MAPA CONCEPTUAL ETAPA DE ORGANIZACIÓN

ETAPA DE ORGANIZACIÓN

La función de organizar corresponde a la segunda etapa del proceso administrativo, al igual que planeación sigue siendo una fase poco dinámica.

Su objetivo principal es crear la estructura idónea, conjugando lógica y eficiencia para que la institución trabaje como una sola, logrando así el propósito común. A través de esta etapa el administrador define funciones, responsabilidades, y coordina todos los elementos que intervienen para crear una estructura y un escenario eficientes de trabajo.

IMPORTANCIA

Es importante porque es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Propósitos

- Resolver los conflictos entre individuos por cuestiones de jurisdicción.

- Evitar la duplicidad del trabajo.

- La función organizacional hace que las comunicaciones sean más fáciles

al mantener los cauces limpios.

- Muestra, a través de los organigramas, posibilidades de ascenso, que son

útiles para el desarrollo de los trabajadores.

- Es la base de nuevas corrientes del pensamiento administrativo como la reingeniería, downsizing, outsourcing, resizing, empowerment*

VENTAJAS PRINCIPALES

DESVENTAJAS PRINCIPALES

1. Mayor especialización en cada área.

2. Se obtiene las más alta eficiencia de cada persona.

3. Se reduce la presión sobre un solo jefe y se comparten las responsabilidades.

4. Mejor comunicación.

5. Mayor compromiso y trabajo en equipo.

6. Se crean procesos que mediante la repetición se va haciendo mejores.

1. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes.

2. Puede presentar una tendencia a la competencia entre los jefes o diferentes áreas,

3. La existencia de dudas en la cadena de mando que ocasiona dificultades para la orientación, dificultad en la coordinación de actividades de manera productiva y confusión en cuanto a los objetivos por alcanzar.

PRINCIPIOS

División del trabajo: La división del trabajo es necesaria para maximizar la producción de los trabajadores y las máquinas; permite dividir grandes tareas en lotes más pequeños de trabajo, distribuyéndose en varias personas.

Departamentalización: este principio se refiere a la estructura formal de la organización, compuesta de varios departamentos y puestos administrativos y a sus relaciones entre sí. Una organización tiende a crecer; en el principio se considera un pequeño grupo de trabajo: el dueño, dos empleados, una secretaria y tal vez un mensajero. Pero a medida en que la empresa va creciendo, se vuelve necesario adoptar más funciones y, por ende, más trabajadores, creando así otros departamentos y/o áreas de trabajo.

Jerarquización: se refiere al esquema de grados dentro de una estructura organizacional. Dicha estructura está representada a través de un organigrama y considera dentro del mismo un número equis de niveles o grados, que van desde los dueños de la empresa hasta el nivel operativo más bajo.

Línea de mando o autoridad: La línea de mando nos indica la relación formal existente entre dos personas o dos áreas específicas de trabajo (organigrama). Esto permite que cada miembro sepa a quién debe reportarse y recibir ordenes.

Autoridad funcional: se considera como el derecho que se delega a una persona, a un departamento para controlar procesos, prácticas, políticas u otros asuntos específicos relacionados con las actividades que llevan a cabo personas en otros departamentos.

Unidad de mando: este principio establece que “Cuanta mayor sea la frecuencia con que una persona depende de un solo superior, será más probable que esa persona tenga un sentido de lealtad y obligación y menos probable que exista confusión con relación a las órdenes.” Este principio es de autoridad única.

Autoridad: La autoridad en el ámbito administrativo está identificada con la base legítima del poder, por lo tanto consiste en ordenar a otros una acción y de exigir su cumplimento.

Tramo de control: Este principio marca lo siguiente: “Hay un límite para el número de puestos que puede coordinar un solo ejecutivo”. El número de puestos (grupo de actividades) que puede coordinar un ejecutivo depende de varios factores:

a) La similitud de los puestos subordinados.

b) El aspecto geográfico, la distancia entre subordinados y empresa.

c) La complejidad de los deberes de cada una de las posiciones que deben

coordinarse.

d) La estabilidad de los negocios.

e) La frecuencia de los conflictos.

Delegación: significa conferir, entregar, depositar, confiar, encomendar, encargar ciertas funciones a un individuo o grupo de individuos, con su autoridad correspondiente.

Comunicación: El principio de comunicación dentro de la estructura organizacional se concibe como un proceso a través del cual es posible transmitir ideas, objetivos, necesidades y, a la vez, generar respuestas requeridas.

Asimismo la organización busca detallar el objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción.

CARACTERISTICAS

8) Ajustar la organización basado en los resultados del control.

3) Escoger una autoridad administrativa para cada sector.

4) Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.

5) Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.

6) Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.

7) Suministrar facilidades personales y otros recursos.

1) Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.

2) Subdividir en unidades operativas.

TIPOS

Lineal

Es una jerarquía piramidal en donde la comunicación sigue de manera estricta una línea única y directa. La autoridad y la toma de decisiones se concentra en la punta de la pirámide, mientras que en las bases las tareas son más específicas y simples.

Funcional

Este tipo prioriza la especialización de cada persona y área. Divide y organiza las tareas por departamentos, lo que propicia que existan varios jefes y grados de supervisión. Cada elemento toma decisiones con base en su experiencia y conocimientos.

Matricial

Es una organización temporal dentro de la existente en la empresa. Incluye a personas de diferentes áreas en un equipo con la finalidad de lograr un proyecto. Esto disminuye las jerarquías, la comunicación es más fluida y el trabajo más flexible.

Trébol

Comúnmente conocido como outsourcing. Se implementa cuando la empresa prefiere organizar a su personal y sus tareas en aquellas que son claves para la empresa y delegar otras a compañías externas. Los beneficios de esta estructura organizacional es que no es necesario invertir en personal calificado o en la capacitación de alguien que tiene otras funciones para poder lograr una tarea de la empresa que puede ser delegada

CIBERGRAFIA

https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1Q0Ex2cxyMyA5Iy-3vOUnnhQmdZfnbcch

https://www.gestiopolis.com/la-organizacion-como-componente-del-proceso-administrativo/

https://cenincal.com/la-organizacion-proceso-administrativo/

https://es.slideshare.net/Instituto_JuanBosco/ventajas-y-desventajas-de-la-organizacin

https://www.webyempresas.com/organizacion-funcional-ventajas-y-desventajas/

https://www.webyempresas.com/proceso-administrativo/

https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/todo-lo-que-debes-saber-sobre-organizacion-administrativa/

https://www.gestiopolis.com/la-organizacion-como-componente-del-proceso-administrativo/

https://bufetecremadesymartinez.com/la-importancia-de-la-organizacion-administrativa-de-la-empresa/

https://admygestion.jimdofree.com (PDF DESCARGABLE)

https://dudalia.com/tarea/6xk0

https://www.gestiopolis.com/tecnicas-organizacion-coordinacion-empresa/

https://retos-operaciones-logistica.eae.es/areas-en-las-que-mas-se-utiliza-el-outsourcing/#:~:text=El%20t%C3%A9rmino%20outsourcing%20hace%20referencia,organizaci%C3%B3n%2C%20a%20un%20tercero%20especializado.

https://www.gerencie.com/downsizing.html#:~:text=El%20downsizing%20es%20una%20forma,personal%20para%20mantener%20la%20competitividad.

https://es.wikipedia.org/wiki/Reingenier%C3%ADa_de_procesos#:~:text=La%20reingenier%C3%ADa%20es%20establecer%20secuencias,en%20procesos%20administrativos%20y%20regulatorios.&text=Se%20trata%20de%20una%20reconfiguraci%C3%B3n,en%20la%20cual%20se%20desarrolla.

https://www.entrepreneur.com/article/264077

Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Por producto

Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

Por clientes

Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes

Por secuencia

Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

Por área geográfica

Este tipo de estructura es aplicable a instituciones que operan en amplias áreas geográficas; el ejemplo clásico son las instituciones bancarias. Cada sucursal que representa a la institución cuenta con un gerente, que es el responsable del área asignada.

ETAPAS

Harold Koontz y Heinz Weihrich, en su libro Administración, una perspectiva global, mencionan los siguientes puntos que conforman el proceso de organización:

4. Coordinación horizontal y vertical de las relaciones de autoridad e información.

3. Delegación de autoridad.

2. Agrupamiento de actividades de acuerdo con los recursos y las situaciones.

1. Identificación y clasificación de las actividades requeridas.

Este proceso comprende desde el análisis de las funciones, puestos y actividades que necesita la institución para su desempeño diario, hasta la elaboración, coordinación y control del esquema organizacional.

TÉCNICAS PRINCIPALES

Manuales

Los manuales son documentos detallados que contienen información sistemática y ordenada acerca de la organización de la empresa

Existen varios tipos

Manual organizacional. Resume el manejo de una empresa en forma general. Indica la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área. Es el más genérico y debe ser conocido por todos los empleadoss, ya que busca plasmar toda el funcionamiento de la institución, tanto la actividad administrativa, como la ejecutiva y operativa.

Manual departamental. Legisla y regula el modo en que deben ser llevadas a cabo todas las actividades de cada área. Las normas están dirigidas al personal según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple. Estos manuales reflejan la forma de la organización pero a menor escala, es decir, regulan las actividades, las operaciones y los roles de cada departamento en particular.

Manual de política. Determina y regula la actuación y dirección de una empresa en particular. No tiene que ver con la política gubernamental (del país en el que funcione la empresa) si no con las políticas puntuales de la empresa. Este manual se enfoca en controlar y regular las actividades desempeñadas por los ejecutivos de la empresa.

Manual de procedimientos. Regula cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta. Plantea las instrucciones para que los procesos (industriales, manufactureros y administrativos) que se llevan adelante en la organización, sean eficientes y eficaces

Manual de técnicas. Explican minuciosamente cómo deben realizarse tareas particulares. Complementa al manual de procedimientos con indicaciones técnicas y detalladas sobre cada actividad.

Manual de bienvenida. Introduce brevemente la historia de la empresa, sus objetivos y su visión particular, además de los derechos, beneficios y obligaciones de los empleados. Busca generar la identificación de los nuevos ingresos con la empresa a la que están ingresando.

Manual de puesto. Determinan específicamente cuáles son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto o rol determinado.

Manual múltiple. Expone distintas cuestiones, y suelen surgir de las minutos o de las actas de asambleas que se dan entre los socios. Estos manuales coordinan y organizan situaciones que no estén contempladas en el resto de los manuales de la organización.

Manual de finanzas. Verifica la administración de todos los bienes de la empresa, los ingresos y egresos. La creación y el seguimiento de este manual suele estar a cargo del tesorero y el controlador.

Manual de sistema. Se crea en el momento en que se desarrolla un sistema de gestión. Es frecuente que el departamento de tecnología sea el encargado de desarrollar este manual.

Manual de calidad. Presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar relacionado con las actividades en forma sectorial o total de la organización. Presenta indicadores y parámetros que miden la productividad, la eficiencia y la calidad del servicio o producto que se ofrece.

Diagramas de procedimiento o de flujo También conocidos como flujogramas, son representaciones gráficas que muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.

Organigrama

Muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de una organización.

1. Vertical Donde los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo

2. Horizontal Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

3. Circular Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.

4. Mixto Combina, por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

5. Estructural Sólo aparecen los nombres de cada área o departamento

6. Funcional Se descubren las funciones de cada área.

Carta de distribución del trabajo o de actividades A través de ésta se analizan los puestos que integran un departamento o una sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas entre diversas áreas.

TIPS PARA APLICARLA

Es importante tener bien definidos nuestros objetivos y nuestra misión para crear una estructura idónea

Buena gestión de tiempo

Trabajo en equipo

NOTA:

*La reingeniería es establecer secuencias en interacciones nuevas en procesos administrativos y regulatorios. Se trata de una reconfiguración profunda del proceso que se trate e implica una visión integral de la organización en la cual se desarrolla.

El downsizing es una forma de reorganización o reestructuración de las empresas mediante la cual se lleva a cabo una mejoría de los sistemas de trabajo, el rediseño organizacional y el establecimiento adecuado de la planta de personal para mantener la competitividad

El término outsourcing hace referencia al proceso mediante el que una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un proveedor de servicios. Se basa en la descentralización de alguna actividad, que no forme parte del núcleo de funciones clave de una organización, a un tercero especializado

El resizing es lo contrario de downsizing, busca incrementar el tamaño empresarial, respecto a porque una organización requiere esto (contrario a la concepción de costo); se debe básicamente a que el crecimiento organizacional obliga a un incremento de su planta

El empowerment en una empresa se basa en delegar poder y autoridad a los subordinados y transmitirles el sentir de que los trabajadores son dueños (y responsables) de su propio trabajo. (motivacion)