Fichas
Lf. 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren
Fichas del conjunto (46)
- 1Lf. 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Anlässe und Zielsetzungen* neue Zielgruppen für den Absatz zu erschliesen
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* ein neues Produkt an den Markt bringen
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* innerbetriebliches Kommunikationstraining zu fördern
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* neue Formen der Informationstechnik zu schulen
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Sind Anlass und Zielsetzung geklärt, wird erkennbar, welche Bedeutung eine Veranstaltung für das Unternehmen hat und wie die Veranstaltungsart kann bestimmt werden. - 2Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Veranstaltungsarten
- 3Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Frage vor der organisatorischen vorbeteitung* welche unternehmensinternen Richtlinien sind zu berücksichtigen?
...
* welche Art der Veranstaltung eignet sich?
...
* handelt es sich um eine unternehmensinterne Veranstaltung oder werden auch externe Besucher erwartet?
...
Welche Rolle spielen die externen Besucher?
...
* werden auch Begleitpersoen (einschließlich Kinder) eingeladen?
...
Sind Presse und Medienvertreter zu erwarten?
...
Welche Gesamt-Teilnehmeranzahl einschließlich Organisatoren der Veranstaltung ist vorgesehen? - 4Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Ökonomische Grundlage : Mittel planenFolgende Grundfragen müssen zu Beginn der Planung geklärt werden
...
*
welche
-finanziellen
-personelle
- sachliche
Ressourcen stehen zu Verfügung?
...
Welche Kosten werden für die Veranstaltung veranschlagt?
(die Kosten werden durch Anzahl der Teilnehmer, Ort und Dauer, Bewirtung und Betreuung der Gäste, Rahmenprogramm, mobilität, interne und externe Organisation beeinflusst) - 5Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... ökologische und soziale Grundlagen (Ressourcen nachhaltig nutzen)Oberstes Ziel einer zeitgemäßen Organisation ist die nachhaltige Nutzung der zur Verfügung stehenden Mittel. Das bedeutet, dass außer den ökonomischen auch ökologische und soziale Aspekte in die Entscheidung einzubinden sind.
- 6Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Gesetzliche Vorschriften einhalten Sich über Gebühren und Versicherungen informieren* Veranstaltungsrecht
Umfasst alle Gesetze und Verordnungen, die bei einer Planung und Durchführung eingehalten werden müssen.
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*Versammlungsstättenverordnung
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* Arbeitsschutz und Jugendschutzgesetz
Zum Schutz der Mitarbeiter gelten die Bestimmungen des Arbeitsschutz, sowohl bei der Arbeitsicherheit (Arbeitsschutzgesetzt) sowie bei der Arbeitszeit (Arbeitszeitgesetz)
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* Lärmschutz
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* steuern und Sozialversicherung
Bei Betriebsfeiern sind bestimmte steuerliche Richtwerte für Aufwendungen und Geschenke zu beachten (geldwerter vorteil)
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* Künstlerkasse
ist ein Teil der gesetzlichen Sozialversicherung für freischaffende Künstler und Publizisten
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* Verwaltungsrecht
*Urheberrecht
*Persönlichkeit - und wettbewerbsrecht
*GEMA (Gesellschaft für musikalische Ausführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) - 7Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Recht am eigenem BildBei Abbildung von Personen (z. B. Fotos von Veranstaltungsbesuchern) ist das Recht am eigenem Bild zu berücksichtigen. Dieses Recht besagt, das jeder Mensch das Recht hat zu entscheiden, ob das Foto oder sonstige Abbildungen (z. B. Zeichnungen) von ihm veröffentlicht werden
- 8Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... GEMAGEMA
(Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanischen Verfielvertigungsrecht)
Eine öffentliche Nutzung von urheberrechlich geschützten Musikstücken - ob live oder durch Mediennutzung- muss bei der GEMA angemeldet werden.
Wann eine Veranstaltung als öffentlich zu gelten hat kann bei der GEMA geklärt werden. - 9Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... VersicherungenBei Bedarf am Versicherungen ist zu prüfen. Je nach Veranstaltungsart kann z. B. Der Abschluss folgender Versicherungen sinnvoll sein :
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*Veranstaltungshaftpflichtversicherung
=> Sie versichert gegen die Folgen von schweren und Unfällen, die im Rahmen der Veranstaltung entstehen
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* Veranstaltungstechnikversicherung
=> Sie wird zum Schutz vor Schäden der technischen Ausrüstung abgeschlossen z. B. Licht -, Ton -, Videoanlagen, Zelte, Bühnentechnik
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* Veranstaltungsausfallversicherung
=> Sie schützt den Veranstalter vor den materiellen folgen (Gewinnausfall, Verbindlichkeiten usw.) die entstehen, wenn eine Großveranstaltungen ausfällt, abgebrochen oder verschoben werden muss, z. B wegen Unwetters. - 10Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Zeit bestimmen* wie lange soll die Veranstaltung dauern. (Zeitraum, Dauer)
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* wann soll die Veranstaltung beginnen und enden. (Datum, Uhrzeit)
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* wo soll die Veranstaltung stattfinden - 11Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Wichtigste Kompetenzen bei der Organisten von VeranstaltungenDie Fähigkeit
* Negative Gefühle zu kontrollieren,
* In schwierigen Situationen kommunikativer starke zu beweisen und
* die atmosphäre zu entspannen,
gehören zu den wichtigsten Kompetenzen bei der Organisation von Veranstaltungen - 12Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... AblaufpläneAblaufpläne dienen dazu, die einzelnen Schritte des sachlichen und zeitlichen Ablauf des Projektes festzuhalten. Dabei werden die Faktoren, die voneinander abhängen, deutlich. Auch Engpässe und Schwachstellen der Organisation werden erkennbar.
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Die einzelnen Szenarien des Ablaufs sollten in Projektbesprechungen der Teams genau untersucht und möglichst realistisch geprobt werden. - 13Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Organisatorische HerausforderungWährend der gesamten Veranstaltung ist auf die Sicherheit aller Teilnehmer besonders zu achten. Teilnehmer mit einer Behinderung, und alle, die in irgendeiner Form Hilfe benötigen, müssen schnellstens unterstützt werden.
- 14Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Wichtige Vorsätze*. Jedes Teammitglied muss zu Beginn der Veranstaltung mit seinen Aufgaben ausreichend vertraut sein.
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*Für Notfälle und unvorhergesehene Ereignisse wird eine Kommunikationskette gebildet, sodass jeder weiß, wen er bei Bedarf um Hilfe bitten kann. - 15Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Bestimmter rhythmischer Verlauf
- 16Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Bestandsliste überprüfen und aktualisierenKurz nach der Veranstaltung müssen alle verwendeten Materiellen, technische Geräte, Datenträger und Arbeitsunterlagen zurückgegeben und registriert werden, wie z.b.Schlüssel ,Chipkarten, Namensschilder, Computer und Listen auf Papier oder in digitaler Form.
Fehlende Positionen werden vermerkt und die Gründe für das Fehlen nachverfolgt.Beschädigungen von Gegenständen werden ebenfalls dokumentiert. - 17Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... FeedbackWährend der Veranstaltung wurde ein Feedbackformular von allen Beteiligten ausgefüllt und eingesammelt.
Diese Daten sollten schnellst möglich ausgewertet werden.
Diese Ergebnisse und die Wahrnehmung aller Beteiligten wird zusammengefasst und für die nächste Veranstaltung vermerkt. - 18Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... DokumentationBei Sitzungen, Konferenzen und Meetings wird ein Protokoll erstellt. Der Protokollführer macht sich während der Veranstaltung Notizen und arbeitet es anschließend zu einem Protokoll aus und gibt es An alle Beteiligten weiter.
*bei Meetings wird in der Regel ein kurz - Ereignisprotokoll erstem
* bei längeren Sitzungen mit wichtigen Beschlüssen werden oft ausführliche Protokolle in Form von Verlaufsprotokollen verlangt.
Es dienen zur Erstellung einer Dokumentation die Tagesordnung(Agenda) und das Tagesprogramm als wichtige Hilfe für die inhaltlichen Darstellung. - 19Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Definition GeschäftsreisenEine Geschäftsreise liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend seine Tätigkeit außerhalb des Betriebs ausübt, in dem er grundsätzlich tätig ist.
- 20Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Anlässe für eine Geschäftsreise* reist zu Kunden und Lieferanten
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*berufliche Besuche von Träumen oder kongresse als Teilnehmer oder Referent
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* berufliche Fortbildungsmaßnahmen, wie z.b. Seminare, Vorträge, Workshops
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* Dienstreisen von Beamten oder Angestellten im öffentlichen Dienst
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* betrieblich bedingte reist zu Filialen oder dem Hauptsitz eines Unternehmens - 21Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Reisemanagement in einem UnternehmenIm Mittelpunkt stehe die Bedürfnisse des Reisenden nach Sicherheit und Komfort ebenso wie die Ziele des Unternehmens nach einem effizienten Verhältniss von Aufwand und Ertrag.
- 22Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Abfolge des Reisemanagement
- 23Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... 1. Planung der Reise 1. PhaseErstellen des Reiseantrags,
Beantragung von Vorschüssen
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Prüfen des Reiseantrags - 24Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... 1. Planung der Reise 2.PhaseOrganisation der Reisedokumente
* Identifikationspapiere (Pass, Personalausweis, Visa)
* Sicherheitsdokumente (Gesundheitszertifikat, Impfbescheinigung)
* Versicherungen (Krankenversicherung, Unfallversicherung, Gepäckversicherung)
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Bestimmten und buchen von
* Verkehrsverbindungen
* Unterkünfte
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Zahlungsmittel bereitstellen (Bargeld, Girocard, (Firmen-)Kreditkarte
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Reisedokumentation erstellen
* Reiseplan/ Reisemappe mit Reisedokumenten
* technische Geräte
* Arbeitsunterlagen
* berufliche Reisegegenstände - 25Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... 2. Durchführung der ReiseDurchführen der Reise
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Im Team organisieren :
* Kontakt zum Reisemanager
* Unterstützung des Reisemanager
*Kommunikation mit Mitarbeitern für Zwischenberichte
* erfolgreiche Kommunikation mit dem Geschäftspartner - 26Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... 3. Nachbereitung der Reise 1.Phase* Controlling: Reisekostenabrechnung
*Auswertung: Reiseberichte, Dokumentationen und Erfolgsbewertung - 27Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... 3. Nachbereitung der Reise 2. Phase* Terminkontrolle der Reiseergebnisse
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* Kommunikationsprozesse mit internen und externen Geschäftspartnern - 28Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Reisebedingungen* Person des Reisenden (Name und Funktionen im Unternehmen
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* Reisetermin (An- und Abreise)
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* Reiseziel (Ort)
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* Unterkunft
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* Verkehrsmittel
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* Gesprächspartner am Zielort - 29Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Internet Abläufe bei Abwesenheit regeln* geplante Termine verschieben oder abgeben
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* Aufgabengebiete an die Mitarbeiter Delegierten
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* Unterschriftsbefugnisse klären
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* telefonische Erreichbarkeit klären
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* interne Rufumleitung einrichten
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* Abwesenheitsmanager für E-Mails aktivieren oder Weiterleitung an Mitarbeiter - 30Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... ReisedokumenteDie Reisedokumente betreffen vor allem die Bereiche:
* Identifikation (Personalausweis, Pass, Visum)
* mobilität (Tickets, Führerschein und Fahrzeugpapiere, Buchungsbestätigung des Mietwagen)
*Sicherheit (Versicherungsdokumente)
* Unterkunft (Hotelreservierung) - 31Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Personalausweis, Pass oder VisumOb für eine Reise ein Pass oder ein Personalausweis benötigt werden, hängt von der Nationalität des Reisenden ab und von dem Einreiseland
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Inland
=> deutsche Staatsangehörige müssen ab dem 16. Lebensjahr eine Personalausweis besitzen (diese Ausweispflicht kann auch durch einrn Pass erfüllt werden), eine mitfübrungspflicht besteht im allgemeinem nicht.
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Länder der EU und des Schengener Abkommens
Ein Pass oder ein Personalausweis muss auf jedenfalls mitgeführt werden. Auch wenn bei diesen Ländern auf Pass-/Personalausweiskontrolle verzichtet wird.
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Länder außerhalb der EU und des Schengener abkommen
In der Regel ist ein Reisepass notwendig. Trotzdem ist eine genau Recherche davor notwendig.
Außerdem ist zu prüfen ob ein Visum zu beantragen ist. Ein Visum ist ein echter (sicht-) vermerk, mit dem Einbrecher Staat bestätigt, dass die Einreise, Durchreise und/oder der Aufenthalt innerhalb dieses fremden startest erlaubt ist. - 32Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... ZahlungsmittelGirocard
=> ist eine bargeld- und Beleglose Zahlungsart, bei der die Zahlung an einer automatisierten Ladenkasse unter Verwendung eines er Girocard direkt am Verkaufsort (Point of sale: POS) vorgenommen wird.
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Kreditkarte
=> bei der Zahlung mit der Kreditkarte werden die Beträge dem Girokonto des Karteninhabers in der Regel nicht sofort belastet, sondern bei der Kreditkartengesellschaft gesammelt und monatlich abgebucht.
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Bargeld - 33Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... ReiseplanDer Reiseplan enthält Informationen über
* sämtliche Termine
* die Abfahrt/ die Zwischenstation/die Ankunft/ den Veranstaltungsort
* alle notwendigen Kontaktadressen
* weitere Hinweise (z. B. auf Zusatz zusätzliche Reiseunterlagen) - 34Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Reiseunterlagen & geschäftliche UnterlagenReiseunterlagen
* Reiseplan & Checkliste
* Tickets
* Reservierungsbestätigung
* Identifikationspapiere
...
Geschäftliche Unterlagen
* Dokumente die im Zusammenhang mit der Reise stehen
* Kontaktadresse, Notfallrufnummer
* Terminplan
* Informationen über Besonderheiten des Zielortes - 35Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Reisemanager & GeschäftsreisenderDer Reisemanager und der Geschäftsreisende sollten ein Team bilden und über gemeinsame Fähigkeiten verfügen :
* Teamfähigkeit
* effektives Zeitmanagement
* Kommunikationsfähigkeit
* technische kompetent im Umgang mit Kommunikationsgeräten - 36Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Rechtsquellen für die Reisekostenabrechnung* Vertiebsvereinbarung
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* innerbetriebliche Reiserichtlinien
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* Tarifverträge
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* Arbeitsverträge
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* Grundlagen des Arbeitsrechts - 37Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Definition ReisekostenReisekosten sind Kosten, die ein Geschäftsreisender im Rahmen seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aufwendet.
- 38Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... 4. Bereiche der Reisekosten* Fahrtkosten
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Übernachtungskosten
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* Verpflegungskosten (Verpflegungsmehraufwendungen, spesen)
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Reisenebenkosten (sonstige Aufwendungen) - 39Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... FahrtkostenAls Fahrtkosten gelten die Kosten für Nutzung von Nah- und Vernverkehrsmitteln (Bahnen, Bussen, Straßen - U-Bahnen, Taxis, Fluglinien) private Kraftfahrzeuge und Dienstfahrzeuge.
Es kann mit Belegen
oder
bei Nutzung des privaten PKW's mit der Kilometerpauschale abgerechnet werden - 40Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... ÜbernachtungskostenÜbernachtungskosten können entweder in ihrer tatsächlichen Höhe gegen Einzelnachweise oder aber mit einer Übernachtungspauschale abgerechnet werden. Die Übernachtungspauschale beträgt in deutsch 20,00€.
(Achtung ist bei der Hotelrechnung das Frühstück inbegriffen, müssen 20% von der Verpflegungsmehraufwandpauschale abgezogen werden) - 41Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... VerpflegungsmehraufwendungenAuf einer Geschäftsreise entstehenden Mehrkosten für die Verpflegung, weil der Reisenden sich üblicherweise nicht so günstig wie zuhause oder an der Arbeitsstelle verpflegen kann.
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In Deutschland beträgt die Verpflegungspauschale
an-/ Abreisetag oder 8-12 => 12€
Ganztägig 24 h => 24€
Frühstück 20%: Mittagessen 40%: Abendessen 40% - 42Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... ReisenebenkostenReisenebenkosten, sind die weiteren Kosten die anfallen können. Reisenebenkosten die in tatsächlicher Höhe abgerechnet werden können müssen mit Belegen nachgewiesen wegen.
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Z. B. * Parkgebühren
* Trinkgeld
* Gepäckkosten
* Bankautomatengebühren
* dienstliche Telefongespräche
* Straßennutzungsgebühren (Mautgebühren) - 43Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... ReisekostenvorschüsseReisekostenvorschüsse müssen bei der Reisekostenabrechnung abgezogen werden
- 44Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Nachbereitung der Reise* Dokumente außwerten
* Terminvereinbarungen überwachen
* Kontakt zu Geschäftspartnern pflegen
* Reisebericht verfassen
* Reiseorganisation beurteilen - 45Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Reisebericht1. Leitfragen
* an wen richtet sich der Bericht?
*welche inhalte sollten in welchen Abschnitten beschrieben werden
* wie ausführlich muss er sein?
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2 der Inhalt
* Wird chronologisch (in zeitlicher Abfolge) und sachlogisch (thematisch) gegliedert
* thematisch mit einer Überschrift dargestellt
* mit Angaben, der Orte, Gesprächspartner und Ergebnisse doumentiert
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3. Formale Gestaltung
Kopf: Verfasser, Ort, Daten zum Geschäftsbesuch
Hauptteil: Sachinformationen z. B. Geschäftspartner, Besprechungsergebnis
Schlussteil: Ort, Datum, Unterschrift, Anlagen, Verteiler - 46Lf 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ... Reiserichtlinien erstellenReiserichtlinien müssen dem Steuerrecht für Reisekosten und Arbeitsrecht angepasst und aktuellisiert werden
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Beispiele für inhalte
* Genehmigungsverfahren
* Vorgabe zu Buchungssystem
* Anforderungen an Belege
* bevorzugte Leistungsanbieter (Hotelketten Verkehrsmittel etc)
* Leistungskategorie für Unterkünfte
* aktuelle Übernachtungs-/ Verpflegungspauschale
* Regeln zum Datenschutz und Datensicherung
* Notfallrufnummern
* Sanktionen bei nicht Einhaltung der Richtlinien
Información
- Descripción
- Geschäftsprozesse Fichas sobre Lf. 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren , creado por Sarah Schneider el 18/03/2017.
- Creado por
- Sarah Schneider
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