquema evidencia la interrelación que existe entre los procesos, donde generalmente la salida de uno se constituye en la entrada del siguiente, lo cual permite el desarrollo de una gestión sistémica y enfocada en procesos.

• Es creado mediante

• El proceso de Sistema de Gestión Integral, cuyo dueño es la Oficina de Planeación. Para contar con su versión actualizada, su consulta debe realizarse en el módulo de documentos de la Suite Vision Empresarial.

• ARTÍCULO 24. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS La Policía Nacional establece que los procesos se documentan a través de caracterizaciones; en este formato se identifica y prioriza los procesos críticos y estratégicos de la Institución que resultan determinantes de la calidad en la prestación del servicio, ejerciendo control continuo sobre su secuencia e interrelación con otros.

• ARTÍCULO 25. DESPLIEGUE DEL PROCESO Documento que refleja la responsabilidad en la ejecución de las actividades asignadas por parte de los dueños de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel, a las unidades policiales (operativa, administrativa o docente) de segundo y tercer nivel con el fin de mantener un enfoque sistémico. Su elaboración corresponde a cada uno de los analistas de proceso bajo el asesoramiento metodológico de La aplicación del procedimiento 1DS-PR-0001 control de documentos

• ARTÍCULO 26. PROCEDIMIENTOS   Es el conjunto de tareas requeridas para cumplir con una actividad crítica de un proceso; establece la descripción para realizarlas, la asignación de responsabilidad en su ejecución, documentos de entrada y salida, puntos de control, documentos asociados y su marco legal.

• Es importante tener en cuenta que 

•   Se debe documentar un procedimiento en los siguientes casos: Cuando exista normatividad legal que describa cómo ejecutar una actividad. Se documentan los procedimientos obligatorios de la norma. Cuando se necesite controlar una actividad del proceso cuyo resultado impacta de manera directa el servicio y la satisfacción del cliente. Procedimientos que siguen una secuencia lógica y que sin ese orden podría existir riesgo de fallar.

• ARTÍCULO 27. GUÍAS Lineamientos a través de los cuales se establecen criterios para el desarrollo de las actividades de los diferentes procesos y tareas de los procedimientos institucionales.

• ARTÍCULO 28. DOCUMENTOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE OPERACIONALIZA LA DOCTRINA POLICIAL.   Para operacionalizar el Sistema de Gestión Integral, la Policía Nacional cuenta con unos documentos que garantizan la comunicación de las decisiones. Estos permiten que sean entendidas y ejecutadas de manera correcta por cada una de las unidades y así preservar la doctrina institucional y asegurar su efectivo cumplimiento.

• Estos documentos son:

• ART. 29. CIRCULARES. ART.30. DIRECTIVA ART.31. DIRECTIVA OPERATIVA ART. 32. DIRECTIVA ADMINISTRATIVA ART. 33. DIRECTIVA PERMANENTE ART. 34. DIRECTIVA TRANSITORIA ART. 35. INSTRUCTIVO ART. 36. ORDEN DE SERVICIOS ART. 37. MEMORIA LOCAL Y TOPOGRÁFICA ART. 38. REGISTROS ART. 39. ESTUDIOS DE PLANEACIÓN ART. 40. CONCEPTOS DE PLANEACIÓN ART. 41. COMUNICACIÓN OFICIAL ART. 42. POLIGRAMA ART.43. ACTA ART. 44. FORMATOS

• ARTÍCULO 45. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS  

• Estos son :

• Coherencia: desarrollar en forma lógica, metódica y consecuente el asunto a tratar, ceñirse a una idea principal del texto.

• Exactitud: narrar los hechos esenciales con imparcialidad, corrección y la proporcionalidad que le corresponde.

• Claridad: exponer ideas o hechos en forma tal que no quede duda sobre lo que se desea ordenar o informar. En este caso es necesario emplear oraciones simples, una correcta construcción gramatical y eliminar expresiones ambiguas.

•  Objetividad: el punto de vista debe ser impersonal y exento de prejuicios.

• Brevedad: entre más extenso es el documento, mayores son las probabilidades de cometer errores. Sin embargo, la claridad nunca debe ser sacrificada por la brevedad.

• Énfasis: son las ideas principales que deben expresarse con palabras apropiadas, puestas al comienzo de la redacción.

• Terminología: los términos policiales técnicos y siglas deben evitarse.