ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS

ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS

La pestaña ARCHIVO

La pestaña ARCHIVO  es especial, no es realmente una pestaña sino un botón que nos lleva a la vista Backstage de Microsoft Office.

En la vista Backstage podemos encontrar todas las acciones que permiten gestionar los archivos incluídos en la base de datos. La ventana de la vista Backstage es diferente a la del entorno de trabajo y en ella predomina el color granate, color distintivo del programma Access de la suite Office 2013, todos los programas incluídos en la suite tienen esa vista Backstage pero cambiando el color predominante según el programa, por ejemplo en Word el color es el azul.

La ficha ARCHIVO reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usados en versiones anteriores de Microsoft Office.

En la parte izquierda tenemos un menú, al seleccionar una opción del menú, en la parte derecha nos aparecen más opciones o directamente se ejecuta la acción del menú.

Por ejemplo si seleccionas la opción Información (la que ves en la imagen anterior) puedes realizar las acciones Compactar y reparar y Cifrar con contraseña.

Si seleccionas la opción Imprimir la ventana aparece así con otras opciones:

Mientras que si pulsas sobre Guardar, el documento se guardará y se vuelve al entorno de trabajo anterior.

Para salir de la vista Backstage y volver al entorno de trabajo anterior pulsa en la flecha Atrás  que hay en la esquina superior izquierda de la ventana.

 La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (BLOQ NUM), que estamos en la vista Formulario y podemos cambiar la vista a Hoja de datos,  Presentación y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más utilices.

 La ayuda

Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos:

 Hacer clic en el botón de Ayuda  de la barra de título.

 Pulsar la tecla F1 del teclado.

La ventana de Ayuda tiene el siguiente aspecto:

Solo tenemos que elegir uno de los temas que nos ofrece o introducir un texto a buscar en el cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior.

Por defecto se conectará a Internet para buscar la ayuda en línea que contiene más información y más actualizada. Pero si queremos utilizar los temas de ayuda cargados en  nuestro equipo y así no utilizar Internet podemos indicarlo seleccionando la opción Access Ayuda de su equipo del menú desplegable como muestra la siguiente imagen:

 Iniciar sesión

Esta es una de las novedades de Office 2013. Mediante esta opción podemos conectarnos a Internet para subir nuestros archivos y acceder a ellos desde cualquier ubicación. Volveremos sobre el tema más adelante.