CAJA MENOR

CAJA MENOR

1. La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

2. QUE SE REGISTRA COMO CAJA MENOR

   • Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

3. Para que se utiliza la caja menor

   • n toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños que necesitan ser contabilizados, controlados y así tomarlos en cuenta a la hora de la declaración de impuestos fiscales. Recordemos que este tipo de gastos son aceptados por el fisco y pueden salir de las cuentas de la empresa en lugar de cuentas personales. Para manejar una caja menor, debemos tomar en cuenta cuáles son los tipos de gastos que se incluyen. Entre ellos están compra de material de oficina, reparaciones menores, combustible, peajes, parqueos, tarifas de transporte público, entre otros. Tengamos siempre presente que la caja menor es para salir de apuros diarios y no para gastos por montos que sobrepasen el límite establecido.

4. Apertura del fondo de caja menor

   • Es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

5. Reembolso de caja menor

   • básicamente consiste en allegar una relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.

6. Aumentos y disminuciones del fondo fijo de caja menor

   • Cuando se presentan demasiados reembolsos, lo que dificulta la contabilidad para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo de dos veces al mes para el caso contrario este se debe disminuir.

7. Arqueo de caja menor

   • es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

8. Recomendaciones para el arqueo de caja menor

   • Efectuado el dia------ del mes ---------- del año------ hora Movimiento del efectivo Saldo del mes anterior + Ingreso durante el mes o periodo equivalente al reembolso - Gastos del mismo mes o periodo = Saldo en caja La composición del saldo de caja se expresa de la siguiente manera: *En billetes: se puede colocar la cantidad de cada denominación y un total. *En monedas: se puede colocar la cantidad de cada denominación y un total *En documentos; especificando si son cheques vales etc Total efectivo Detalle de cheques Se especifica para cada uno de los cheques el No. De cheque, banco al que pertenece el cheque, nombre el cliente y la cantidad. y se totaliza. Igual se hace con los vales, aunque se debe procurar que los vales sean cubiertos en el menor tiempo posible (dependiendo de las políticas de la empresa) Totalizando los valores obtenidos Finaliza haciendo Anotación de lo que se encontró en la caja luego de haber realizado el arqueo comparando el saldo de la cuenta con el result

9. Normas de Control interno, auditoría y tributarías referente al fondo de caja menor

   • El Control Interno de las entidades u organismos, comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la política prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. La estructura de control interno debe diseñarse y aplicarse de acuerdo al volumen, tipo y características de las actividades desarrolladas por las entidades del sector privado.