PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

1. ¿Proyecto? Trabajo TEMPORAL para crear un producto, servicio o resultado único

   • ¿Administración de proyectos? Aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir los objetivos del proyecto.
     • ¿PMO? Organización encargada de ciertas responsabilidades relacionadas con la admon. de proyectos
   • ¿Administración de portafolios? Administración centralizada de 1 o más portafolios (colección de proyectos o programas) para cumplir objetivos estratégicos de la empresa.
   • ¿Administración de programas? Administración centralizada de programas (grupo de proyectos relacionados) para cumplir con objetivos.
   • Proyectos son típicamente autorizados como resultado a 1 o más de estas consideraciones estratégicas
     • Demanda del mercado
     • Oportunidad estratégica/ necesidad de empresa
     • Solicitud de cliente
     • Avance tecnológico
     • Requisitos legales

2. Ciclo de vida del proyecto

   • 1. Iniciar el proyecto
   • 2. Organizar y preparar
   • 3. Hacer el trabajo
   • 4. Cerrar el proyecto

3. Fases del proyecto

   • Se completan secuencialmente
   • Tipos
     • Relación secuencial
       • Fase sólo puede empezar cuando la pasada está completa
     • Relación de superposición
       • Fase empieza antes de que la pasada esté completada
     • Relación iterativa
       • Sólo una fase es planeada en el momento, y la siguiente la planean conforme progrese la fase actual

4. Caracterísitcas de trabajo de proyectos y operaciones

   • Compartidas
     • Realizado por individuos
     • Tienen restricciones
     • Planeadas, ejecutadas, monitreadas y controladas
     • Objetivo: alcanzar objetivos organizacionales y planes estratégicos
   • Diferencias
     • Operaciones son continuas y repetitivas
     • Proyectos son temprales

5. ¿Accionistas ? Personas u organizaciones involucradas en el proyecto y quienes se pueden ver afectados negativamente o positivamente por el mismo.

6. Activos del proceso organización

   • Conocimiento coporativo
   • Procesos y procedimientos

7. Grupos de procesos de admon. de proyectos

   • 1. Inicio
     • Procesos realizados para definir un nuevo proyecto o fase por medio de una autorización para empezarlo
   • 2. Planeación
     • Procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, define los objetivos y desarrolla el curso de acción necesario para alcanzarlos.
   • 3. Monitoreo y control
     • Procesos necesarios para rastrear, revisar y regular el progreso y desempeño del proyecto.
   • 3. Ejecución
     • Procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan de administración para satisfacer las especificaciones del proyecto.
   • 4. Cierre
     • Procesos realizados para finalizar todas las actividades.

8. Administración de integración del proyecto

   • Incluye procesos necesarios para identificar, definir, unificar y coordinar los procesos y actividades de la admon de proyectos
   • 1. Desarrollar la carta del proyecto
     • Desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o fase
     • Documentar requisitos iniciales que satisfagan las necesidades de accionistas
     • Establece la relación entre el cliente y el equipo de admon. del proyecto
   • 2. Desarrollar plan de admon. de proyecto
     • Proceso de documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar los planes subsidiarios
     • Define còmo el proyecto será ejecutado, monitoreado y controlado, y cerrado
   • 3. Dirigir y administrar ejecución del proyecto
     • Proceso de realizar el trabajo definido en el plan de admon. de proyecto para alcanzar objetivos.
     • Requiere implementación de cambios aprobados de:
       • Acción correcriva
       • Acción preventiva
       • Reparación de defectos
   • 4. Monitorear y controlar trabajo
     • Proceso de rastrear, revisar y regular el progreso para cumplir objetivos definidos en el plan
   • 5. Realizar control de cambio integrado
     • Proceso de revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar los cambios y administrar cambios.
   • 6. Cerrar proyecto o fase
     • Finalizar todas las actividaes

9. Administración del alcance del proyecto

   • 1. Recolectar requisitos
     • Proceso de definir y documentar las necesidades de los accionistas
     • Costo, horarios y calidad se basan en estos requisitos
   • 2. Definir alcance
     • Proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y producto.
   • 3. Crear WBS
     • Proceso de subdividir los entregables y el progreso del proyecto en componentes más pequeños y manejables
     • Work breakdown structure
   • 5. Verificar alcance
     • Proceso de formalizar la aceptación de los entregables completos del proyecto
     • Se consulta con el cliente
   • 6. Controlar alcance
     • Proceso de monitorear el estatus del proyecto y alcance del producto y administrar cambios

10. Administración del tiempo del proyecto

    • 1. Definir actividades
      • Proceso de identificar las acciones específicas que se realizarán para producir los entregables del proyecto
    • 2. Secuenciar actividades
      • Proceso de identificar y documentar relaciones entre las actividades
      • Se puede lograr por medio de software o manualmente
    • 3. Estimar recursos de actividades
      • Proceso de estimar el tipo y cantidad de material, personas, equipo y suministros requeridos para realizar cada actividad.
    • 4. Estimar duración de actividades
      • Proceso de calcular el número de periodos de trabajo necesarios para completar actividades individuales con los recursos estimados
    • 5. Desarrollar horarios
      • Proceso de analizar secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones de horario para crear el horario del proyecto
    • 6. Controlar horario
      • Proceso de monitorear el estatus del proyecto para actualizar el proceso y administrar cambios en el horario

11. Administración de Costo del proyecto

    • 1. Estimar costos
      • Proceso de desarrollar un aproximado de los recursos monetarios que se necesitarán
        • Expresado en dinero casi siempre, a veces en unidades de medición como horas
    • 3. Controlar costos
      • Proceso de monitorear el estatus del proyecto para actualizar el presupuesto y hacer cambios en la línea base de costos
    • 2. Determinar presupuesto
      • Proceso de totalizar los costos estimados de cada actividad para establecer una línea base de costo

12. Administración de calidad del proyecto

    • 1. Planear calidad
      • Proceso de identificar los requisitos o estándares de calidad para el proyecto y producto
      • Documentar cómo el proyecto va a demostrar el cumplimiento
    • 2, Realizar aseguración de calidad
      • Proceso de verificar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad para asegurar que los estándares de calidad apropiadas sean utilizados
    • 3. Realizar control de calidad
      • Proceso de monitorear y apuntar los resultados de la ejecución de actividades de calidad para hacer recomendaciones de cambios
        • Se lleva a cabo por un departamento de control de calidad

13. Estándar para administrar proyectos en diferentes industrias

14. ¿Factores ambientales de la empresa? Factores internos o externos que afectan el éxito de un proyecto

15. Administración de Recursos Humanos del proyecto

    • 1. Desarrollar Plan de Recursos Humanos
      • Proceso de identificar y documentar roles, responsabilidades y habilidades
      • Reportar relaciones y crear un plan de gestión de personal
    • 2. Adquirir equipo de trabajo
      • Proceso de confirmar la disposición de recursos humanos y obtener el equipo necesario para completar actividades
      • Equipo de admon, debe negociar e influenciar a otros que pueden proveer recursos humanos necesarios
      • Si no se obtiene el RH necesario, reduce la probabilidad de éxito y puede ocasionar que sea cancelado el proyecto
      • Si no hay RH disponible por restricciones o factores económicos, el equipo debe de asignar recursos alternativos
    • 3. Desarrollar equipo del proyecto
      • Proceso de mejorar las competencias, interacción de equipo y el ambiente en general para mejorar el desempeño del proyecto
    • 4. Administrar equipo de trabajo
      • Proceso de rastrear el desempeño de los miembros del equipo, proveer retroalimentación, resolver conflictos y administrar cambios para optimizar el desempeño del proyecto

16. Administración de Comunicaciones del Proyecto

    • 1. Identificar accionistas
      • Proceso de identificar todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto
      • Documentar información relevante sobre sus intereses, involucramiento e impacto en el éxito del proyecto
    • 2. Planear comunicaciones
      • Proceso de determinar la información sobre las necesidades de los accionistas
      • Definir enfoque de comunicación
    • 3. Distribuir información
      • Proceso de hacer disponible la información relevante a los accionistas
        • Modelos remitente-receptor
        • Elección de media
        • Estilo de escribir
        • Técnicas de admon. de juntas
        • Técnicas de presentación
        • Técnicas de facilitación
    • 4. Administrar expectativas de accionistas
      • Proceso de comunicar y trabajar con accionistas para satisfacer sus necesidades y dirigir problemas mientras ocurren
    • 5. Reportar desempeño
      • Proceso de recolectar y distribuir información sobre el desempeño, incluyendo reportes de estatus, medidas de progreso y pronósticos

17. Administración de riesgos del proyecto

    • 1. Planear administración de riesgo
      • Proceso de definir cómo conducir las actividades de administración de riesgo para un proyecto
    • 2. Identificar riesgos
      • Proceso de determinar cuáles riesgos podrían afectar al proyecto y documentar sus características
        • Proceso iterativo porque pueden salir nuevos riesgos conforme el proyecto progrese
    • 3. Realizar análisis cualitativo de riesgos
      • Proceso de poner prioridad a riesgos para análisis futuro por medio de probabilidad de ocurrencia e impacto
    • 4. Realizar análisis cuantitativo de riesgos
      • Proceso de analizar numéricamente los efectos de los riesgos identificados en los objetivos de los proyectos en general
    • 5. Planear respuestas al riesgo
      • Proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar oportunidades y reducir riesgos a los objetivos
    • 6. Monitorear y controlar riesgos
      • Proceso de implementar planes de respuesta al riesgo, rastrear riesgos identificados, monitorear riesgos residuos, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de riesgo

18. Administración de adquisiciones del proyecto

    • 1. Planear adquisiciones
      • Proceso de documentar las decisiones de compra del proyecto, especificar el enfoque e identificar compradores potenciales
      • Decidir si adquirir soporte externo, cuánto se necesita y cuándo adquirirlo
    • 2. Conducir adquisiciones
      • Proceso de obtener respuesta de los vendedores, seleccionar vendedor y hacer un contrato
    • 3. Administrar adquisiciones
      • Proceso de administrar relaciones de adquisiciones, monitorear desempeño del contrato y hacer cambios y correcciones si es necesario
    • 4. Cerrar adquisiciones
      • Proceso de completar cada adquisición del proyecto