TELLING THE STORY USING AN A3 REPORT

TELLING THE STORY USING AN A3 REPORT

1. A3 Report es un enfoque simplificado usando solo un papel, pluma y un borrador

   • se le debe el nombre por la maquina de fax donde era transmitido el reporte 11 x 17 in
   • solo se pone la informacion escencial
     • lo realmente importante es el proceso de comunicacion en A3
     • solo la informacion mas critica para que se comparta con los otros para una cuidadosa evaluacion del proceso de pensamiento se use para solicitar apoyo y llegar a un consenso
       • la informacion tiene que se completa concisa,clara y facil entendimiento para que se transmita rapido
         • un buen A3 previene una condicion que sea un reporte engorroso que winston dijo: la longitud de este documento defiende bien contra el riesgo de su lectura
           • los principios lean, procedimientos operativos y las discusiones se ponen en el area de trabajo pero nunca para ser leidas
   • Esta diseñado y puede ser usado como parte integral del problem solving and decision-making process y no solo para ser leido

2. Determinando como se usa un A3

   • hay muchas formas de presentar una historia pero A3 no es un reporte pero cada uno tiene que tener una historia con principio, medio y fin
     • cada persona diseña su A3 con un proposito especifico de su historia pero en toyota hay varios modelos establecidos
     • en unos casos se puede usar para plantear un cambio en un proceso o en compra con: a) Planteamiento del problema, b) analisis de las cond actuales, c) una accion propuesta, d) resultado esperado (costos, y mejora)
     • todos los A3 Deben de llevar un plan de accion dentro de las propuestas, problem solving y estatus
   • una historia informativa pretende transmitir solamente informacion a una audiencia fuera o dentro de la cia , no contiene componentes evaluativos ni requiere descripcion del problema
     • la visualizacion es lo mas importante para una historia informativa

3. REPORTE DE PROCESO PROBLEM SOLVING

   • Varios formatos en diferentes etapas del proceso en funcion que es lo que se presenta y cuando se indica la informacion
   • hay tres etapas en el proceso de solucion de problm
     • 1.- fase de propuesta se usa la historia propuesta
       • a)propuesta inicial para hacer un consenso si se aborda el problema b) identificacion de las causas fundamentales para hacer una propuesta general para generar aceptacion y aprobacion de las soluciones propuestas
         • la fase inicial debe de tener muchas preguntas para asegurarse que el problema esta bien identificado y que la aprobacion para seguir este bien justificada
           • para cada etapa esta primera fase se queda igual como historico no cambia datos a menos que sea un ciclo adicional PDCA
     • 2.- etapa de informes de estado
       • genera informacion de actualizacion y seguimiento de avance, genera una oportunidad de cuestionar y explorar la integridad y proporcionar mas recursos si es necesario
         • un error comun es esperar mucho tiempo para realizar un plan de contingencia
     • 3.- Presentacion del informe final
       • solo se enfoca en la integridad de los resultados , reconoce la actividad y el exito del equipo o individual

4. ESQUEMA DE A3

   • Encabezado nomrbe de la actividad, quien lo realiza, fecha, area, departamento
     • definicion y encabezado, analisis del problema va en lado izq
       • el analisis es el corazon del proceso y el mayor espacio se dedica a el
         • sin un analisis exaustivo y preciso cualquier solucion implementada seran equvocadas
         • si el problema es complejo se puede usar la parte derecha del reporte
           • estas son guias y no reglas ya que el formato debe de ajustarse a la historia y no al reves.
         • el lado derecho van el plan de implementacion, los resultados ( ocupa la mayoria del espacio) y los pasos futuros
           • resultados parte centro derecha del A3
             • si las causas fundamentales son evidentes , las soluciones tambien lo seran, esta conexion debe de estar clara en la historia
               • si el resultado fue lo menos esperado o si hay un defecto en el analisis, la identificacion de las medidas preventivas no son eficaces o hay una mala ejecucion
               • el espacio real utilizado para cada seccion de una actividad de resol de problemas debe de basarse en la importancia del material a la historia general
                 • la informacion mas importante debe de consumir la mayor cantidad de espacio

Imágenes y archivos del mapa