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Organización de los archivos

MARIA VALENTINA CACERES GOMEZ Inglés 5 fichas

Fichas del conjunto (5)

1¿QUE ES LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS?La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada. Los procesos que se derivan de la organización de un archivo se pueden realizar tanto en las oficinas de Normadat como en las dependencias del cliente.
2¿CÓMO ARCHIVAR?Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.
3RIEGOS DE UNA MALA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS.-Deficiente acceso a la información
-Duplicidad de procesos
-Trabajo remoto ineficaz
-Problemas con la seguridad.
-Problemas de espacio
4IMPORTANCIA DE UNA BUENA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS-Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.
-Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable.
-Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para preservar su valor y significado.
-Los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.
5CONSEJOS-Centralizar el contenido corporativo
-Clasificar los documentos
-Incentivar la colaboración
-Administrar las versiones de documentos