INDICADORES DE GESTIÓN PARA LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOCAL

INDICADORES DE GESTIÓN PARA LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOCAL

1. Modelo de Análisis

   • Procesos analizados están relacionados con los servicios esenciales
   • Los servicios prestados por los archivos son:
     • Resolución de Consultas
     • Préstamo de documentos
     • Gestión de quejas y sugerencias
     • Difusión
     • Formación de usuarios.

2. Definiciones de las funciones

3. Servicios y procesos para normalizar el vocabulario empleado

4. Cuadro de acciones de los procesos estudiados en los que se estudia paso a paso cada uno de los procesos.

5. Mención de los indicadores asociados a cada proceso y su análisis utilizando un formulario normalizado.

6. Glosario que establece las definiciones normalizadas de los términos utilizados

7. Procesos Analizados

   • Servicio resume y es la razón de ser del archivo.
   • Procesos relacionados con la cadena documental que posibiliten poner a disposición del usuario y hacer inteligibles los documentos o la información requeridos
     • Procesos de Gestión documental
     • Procesos para la prestación de servicios
     • Procesos para la formación de usuarios y la difusión

8. Procesos de Gestión Documental

   • Son aquellos relacionados con el tratamiento al que son sometidos los documentos
     • Ingresos
       • Función principal que tiene como finalidad la entrada de documentos en el archivo para su custodia y servicio
       • Conocer el grado de ejecución de las transferencias previstas
       • Procesos encaminados al desarrollo de esta función lleva asociado tres indicadores
         • % de ingreso de documentos
         • % de ocupación de los depósitos
         • % de crecimiento anual del volumen de documentación

9. Identificación, Valoración, selección, eliminación

   • La dificultad de dicho proceso es transversal a dos funciones archivísticas
     • Organización y Valoración
     • Agrupa oros dos procesos
       • Identificación y selección

10. Descripción

    • Es una función, pero también un proceso
    • Consiste en la elaboración de representaciones de documentos de archivo

11. Conservación

    • Adopción de medidas encaminadas a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos
    • Dichas medidas se enmarcan en los procesos de
      • Conservación preventiva
      • Instalación
      • Reproducción con finalidad de conservación
      • Restauración
      • Preservación digital.

12. Procesos para la prestación de servicios

    • Consulta de documentos
    • Préstamo de documentos
    • Reproducción de documentos

13. Procesos para la formación de usuarios y para la difusión

    • Actividades educativas relacionadas con el archivo y sus fondos
    • Actividades de difusión cuya finalidad es dar a conocer los fondos del archivo