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ACUERDO 02 DE 2004
- Por el cual se establecen lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados
- ARTÍCULO 1
- Estable lineamientos básicos que deben seguir
las entidades del Estado en sus diferentes
niveles y las empresas privadas que cumplen
funciones públicas, para la organización de sus
fondos acumulados y la elaboración y
aplicación de las Tablas de Valoración
Documental.
- Estable lineamientos básicos que deben seguir
las entidades del Estado en sus diferentes
niveles y las empresas privadas que cumplen
funciones públicas, para la organización de sus
fondos acumulados y la elaboración y
aplicación de las Tablas de Valoración
Documental.
- ARTÍCULO 2 DEFINICIONES
- CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema
que refleja la jerarquización y clasificación
dada a la documentación producida por una
institución.
- FONDO ACUMULADO: conjunto de
documentos dispuestos sin ningún criterio
de organización archivística
- TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una
unidad administrativa
- TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL:
Es el listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia
- TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL:
Es el listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia
- TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una
unidad administrativa
- FONDO ACUMULADO: conjunto de
documentos dispuestos sin ningún criterio
de organización archivística
- CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema
que refleja la jerarquización y clasificación
dada a la documentación producida por una
institución.
- ARTÍCULO 3 ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
- SEGUNDA ETAPA: DIAGNOSTICO Una vez adelantadas las tareas
anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la
situación real del fondo acumulado.
- TERCERA ETAPA:ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE
TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL Para la preparación del plan
de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos
en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de
establecer las necesidades de personal, materiales, insumos,
equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del
cronograma que permita determinar los tiempos de duración
del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.
- CUARTA ETAPA: VALORACION Se debe proceder a identificar los
valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y
técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos
y culturales), que posea la documentación.
- CUARTA ETAPA: VALORACION Se debe proceder a identificar los
valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y
técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos
y culturales), que posea la documentación.
- PRIMERA ETAPA: COPÍLACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes
productores, Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones
y Procedimientos, bases de datos, informes estadísticos y
entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya
relacionado
- SEGUNDA ETAPA: DIAGNOSTICO Una vez adelantadas las tareas
anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la
situación real del fondo acumulado.
- ARTÍCULO 4: FORMATO TVD
- Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el
Cuadro de Clasificación con el fin de registrar correctamente
las oficinas productoras (tanto administrativas como
misionales) y la documentación por ellas producida. las TRD
son sometidas a evaluaión con el comité de archivo de la
entidad, el cual determina si las aprueba .
- Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el
Cuadro de Clasificación con el fin de registrar correctamente
las oficinas productoras (tanto administrativas como
misionales) y la documentación por ellas producida. las TRD
son sometidas a evaluaión con el comité de archivo de la
entidad, el cual determina si las aprueba .
- ARTÍCULO 5: El presente Acuerdo rige a
partir de la fecha de su publicación y deroga
expresamente los demás que le sean
contrarios.
- ARTÍCULO 1
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