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CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1.1 DEFINCIÓN DE PROYECTO.

¿Qué es?

Es una planificación jerarquizada que consiste en un conjunto de actividades a realizar con el fin de producir bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas.

Características de un proyecto.

*Un objetivo establecido.

*Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin.

*Hacer algo que nunca se ha realizado.

*Requerimientos específicos de tiempo, costo y desempeño.

DIFERENCIA ENTRE TAREAS Y PROYECTOS.

*Las tareas son repetitivas y se mantienen en el tiempo.

*Los proyectos son únicos y temporales.

Ejemplos de Proyectos.

*Construcción de un edificio.

*Diseño de un nuevo software de gestión.

*Instalación de una planta de automatización.

*Creación de un libro.

*Organización de una boda.

*Desarrollo de una estrategia de comercialización.

LA MÚLTIPLE RESTRICCIÓN.

¿A qué se refiere?

El proyecto estará delimitado por características, cómo;

Tiempo, costo, riesgo, alcance, calidad, recursos y satisfacción del cliente.

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.

¿Qué es?

La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.

¿Cuál es su objetivo?

Una administración de proyectos eficiente ahorra recursos y facilita la entrega del producto final en tiempo y forma.

ÁREAS DE CONOCIMIENTO.

Se refiere a

Los grupos de proceso en donde se llevan a cabo las áreas de conocimiento de lproyecto. Él gerente del proyecto necesita tener las habilidades y el conocmiento de cada una de ellas.

¿Cuáles son?

*Integración.

*Costo.

*Comunicaciones.

*Alcance.

*Calidad

*Riesgo.

*Tiempo.

*Recursos Humanos.

*Adquisiciones.

1.2 SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DSE PROYECTOS.

Comprende varios factores

Compresión del ciclo de vida del producto.

Competencia Global.

Explosión del conocimiento.

Reducción del tamaño corporativo.

Mayor enfoque en el cliente.

Los pequeños proyectos representan grandes problemas.

Significa que

Significa que

Significa que

Significa que

Significa que

Significa que

Una de las fuerzas impulsoras más importantes detrás de la demanda de la administración de proyectos es el acortamiento del ciclo de vida del producto.

Cada vez más organizaciones están confiando en equipos interfuncionales a los que encargan la consecución de un proyecto para llevar productos y servicios nuevos al mercado lo más pronto posible.

Esto se refiere a que hoy en día la competencia no solo busca tener servicios mas baratos, sino también que sean de buena calidad. De modo que muchas de las empresas de hoy en día se han venido certificando en la importante norma ISO 9001 para generar rentabilidad, eficiencia y calidad en sus proyectos de servicio o producto.

El downsizing de la empresa también ha propiciado cambios en la manera en que las organizaciones enfocan los proyectos. Las empresas contratan por fuera importantes segmentos del trabajo en los proyectos y los gerentes de proyecto tienen que manejar, no sólo a su propia gente, sino también a sus contrapartes en distintas organizaciones.

El crecimiento en la competencia ha elevado la importancia de la satisfacción del cliente. Los clientes ya no se conforman con productos y servicios genéricos. Desean productos y servicios hechos a la medida que satisfagan sus necesidades específicas.

Las organizaciones con muchos proyectos pequeños, que funcionan de manera concurrente, se enfrentan a los problemas más difíciles de administración de proyectos. Una cuestión clave es cómo crear un ambiente organizacional que se convierta en un apoyo para la administración de proyectos múltiples.

La aparición del nuevo conocimiento ha incrementado la complejidad de los proyectos debido a que éstos abarcan los más recientes avances.

Hoy, cada área ha aumentado su complejidad, lo cual incluye materiales, especificaciones, códigos, estética, equipo y especialistas necesarios.

1.3 FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO.

FASES

¿Qué es?

Son las distintas fases por las que atraviesa el mismo, desde su inicio hasta su conclusión. Estos ciclos proporcionan el marco de referencia para dirigir el proyecto.

Este ciclo supone definir el alcance del proyecto, dejando el tiempo y el costo en función del avance y comprensión del mismo.

Etapa de definición.

Etapa de planeación.

Etapa de ejecución.

Control.

Entrega.

¿Qué es?

¿Qué es?

¿Qué es?

¿Qué es?

¿Qué es?

*Se definen las especificaciones del proyecto.

*Se establecen metas y objetivos a alcanzar.

*Se integran equipos.

*Se asignan principales responsabilidades (Miembros del equipo).

Precisar el alcance general del proyecto, es decir, se determinan cuantos recursos y tiempo se requieren.

*Se definen las principales tareas.

Responsabilidades a cumplir.

*Aumenta el nivel de esfuerzo y se desarrollan planes para determinar que implicara el proyecto, cuando se programara, a quien benificiará, que nivel de calidad debe mantenerse y cual será el presupuesto.

*Desarrollo de un calendario y presupuesto.

*Conseguir que el plan sea aprobado por terceros.

*Se define el alcance, los recursos y el tiempo requerido.

*Se definen exactamente cuantas tareas deben realizarse.

*Quien realizara la tarea y en cuanto tiempo debe realizarla.

*Costo estimado de cada tarea.

*La secuencia de las tareas.

*Se empieza a ejecutar el proyecto, fisicamente.

*Se aseguran los recursos necesarios ( dinero, personal, equipo, tiempo).

*Resolver conflictos o problemas que puedan surgir.

*Se pone en marcha el proyecto.

*Se registra el avance del proyecto comparando los datos actuales con los estimados originalmente.

*Revisa los recursos, el alcanace y los factores de tiempo para balancear prioridades.

*Se vigilan las desviación de plan.

*Se emprender acciones correctivas.

*Se evalúan cambios en los proyectos solicitados.

*Se verifica si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido.

*Se monitorean las actividades.

*Reconocimiento de logros y resultados.

*Cierre de operaciones y dispersión del equipo.

*Aprendizaje de las experiencia del proyecto.

*Revisión del proceso y resultados.

*Redacción del informe final.

*Aquí se encontrara dos actividades; *Entregar el producto del proyecto al cliente y volver a desplegar los recursos del proyecto.

1.4 PLANIFICACIÓN DE LOS PARAMETROS DE UN PROYECTO (ALCANCE, ESTRUCTURA, ESPECIFICACIONES Y ESTIMACIONES DE TIEMPOS, COSTOS Y RECURSOS).

¿Qué es?

Es una programación de actividades y una gestión de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por nuestro cliente.

La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el presupuesto.

Se toman en cuenta diversos factores, cómo:

*Definir con claridad el objetivo del proyecto.

*Dividir el alcance del proyecto en paquetes o piezas.

*Se definen actividades específicas.

*Se presentan de forma grá fica las actividades.

*Calcular tiempos estimados.

Calcular presupuestos.

Se clasifica en

Alcance del proyecto.

Costos.

Programa.

Estimación de tiempos.

¿Qué es?

¿Qué es?

¿Qué es?

¿Qué es?

Es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas (las cosas por hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han de suministrarse) cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto.

Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto que abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que servirán para llevar a cabo el proyecto.

Es el cronograma que especifica cuándo empezarán y terminarán las actividades

Los procesos de gestión del tiempo incluyen;

*Definición de actividades.

*Secuencia de actividades.

*Recursos de las actividades.

*Desarrollo del cronograma.

Se divide en

*Estimación por analogía.

*Determinación de costes de recursos.

*Estimación ascendente.

*Estimación paramétrica.

*Software de gestión de proyectos.

1.5 ACTIVIDADES DEL PROYECTO.

(EDT)

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO

¿Qué es?

SEGUN PMBOK "es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos

BENEFICIOS.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS

ESTRUCTURA JERÁRQUICA

¿Qué implica?

*Descomposición. *Actualizaciones de documentos.

*Descomponer el trabajo sólo en componentes manejables.

*Pedir ayuda expertos.

*Proyecto.

*Producto a entregar.

*Subproducto a entregar.

*Subproducto más pequeño a entregar.

*Cuenta de costos.

*Paquete de trabajo.

*Mejora la comprensión del trabajo a realizar.

*Se minimizan las omisiones.

*Mejora la forma de asignación de responsabilidades. *Define canales de comunicación.

*Facilita el logro de objetivos. Facilita la medición de desempeño.

Puede basarse de

POLÍTICAS PROCEDIMIENTOS PLANTILLAS LECCIONES APRENDIDAS DE PROYECTOS PREVIOS

Debe cumplir con

*El alcance.

*Los productos a entregar.

¿Qué se debe evitar?

Qué el alcance se expanda y que se añada mas trabajo del que está estipulado, (corrupción del alcance).

PAQUETE DE TRABAJO.

¿Qué es?

Componentes de la EDT del nivel más bajo. Son las tareas reales particulares del trabajo que necesitan se llevadas a cabo. Deben tener nivel de detalle suficiente para :

*Controlar la duración de la actividad. *Conocer los recursos requeridos. *Conocer el coste de la actividad.

Planear, calendarizar y controlar el proyecto.

Se responde a las preguntas de

Introduce texto aquí

¿Qué? ¿Qué tan largo? ¿Cuál es el costo? Recursos ¿Cuántos? Persona responsable ¿Quién? Medición del proceso ¿Qué tan bien?

1.6. MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES CONTROL MEDIANTE GRÁFICA DE GANTT.

¿Qué es ?

Una MR, incluye un listado de todas las actividades de un proyecto y de los participantes en cada actividad.

COMPONENTES.

RESPONSABLE (R)

QUIEN RINDE CUENTAS (A)

CONSULTADO (C)

INFORMADO (i)

Se refiere a

Se refiere a

Se refiere a

Se refiere

Es el rol que debe seguir la persona que materializa la actividad. Suele ser una sola persona, pero dependiendo del proyecto puede ser un equipo

Es el rol que le corresponde a la persona que debe rendir cuentas de la actividad o actividades realizadas por el responsable o responsables de la misma. Por tanto, la comunicación entre el rol de responsable y este rol deber ser estrecha, constante y eficaz.

Dentro de un proyecto son las personas encargadas de emitir opiniones acerca de las tareas realizadas o la conducción de la tarea. Debe existir suficiente retroalimentación entre la persona consultada y la persona o el equipo responsable

El rol del informado consiste en dar fe de la entrada y salida de los procesos, simplemente está informado del comienzo o finalización de las actividades o fases del proyecto.

DIAGRAMA DE GANTT

¿Qué es?

Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos. Al proporcionarte una vista general de las tareas programadas, todas las partes implicadas sabrán qué tareas tienen que completarse y en qué fecha.

¿Qué te muestra?

*La fecha de inicio y finalización de un proyecto

*Qué tareas hay dentro del proyecto

*Quién está trabajando en cada tarea

*La fecha programada de inicio y finalización de las tareas

*Una estimación de cuánto llevará cada tarea

*Cómo se superponen las tareas y/o si hay una relación entre ellas