DOCUMENTOS DE:

DOCUMENTOS DE:

1. ARCHIVO

   • DOCUMENTO QUE HA SIDO CREADO, RECIBIDO MANEJADO Y USADO POR UN INDIVIDUO U ORGANIZACIÓN EN EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES Y EN EL EJERCICIO DE SU ACTIVIDAD
     • Producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.
     • Único testimonio y garantía documental del acto administrativo
     • Estructurado en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan
     • Son o pueden ser: patrimonio Documental.
     • Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su conservación precautoria por su vigencia fiscal o legal, posteriormente, previa valoración pasa al Archivo histórico de la dependencia, entidad o al Archivo General de la Nación para su conservación permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial

2. COMPROBACIÓN INMEDIATA

   • CREADOS O RECIBIDOS EN EL CURSO DE TRAMITES
     • Producidos en función de una actividad
     • Comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato (minutarios, vales de fotocopias)
     • No son estructurados con relación al asunto
     • Vigencia inmediata o no más de un año
     • No son transferidos al archivo de concentración
     • Su baja debe darse de manera inmediata al termino de su utilidad
       • Bajo supervisión y levantamiento de una acta administrativa firmada por el área generadora correspondiente, el Responsable del Archivo de Trámite, el Coordinador de Archivos y el representante del Órgano Interno de Control*

3. APOYO INFORMATIVO

   • CONSTITUIDOS POR EJEMPLARES DE ORIGEN CUYA UTILIDAD RESIDE EN LA INFORMACIÓN PARA APOYO DE LAS TAREAS ASIGNADAS
     • Ejemplares múltiples que proporciona información, no son originales: reprografias, acumulación de copias y fotocopias que sirven de control.
     • Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas.
     • Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y solo se conservan aquellos por su valor de información.
     • No se transfieren al Archivo de Concentración.
     • Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos