GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

12.3 Controlar las Adquisiciones. Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda.
1. 12.3.1 Controlar las Adquisiciones: Entradas
  1. 12.3.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto. El plan para la dirección del proyecto describe cómo se gestionaran los procesos de adquisición, desde la elaboración de la documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato.
  2. 12.3.1.2 Documentos de las Adquisiciones. Los documentos de las adquisiciones contienen registros completos de apoyo para administrar los procesos de adquisición; esto incluye adjudicaciones de los contratos de adquisición y el enunciado del trabajo.
  3. 12.3.1.3 Acuerdos. Los acuerdos son convenios entre partes, que incluyen el convenio de los deberes de cada una de las partes.
  4. 12.3.1.4 Solicitudes de Cambio Aprobadas Las solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones a los términos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo relativo a adquisiciones, los precios y la descripción de los productos, servicios o resultados a suministrar.
  5. 12.3.1.5 Informes de Desempeño del Trabajo. La documentación relacionada con el desempeño del vendedor incluye: • Documentación técnica. La documentación técnica elaborada por el vendedor y demás información sobre los entregables es suministrada de conformidad con los términos del contrato. • Información de desempeño del trabajo. Los informes de desempeño del vendedor indican qué entregables han sido completados y cuáles no.
  6. 12.3.1.6 Datos de Desempeño del Trabajo. Los datos de desempeño del trabajo incluyen el grado de cumplimiento de los estándares de calidad, los costos incurridos o comprometidos y la identificación de las facturas del vendedor que han sido pagadas.
2. 12.3.2 Controlar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas.
  1. 12.3.2.1 Sistema de Control de Cambios del Contrato. Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual la adquisición puede ser modificada. Incluye los formularios, los sistemas de rastreo, los procedimientos de resolución de disputas y los niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios.
  2. 12.3.2.2 Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones. La revisión del desempeño de las adquisiciones es una revisión estructurada del avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y en el plazo acordado, tomando el contrato como referencia.
  3. 12.3.2.3 Inspecciones y Auditorías Las inspecciones y auditorías solicitadas por el comprador y respaldadas por el vendedor, tal y como se especifica en el contrato de adquisición, se pueden realizar durante la ejecución del proyecto para verificar la conformidad de los procesos o entregables del vendedor.
  4. 12.3.2.4 Informes de Desempeño Los datos e informes de desempeño del trabajo suministrados por los vendedores se evalúan en función de los requisitos del acuerdo. La información de desempeño del trabajo resultante de dicha evaluación se comunica luego según corresponda.
  5. 12.3.2.5 Sistemas de Pago. Por lo general, los pagos al vendedor se procesan a través del sistema de cuentas a pagar del comprador, tras la certificación por una persona autorizada del equipo del proyecto de que el trabajo es satisfactorio.
  6. 12.3.2.6 Administración de Reclamaciones. Los cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son aquellos cambios solicitados en que comprador y vendedor no pueden llegar a un acuerdo sobre la compensación por el cambio, o incluso sobre si un cambio ha tenido lugar.
  7. 12.3.2.7 Sistema de Gestión de Registros. Consiste en un conjunto específico de procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de automatización que se consolidan y combinan en un todo
3. 12.3.3 Controlar las Adquisiciones: Salidas
  1. 12.3.3.1 Información de Desempeño del Trabajo. La información de desempeño del trabajo proporciona una base para la identificación de los problemas actuales o potenciales que servirá de respaldo para posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones.
  2. 12.3.3.2 Solicitudes de Cambio. El proceso Controlar las Adquisiciones puede generar solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes, tales como la línea base de costos, la línea base del cronograma y el plan de gestión de las adquisiciones.
  3. 12.3.3.3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto. Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros: • Plan de gestión de las adquisiciones. El plan de gestión de las adquisiciones se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio aprobadas que afectan la gestión de las adquisiciones, incluidos los impactos en los costos o en los cronogramas.
  4. 12.3.3.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros, la documentación de las adquisiciones. La documentación de la adquisición puede incluir el contrato de adquisición con todos los cronogramas de respaldo, los cambios solicitados del contrato que no han sido aprobados y las solicitudes de cambio aprobadas.
  5. 12.3.3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización. Los elementos de los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización
12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones. El proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.
1. 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Entradas
  1. 12.1.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto. El plan para la dirección del proyecto describe la necesidad, la justificación, los requisitos y los límites actuales del proyecto.
  2. 12.1.1.2 Documentación de Requisitos. La documentación de requisitos puede incluir: • Información importante sobre los requisitos del proyecto, que se considerará durante la planificación de las adquisiciones, y • Requisitos con implicaciones contractuales y legales
  3. 12.1.1.3 Registro de Riesgos. El registro de riesgos proporciona la lista de riesgos, junto con los resultados del análisis de riesgos y de la planificación de la respuesta a los riesgos.
  4. 12.1.1.4 Recursos Requeridos para las Actividades. Los recursos requeridos para las actividades contienen información sobre necesidades específicas relacionadas, por ejemplo, con personas, equipos o ubicación.
  5. 12.1.1.5 Cronograma del Proyecto. El cronograma del proyecto contiene información sobre duraciones requeridas o fechas exigidas relativas a los entregables.
  6. 12.1.1.6 Estimación de Costos de las Actividades. Las estimaciones de costos desarrolladas durante la actividad de adquisición se utilizan para evaluar cuán razonables son las ofertas y propuestas recibidas de los vendedores potenciales
  7. 12.1.1.7 Registro de Interesados. El registro de interesados proporciona detalles sobre los participantes en el proyecto y sus intereses en el mismo.
  8. 12.1.1.8 Factores Ambientales de la Empresa. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones incluyen, entre otros: • Las condiciones del mercado; • Los productos, servicios y resultados disponibles en el mercado;
  9. 12.1.1.9 Activos de los Procesos de la Organización . Los distintos tipos de acuerdos contractuales utilizados por la organización también influyen en las decisiones para el proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones. incluyen: • Las políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición.
2. 12.1.2 Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
  1. 12.1.2.1 Análisis de Hacer o Comprar . El análisis de hacer o comprar es una técnica general de gestión utilizada para determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.
  2. 12.1.2.2 Juicio de Expertos . A menudo se utiliza el juicio de expertos para evaluar las entradas y salidas de este proceso. El juicio de expertos en compras también se puede utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación de las propuestas de los vendedores.
  3. 12.1.2.3 Investigación de Mercado. La investigación de mercado incluye el estudio de las capacidades de la industria y de los vendedores específicos. Los equipos de adquisiciones pueden hacer uso de la información obtenida en conferencias, reseñas en línea y una diversidad de fuentes para identificar las capacidades del mercado.
  4. 12.1.2.4 Reuniones.La investigación por sí sola puede no proporcionar la información específica para formular una estrategia de adquisición sin recurrir a reuniones de intercambio de información con oferentes potenciales.
3. 12.1.3 Planificar la Gestión de las Adquisiciones: Salidas
  1. 12.1.3.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones. El plan de gestión de las adquisiciones es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe cómo un equipo de proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutora. Describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de los documentos de las adquisiciones hasta el cierre del contrato.
  2. 12.1.3.2 Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones. se elabora a partir de la línea base del alcance y sólo define la parte del alcance del proyecto que se incluirá dentro del contrato en cuestión. El SOW relativo a adquisiciones describe el artículo que se planea adquirir con suficiente detalle como para permitir que los posibles vendedores determinen si están en condiciones de proporcionar los productos.
  3. 12.1.3.3 Documentos de las Adquisiciones. Se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Términos como licitación, oferta o cotización generalmente se utilizan cuando la decisión de selección del vendedor se basa en el precio, mientras que el término propuesta generalmente se emplea cuando otras consideraciones, como la capacidad técnica o el enfoque técnico, son primordiales
  4. 12.1.3.4 Criterios de Selección de Proveedores. Los criterios de selección de proveedores se incluyen a menudo como parte de los documentos de las adquisiciones. Dichos criterios se desarrollan y utilizan para evaluar o calificar las propuestas de los vendedores, y pueden ser objetivos o subjetivos.
  5. 12.1.3.5 Decisiones de Hacer o Comprar. El análisis de hacer o comprar conduce a una decisión sobre si un determinado trabajo puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.
  6. 12.1.3.6 Solicitudes de Cambio. Una decisión que implica adquirir bienes, servicios o recursos normalmente requiere una solicitud de cambio. Otras decisiones a lo largo de la planificación de adquisiciones también pueden requerir solicitudes de cambio adicionales.
  7. 12.1.3.7 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros: • La documentación de requisitos, • La matriz de trazabilidad de requisitos, y • El registro de riesgos.
12.2 Efectuar las Adquisiciones. Efectuar las Adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
1. 12.2.1 Efectuar las Adquisiciones: Entradas.
  1. 12.2.1.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones. El plan de gestión de las adquisiciones describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de la documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato.
  2. 12.2.1.2 Documentos de las Adquisiciones. Los documentos de las adquisiciones proporcionan un registro de auditoría para contratos y otros acuerdos.
  3. 12.2.1.3 Criterios de Selección de Proveedores. Los criterios de selección de proveedores pueden incluir información sobre las habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega, el costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia técnica y el enfoque con respecto al contrato.
  4. 12.2.1.4 Propuestas de los Vendedores Las propuestas de los vendedores, preparadas en respuesta a un paquete de documentos de las adquisiciones, conforman la información básica que será utilizada por un organismo de evaluación a fin de seleccionar uno o más adjudicatarios (vendedores).
  5. 12.2.1.5 Documentos del Proyecto. Entre los documentos del proyecto que a menudo se tienen en cuenta, se incluyen las decisiones contractuales relativas a los riesgos, que se recogen en el registro de riesgos.
  6. 12.2.1.6 Decisiones de Hacer o Comprar. Las organizaciones que adquieren bienes o servicios analizan la necesidad, identifican los recursos y luego comparan las estrategias de adquisición cuando deciden comprar.
  7. 12.2.1.7 Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones. Los enunciados del trabajo relativo a adquisiciones proporcionan a los proveedores un conjunto de objetivos, requisitos y resultados claramente definidos, a partir de los que pueden proporcionar una respuesta cuantificable.
  8. 12.2.1.8 Activos de los Procesos de la Organización. Los elementos de los activos de los procesos de la organización que pueden influir en las Adquisiciones incluyen: • Listados de vendedores posibles y previamente calificados, • Información relativa a experiencias pasadas relevantes con los vendedores, tanto positivas como negativas, y • Acuerdos previos.
2. 12.2.2 Efectuar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
  1. 12.2.2.1 Conferencias de Oferentes. Las conferencias de oferentes son reuniones entre el comprador y todos los posibles vendedores que se celebran antes de la presentación de ofertas o propuestas.
  2. 12.2.2.2 Técnicas de Evaluación de Propuestas. En el caso de adquisiciones complejas, en las que la selección del proveedor se basará en las respuestas de los vendedores a criterios de ponderación definidos previamente, se definirá un proceso formal de revisión de la evaluación, de acuerdo con las políticas de adquisición del comprador.
  3. 12.2.2.3 Estimaciones Independientes. En el caso de muchos elementos de adquisición, la organización compradora puede elegir entre preparar su propia estimación independiente o contratar los servicios de un perito profesional externo para realizar una estimación de costos, que servirá como base de comparación de las respuestas propuestas.
  4. 12.2.2.4 Juicio de Expertos. El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los vendedores. La evaluación de las propuestas puede ser realizada por un equipo multidisciplinario de revisión con experiencia en cada una de las áreas cubiertas por los documentos de las adquisiciones y el contrato propuesto.
  5. 12.2.2.5 Publicidad. Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo se pueden ampliar mediante la colocación de anuncios en publicaciones de amplia difusión, tales como periódicos selectos o publicaciones profesionales especializadas. Algunas organizaciones utilizan recursos en línea para comunicar sus solicitudes a la comunidad de proveedores.
  6. 12.2.2.6 Técnicas Analíticas. Las adquisiciones implican la definición de una necesidad de manera tal que los proveedores puedan aportar valor a través de sus ofertas. Para asegurar que la necesidad pueda ser satisfecha y de hecho lo sea, las técnicas analíticas pueden ayudar a las organizaciones a identificar la preparación de un proveedor para proporcionar el estado final deseado, a determinar el costo esperado para la elaboración del presupuesto y a evitar sobrecostos debidos a cambios.
  7. 12.2.2.7 Negociación de Adquisiciones. clara la estructura, los requisitos a las compras para que se logre alcanzar un acuerdo mutuo. Los temas cubiertos deberían incluir las responsabilidades, la autoridad para efectuar cambios, los términos y la legislación aplicables, los enfoques técnicos y de dirección de negocio, los derechos de propiedad exclusiva, el financiamiento del contrato, las soluciones técnicas, el cronograma general, los pagos y el precio. Las negociaciones se cierran con un documento contractual que puede ser celebrado por ambas partes, la compradora y la vendedora.
3. 12.2.3 Efectuar las Adquisiciones: Salidas
  1. 12.2.3.1 Vendedores Seleccionados. Los vendedores seleccionados son aquellos para los que, en función del resultado de la evaluación de la propuesta u oferta, se ha establecido que se encuentran en un rango competitivo, y quienes han negociado un contrato preliminar que se convertirá en el contrato real cuando se formalice la adjudicación.
  2. 12.2.3.2 Acuerdos. Un acuerdo de adquisición incluye términos y condiciones y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto el asegurar que todos los acuerdos satisfagan las necesidades específicas del proyecto y que a la vez respeten las políticas de la organización en materia de adquisiciones.
  3. 12.2.3.3 Calendarios de Recursos Se documentan la cantidad y disponibilidad de los recursos contratados, así como las fechas en las que cada recurso específico o grupo de recursos puede estar activo o inactivo.
  4. 12.2.3.4 Solicitudes de Cambio Las solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes son procesadas para su análisis y resolución mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
  5. 12.2.3.5 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Los elementos del plan para la dirección del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros: • La línea base de costos, • La línea base del alcance, • La línea base del cronograma, • El plan de gestión de las comunicaciones, y • El plan de gestión de las adquisiciones.
  6. 12.2.3.6 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros: • La documentación de requisitos, • La documentación relativa a la trazabilidad de requisitos, • El registro de riesgos, y • El registro de interesados
12.4 Cerrar las Adquisiciones. Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisición. El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la documentación relacionada para futura referencia.
1. 12.4.1 Cerrar las Adquisiciones: Entradas.
  1. 12.4.1.1 Plan para la Dirección del Proyecto. Contiene el plan de gestión de las adquisiciones, que proporciona los detalles y las guías para llevar a cabo el cierre de las adquisiciones.
  2. 12.4.1.2 Documentos de las Adquisiciones. Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentación de la adquisición. Se cataloga la información del contrato relativa al cronograma, al alcance, a la calidad y al desempeño del costo, junto con toda la documentación sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados de las inspecciones.
2. 12.4.2 Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
  1. 12.4.2.1 Auditorías de la Adquisición Una auditoría de la adquisición es una revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones hasta el proceso Controlar las Adquisiciones. El objetivo de una auditoría de la adquisición es identificar los éxitos y los fracasos que merecen ser reconocidos
  2. 12.4.2.2 Negociación de Adquisiciones En toda relación de adquisición, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental.
  3. 12.4.2.3 Sistema de Gestión de Registros. Para gestionar la documentación y los registros del contrato y de las adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestión de registros.
3. 12.4.3 Cerrar las Adquisiciones: Salidas.
  1. 12.4.3.1 Adquisiciones Cerradas. El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una notificación formal por escrito de que se ha completado el contrato. Por lo general, los requisitos para el cierre formal de la adquisición se definen en los términos y condiciones del contrato.
  2. 12.4.3.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Los elementos de los activos de los procesos de la organización susceptibles de actualización incluyen, entre otros: Archivo de la adquisición, archivos de los entregables y documentación sobre lecciones de aprendidas.

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