CIRCULAR 004 DE 2003
Diapositivas del conjunto (9)
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- Organización de Historias Laborales
- DIANA PATRICIA RIVERA GUZMÁN
- Tecnólogo en Gestión Documental
- ficha 1367943
- SENA
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- Se crea por la necesidad de que todas las entidades de la rama ejecutiva de orden nacional, organicen sus archivos según la Ley 594 de 2000, con el fin de hacer un acompañamiento, seguimiento y protección de los fondos documentales, por parte del AGN, los cuales establecen criterios para una adecuada organización de los mismos, especialmente en las Historias laborales de sus funcionarios.
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- Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
- Oficio de notificación del nombramiento o contrato laboral
- Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato laboral
- Documentos de identificación
- Hoja de vida ( formato único de función pública)
- Soportes documentales de estudio y experiencia
- Acta de posesión
- Pasado judicial ( certificado de antecedentes penales)
- Certificado de antecedentes fiscales
- Certificado de antecedentes disciplinarios
- Declaración de bienes y rentas
- Certificado de aptitud laboral
- Afiliación a salud (eps), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
- Actos administrativos del funcionario (vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, etc.)
- Evaluación de desempeño
- Acto administrativo de retiro
- Cada entidad puede complementar sus requerimientos y controles para garantizar transparencia y responsabilidades
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VERIFICACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS
- Los funcionarios de mayor jerarquía seran los verificadores de:
- Cada expediente se encuentre organizado secuencialmente se produzcan vinculando al funcionario y la entidad.
- Ubicados en unidades de conservación individuales del más antiguo al reciente, con un máximo de 200 folios. Si existen más del mismo expediente se crearan nuevas unidades de conservación que sean necesarias, con foliación consecutiva independiente del número de carpetas.
- Registro en el formato de Hoja de Control
- Elaboración de Inventarios Únicos Documentales
- Los espacios del archivo deben ser restringidos y seguros en condiciones medioambientales que garanticen integridad y conservación.
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- Las Entidades deberán verificar:
- La organización de los documentos
- Ajustar sus manuales y reglamentos a las disposiciones pertinentes de la circular.
- Y el Archivo General de la Nación:
- Realizará las visitas a las entidades para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivístico de estos documentos.
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- Este formato nos ayuda a organizar de manera eficiente los documentos de la Historias laborales, ya que exige para su implementación que sea:
- Cronológicamente ( de la fecha más antigua a la más reciente)
- Foliación consecutiva
- Si existe otra foliación se anulará y se validará la última que debe corresponder con la hoja de control
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CONTENIDO DE LA HOJA DE CONTROL
- NOMBRE DEL FUNCIONARIO
- FECHA: Si los documentos corresponden a anexos de otro principal como el formato único de Hoja de Vida o de oficio remisorio se debe tener en cuenta la fecha de estos últimos.
- TIPO DOCUMENTAL: Consignarse el nombre del documentos así; Resolución de nombramiento, certificado de estudios, afiliación a fondo de pensiones, etc.
- FOLIOS: Consignar número de folios, según el tipo documental así; acta de posesión, folios 1-8, resolución de comisión de estudios, folios 9-11
- FECHA DE ELABORACIÓN: Fecha en que se diligenció el formato para cada expediente.
- FIRMA DEL JEFE DE RECURSOS HUMANOS: Debe firmar cada formato de hoja de control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario, o por terminación del espacio en cada hoja que se realice.
- FIRMA DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL MANEJO DE LAS HISTORIAS LABORALES: Al igual que al funcionario anterior, su firma debe registrarse en el formato ya diligenciado y terminado.
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- "En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad"
- El AGN analizará los casos de las entidades que cumplan la circular 004 de 2003, con lo que respecta a la aplicación del orden original e igualmente:
- Asegurar su control
- Conservación
- Recuperación de la información
- Diligenciamiento del formato de la hoja de control
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- GRACIAS