Programa de Gestión Documental PGD

Programa de Gestión Documental PGD

1. Es

   • Un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano, largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos documentales.
     • encaminado
       • A la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida.

2. aplicable a

   • -Entidades públicas
   • Privados con funciones públicas
   • Partidos o movimientos políticos
   • Entidades que administren parafiscales

3. Beneficios

   • Reducción de costos
   • Valor agregado a la gestión del conocimiento
   • Transparencia, eficacia, eficiencia, apoyo a modelo integrado de gestión
   • Articulación y apoyo con sistemas de información y tecnología.
   • Cumplimiento requisitos legales, de control y seguimiento
   • Disponibilidad de documentos electrónicos auténticos
   • Acceso y disposición al público
   • Salvaguardar la memoria de la entidad
   • Contribuir a Gobierno Abierto
   • Aprovechamiento de las TIC

4. Antes del PGD

   • Prerrequisitos para la elaboración
     • Formular la política de gestión documental
     • Designar responsables de la gestión documental (art.10 594/2000)
     • Profesional idóneo (Art° 8 1409 de 2010)
     • Armonización con otros planes y áreas
     • Diagnóstico integral
     • Conformar instancias asesoras (Comités)
     • Establecer metodología, alcance, objetivos, indicadores, riesgos
     • Definir estrategias de gestión de cambio
     • Elaborar, aprobar y publicar CCD y TRD

5. Elementos del PGD

   • caratula
     • Titulo
     • Fecha de aprobación
     • Fecha de vigencia
     • Instancia de aprobación
     • Denominación de la autoridad archivíitica institucional
     • Versión de documento
     • Nombre de la entidad
     • Responsables de su elaboración
     • fecha de publicación
   • Cuerpo y contenido
     • Lineamientos para los procesos de la gestión documental según decreto 2609
       • Se denominan: Planeación,distribución, gestión, tramite, organización, trasnferencia disposición,preservación, valoración
       • Se funtamentan en: eficacia, economia, transparencia,medio ambiente, cultura archivistica,intereopabilidad,neutralidad,tecnologia
       • Se caracteriza por no ser lineales y se requiren ser realizados a partir de su propia realidad y contexto
     • Aspectos generales
       • Introducción
       • Alcance
       • Público al cual va dirigido
       • Requerimientos para el desarrollo del PGD
     • Fases de implementación del programa de gestión documental
       • Fase de elaboración
       • Fase de ejecución y puesta en marcha
       • Fase de seguimiento
       • Fase de mejora
     • Programas específicos
       • Tienen como proposito orientar a las entidades
       • Cada entidad podrá adoptar los programas señalados
     • Armonización con planes y sistemas de gestión de la entidad
       • La gestión documental esta dirigida a: identificar, realizar,simplificar y automatizar tramites. Se articula con el modelo integrado de y gestión,el estrategico instituciónal,el plan de invesión, el pla de acción anual,el instituciónal de archivos PINAR
   • Anexos
     • Diagnostico de Gestión Documental
     • Cronograma de implementación del PGD
     • Mapa de procesos de la entidad
     • Presupuesto anual para la implementación del PGD
     • Referentes normativos del PGD