Fichas
Fiscalização e Gestão de Contratos de TIC
Fichas del conjunto (25)
- 1Equipe de Fiscalização do Contrato: composição e responsabilidadesGestor do Contrato
Deve ter ciência dos detalhes contratuais, mormente os relacionados aos modelos de gestão e de execução e atestar todas as decisões relevantes. - 2Equipe de Fiscalização do Contrato: composição e responsabilidadesFiscal Técnico do Contrato
O Fiscal Técnico cuida dos mecanismos contratuais que viabilizam a execução e que envolvem questões técnicas, tais como planejamento, preparação ao
encaminhamento de demandas, mensuração e verificação das entregas, apuração de indicadores e níveis de serviços, recebimento de serviços, etc. - 3Equipe de Fiscalização do Contrato: composição e responsabilidadesFiscal Administrativo do Contrato
Verificar e acompanhar todas as questões administrativas da execução do contrato, responsabilizando-se, por exemplo, pelos aspectos relacionadas ao pagamento de notas fiscais, verificação de regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária, atendimento das condições de habilitação ao longo da execução - inclusive comprovação de experiência e de formação profissional da equipe da contratada - e, caso necessário, apoio ao Gestor no controle da disponibilidade orçamentária e do controle dos prazos de execução e expiração do contrato, etc. - 4Equipe de Fiscalização do Contrato: composição e responsabilidadesFiscal Requisitante do Contrato
É responsável pela avaliação contratual do ponto de vista da eficácia e da efetividade da solução. A ele competem atividades como o planejamento e escalonamento das demandas de negócio, avaliação de conformidade e qualidade das entregas e o ateste de seu recebimento negocial, a verificação da manutenção da necessidade da continuidade do contrato, dentre outras. - 5Preposto da contratadaPreposto é o principal agente de comunicação entre a Administração e a contratada, o profissional a quem deve se dirigir a Equipe de Fiscalização do Contrato (EFC) para tratar todas as questões relativas à execução do objeto e entregas contratuais, que incluem, por exemplo:
recebimento de demandas;
ajustes de prazos;
esclarecimentos, correções e ajustes na execução;
inconformidades e falhas de qualidade;
regularização do cumprimento dos termos contratuais; - 6Autoridades competentesSão os servidores que ocupam cargos de direção superior que possuem competência para determinados atos administrativos nos respectivos processos, tais como ordenação de despesas, nomeação da Equipe de Fiscalização do Contrato (EFC), assinatura de termos aditivos, etc.
- 7Representante da legal da contratadaÉ o representante da contratada com poderes legais para firmar compromissos no nome desta, sendo em geral o procurador ou mandatário que assinou o contrato.
- 8Outros atoresCujos papéis tenham sido definidos no Termo de Referência de ambas as partes, tais como gestores responsáveis ou competentes por alguma aprovação ou profissionais que prestem serviços no âmbito do contrato, tais como analistas de processos ou de requisitos, operadores de sistemas, responsáveis pela entrega ou instalação no caso de fornecimento de bens, etc.
- 9Ordem de Serviço (OS) ou Ordem de Fornecimento de Bens (OFB)São os documentos recomendados pela IN SGD/ME nº 1/2019 para formalizar as demandas de execução de serviços ou entrega de bens, respectivamente, à contratada. A utilização destes artefatos, mesmo quando não imprescindíveis em termos técnicos, é boa prática que auxilia na conformidade, controle e organização da execução do objeto.
- 10Termo de Recebimento Provisório (TRP)Com a expedição desse documento, a Administração declara que está de posse da entrega relacionada ao objeto contratual (seja um bem ou serviço), devendo prosseguir com sua avaliação
- 11Termo de Recebimento Definitivo (TRD)O Termo de Recebimento Definitivo (TRD) é o ateste de que a entrega - via de regra associada ao demandado na respectiva OS/OFB - foi realizada e está de acordo com a qualidade e condições estabelecidas no contrato, obrigando a Administração à liquidação dos valores correspondentes, observados os termos contratuais.
- 12Termo de Referência ou Projeto Básico (TR/PB)Como anexo do edital, que contém a maior parte das informações, regras e obrigações a que se sujeitam a prestação dos serviços e a entrega dos bens relacionados ao objeto contratual.
- 13Modelo de ExecuçãoI -fixação das rotinas de execução, com a definição de processos e procedimentos de fornecimento da solução de TIC, envolvendo:
a) prazos, horários de fornecimento de bens ou prestação dos serviços e locais de entrega, quando aplicáveis;
b) documentação mínima exigida, observando modelos adotados pela contratante, padrões de qualidade e completude das informações, a exemplo de modelos de desenvolvimento de software, relatórios de execução de serviço e/ou fornecimento, controles por parte da contratada, ocorrências, etc.;
c) papéis e responsabilidades, por parte da contratante e da contratada, quando couber; - 14Modelo de ExecuçãoII - quantificação ou estimativa prévia do volume de serviços demandados ou quantidade de bens a serem fornecidos, para comparação e controle.
- 15Modelo de ExecuçãoIII - definição de mecanismos formais de comunicação a serem utilizados para troca de informações entre a contratada e a Administração, adotando-se preferencialmente as Ordens de Serviço ou Fornecimento de Bens
- 16Modelo de ExecuçãoIV - forma de pagamento, que será efetuado em função dos resultados obtidos
- 17Modelo de ExecuçãoV - elaboração dos seguintes modelos de documentos, em se tratando de contratações de serviços de TIC:
a) Termo de Compromisso; e
b) Termo de Ciência. - 18Modelo de Gestão do ContratoI - fixação dos critérios de aceitação dos serviços prestados ou bens fornecidos, abrangendo métricas, indicadores e níveis mínimos de serviços com os valores aceitáveis para os principais elementos que compõe a solução de TIC;
- 19Modelo de Gestão do ContratoII – procedimentos de teste e inspeção, para fins de elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo, conforme disposto no artigo 73 da Lei nº 8.666, de 1993, abrangendo:
a) metodologia, formas de avaliação da qualidade e adequação da solução de TIC às especificações funcionais e tecnológicas, observando:
1. definição de mecanismos de inspeção e avaliação da solução, a exemplo de inspeção por amostragem ou total do fornecimento de bens ou da prestação de serviços;
2. adoção de ferramentas, computacionais ou não, para implantação e acompanhamento dos indicadores estabelecidos;
3. origem e formas de obtenção das informações necessárias à gestão e à fiscalização do contrato;
4. definição de listas de verificação e de roteiros de testes para subsidiar a ação dos Fiscais do contrato; e
5. garantia de inspeções e diligências, quando aplicáveis, e suas formas de exercício. - 20Modelo de Gestão do ContratoIII - fixação dos valores e procedimentos para retenção ou glosa no pagamento, sem prejuízo das sanções cabíveis, que só deverá ocorrer quando a contratada:
a) não atingir os valores mínimos aceitáveis fixados nos critérios de aceitação, não produzir os resultados ou deixar de executar as atividades contratadas; ou
b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para fornecimento da solução de TIC, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada; - 21Modelo de Gestão do ContratoIV - definição clara e detalhada das sanções administrativas, de acordo com os artigos 86, 87 e 88 da Lei nº 8.666, de 1993, juntamente com o artigo 7º da Lei nº 10.520, de 2002, observando:
a) vinculação aos termos contratuais;
b) proporcionalidade das sanções previstas ao grau do prejuízo causado pelo descumprimento das respectivas obrigações;
c) as situações em que advertências serão aplicadas;
d) as situações em que as multas serão aplicadas, com seus percentuais correspondentes, que obedecerão a uma escala gradual para as sanções recorrentes;
e) as situações em que o contrato será rescindido por parte da
Administração devido ao não atendimento de termos contratuais, da recorrência de aplicação de multas ou outros motivos;
f) as situações em que a contratada terá suspensa a participação em licitações e impedimento para contratar com a Administração; e
g) as situações em que a contratada será declarada inidônea para licitar ou contratar com a Administração, conforme previsto em Lei. - 22Modelo de Gestão do ContratoV - procedimentos para o pagamento, descontados os valores oriundos da aplicação de eventuais glosas ou sanções.
- 23Antes da Reunião InicialAo convocar a reunião é boa prática alertar a contratada quanto:
a) A necessidade de que seus representantes e colaboradores participantes estudem o contrato e o TR/PB e se preparem para a reunião.
b) À documentação que deverá entregar por ocasião da reunião inicial, a exemplo de:
• relação de colaboradores que atuarão no contrato e respectivas
comprovações de formação e experiência profissional exigidas, em caso de contratos de execução de serviços;
• termos de compromisso e de ciência conforme artigo 18, V da IN SGD/ME nº 1/2019. - 24Durante a Reunião InicialPor ocasião da reunião, a Equipe de Fiscalização do Contrato (EFC) deve:
a) Repassar à contratada as principais informações relacionadas à execução, tais como:
. Artefatos relativos a padrões de execução do objeto, caso não tenham sido fornecidos durante o certame.
Ambiente da prestação dos serviços ou entrega de bens.
. Responsáveis por autorizações ou fornecimento de recursos.
. Modelos de Execução e de Gestão, com ênfase nos procedimentos de execução, fiscalização e apuração de resultados para os quais a contratada deverá atentar.
. Normas de conduta e rotinas administrativas.
b) Estabelecer datas de início da prestação dos serviços ou de entregas de bens propriamente ditas, considerando o período de tempo adequado para a preparação dessa execução.
c) Definir um plano, projeto e/ou cronograma para as ações de repasse de conhecimentos e disponibilização de infraestrutura, com indicação dos responsáveis de ambas as partes, caso necessário. - 25—