Gestão Documental

1. LID

   Nota:

   • Estudo prévio da legislação pertinente e macro visão institucional.
   • O levantamento deverá ser realizado por áreas na empresa.
2. Plano de classificação

   Nota:

   • Deverá ser realizado para servir de base para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos
   • Deverá ser previsto a atualização ou alteração da Resolução n. 14 CONARQ para os documentos da área-meio
3. Modelo de gestão documental

   Nota:

   • Deverá ser elaborado após reunião de alinhamento técnico
4. Materiais de treinamento
5. Outros materiais de levantamento

1. Tabela de temporalidade de documentos

   Nota:

   • Utilização de método decimal, seguindo orientação da Resolução n. 14 CONARQ
   • Reunião das versões em um único documento. Poderá ter que refazer a organização dos documentos nas áreas devido às alterações na classificação e temporalidade.
   • Para elaboração, previamente, deverá ter realizado estudo da LID e legislações específicas, bem como as entrevistas nas áreas. 
   • Atualização da Resolução n. 14 CONARQ
2. POC

   Nota:

   • Deverá levantar outras necessidades
   • Reunir por afinidade
   1. 2 - Empréstimo de Documentos
   2. 3 - Manutenção da Tabela de Temporalidade de Documentos
   3. 4 - Gerenciamento da Taxonomia
   4. 5 - Autuação e Formação de Processos
   5. 6 - Procedimentos de Eliminação de Documentos
   6. 1 - Preservação e Conservação de Documentos
   7. 7 - Publicação de Documentos na Plataforma de Gestão Documental
   8. 8 - Movimentação de Acervos
   9. 9 - Protocolo
3. POL

   Nota:

   • Deverá levantar outras necessidades
   1. Organização dos dossiês funcionais

      Nota:

      • Trabalho prévio da equipe EPE com a relação de documentos que deverão compor os dossiês, baseado na Portaria Normativa nº 3/MP
      • Necessidade de atualização na Resolução n. 14 CONARQ
   2. Organização dos leilões
4. Taxonomia

   Nota:

   • Estudar proposta apresentada na reunião de alinhamento técnico     taxonomia=plano de classificação
   • Produto diferente de Plano de Classificação. Montagem de um vocabulário controlado
   • Apresentação de uma única estrutura taxonômica para ser utilizada na indexação dos documentos.
5. Plano de arquivo

1. Manual técnico do módulo de protocolo
2. Manual técnico do módulo ECM
3. Especificação funcional

   Nota:

   • Verificar documento de descrição das funcionalidades do sistema.
   • Nova distribuição de funcionalidades por módulos (entregas previstas no Plano de Ação)
4. Especificação técnica
5. Plano de testes
6. Manual do usuário do módulo de protocolo
7. Manual do usuário do módulo ECM
8. Manual de instalação
9. Manual de suporte

Nota:

• Para início deverá ter, no mínimo, esboço do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos e módulo de digitalização no ECM.

1. classificação
2. higienização
3. organização
4. acondicionamento
5. indexação
6. identificação
7. digitalização
8. publicação no ECM
9. eliminação
10. empréstimo
11. Movimentação

1. Protocolo central
   1. Expedição
   2. Recebimento de documentos físicos
   3. Gestão do sistema de protocolo
   4. Gestão do sistema ECM
   5. Tramitação de documentos

      Nota:

      • Se refere à primeira tramitação dos documentos (distribuição)
   6. Registro de entrada
   7. Classificação
   8. Digitalização
   9. Publicação no ECM
   10. Autuação de documentos
   11. Vinculação entre registros
   12. Pesquisas básica e avançada
2. Protocolo setorial
   1. Tramitação de documentos
   2. Produção de documentos
   3. Classificação
   4. Publicação no ECM
   5. Registro de entrada
   6. Registro de saída
   7. Digitalização
   8. Juntada por apensação
   9. Juntada por anexação
   10. Desentranhamento
   11. Desmembramento
   12. Vinculação entre registros
   13. Pesquisas básica e avançada
   14. Desapensação
   15. Encerramento e abertura de volumes
   16. Reconstituição de processos
3. Sistema

   Nota:

   • Deverá contemplar múltiplos usuários.
   1. Geração do NUP

      Nota:

      • A EPE utilizará uma única faixa numérica fornecida pelo Ministério do Planejamento
   2. Geração de numeração de documentos (por espécie)
   3. Modelos para a criação de documentos

1. Arquivo Central
   1. Eliminação
   2. Gestão do sistema ECM
   3. Empréstimo de documentos intermediários
   4. Movimentação de acervos
   5. Arquivamento intermediário
   6. Pesquisas básica e avançada
2. Arquivo Setorial
   1. Pesquisas básica e avançada
   2. Empréstimo dos documentos correntes
   3. Arquivamento corrente
3. Sistema
   1. Quadro de localização
   2. Consultas básica e avançada
   3. Empréstimo
   4. Ciclo de vida dos documentos
   5. Gestão de versões do documento

Nota:

• Não previsto na contratação

1. Centralizado

Nota:

• Não previsto na contratação

1. Centralizado