CAJA MENOR

CAJA MENOR

1. la caja menor es un fondo que se crea en la empresas para manejar pequeños desembolsos de dinero y se asigna a una persona como responsable de su manejo

   • en la caja menor se registran aquellos pequeños pagos o compras que se realizan en la organización
     • es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos
       • la apertura de fondo de caja menor la empresa realiza un presupuesto de gasto por departamento y establece la cuantia necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantia, en periodos inferiores a un mes, y me diante un acta se establece el monto definitivo se nombra un responsable y se le da las intrucciones del buen manejo de la caja menor
         • el desembolso de caja menor se da por medio de un acta en el cual se establece el monto y se acredita la cuenta de bancos
           • cuando se agota el monto de caja menor o llega al monto determinado se procede a reembolsar y el dinero utilizado
             • una vez se agota los recursos asignados al fondo, el responsable del mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, presentando un acta y todos los soportes correspondientes para recuperar el monto inicialmente asignado
               • la caja menor aumenta cuando se desembolsa el dinero proveniente de bancos
                 • se debita cuando ingresa el dinero a caja menor y se acredita a la cuenta de bancos y disminuye al momento de realizar una transaccion en caja menor
                   • el arqueo de caja menor es el analisis de las transacciones del efectivo se hace en cualquier momento con el objeto de comprobar si se ha contabilizado de forma correcta y el saldo que arroja corresponde con lo que se cuenta fisicamnete en caja dinero cheques y vales
                     • recomendaciones
                       • realizar el arqueo en presencia del responsable del mismo -realizar el arqueo sorpresivamente - se debe dejar constancia del arqueo realizado firmado por los responsables se deben aclarar las dudas en el momento dado
                         • FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR RESPONSABLE DEL MANEJO De acuerdo con la normatividad vigente, se designará a un funcionario responsable de la caja menor, el cual estará debidamente autorizado mediante acto administrativo y deberá ser amparado mediante póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido. Esta póliza puede ser individual o global según las necesidades concretas de la Entidad y el criterio que se establezca al respecto.
                           • El funcionario designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para su adecuado manejo. De preferencia este empleado debe ser distinto al Jefe de bodega o Almacén, Tesorero, Pagador, Jefe o responsable de la Contabilidad, o quien desempeñe actividades de control de la Entidad. Un funcionario no podrá manejar más de una Caja Menor.
                             • FUNCIONES DEL RESPONSABLE Son funciones del responsable del manejo de las cajas menores las siguientes: a) Llevar y mantener al día los libros de Caja, Bancos y demás auxiliares que se requieran para los registros contables y control de los fondos.
                               • Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con lo preceptuado en las leyesDecretos reglamentarios, las normas administrativas y fiscales.
                                 • Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios
                                   • Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente correspondiente, con la cual podrá determinar la veracidad de los movimientos según extracto y el libro auxiliar, efectuar el control de los registros pendientes por concepto de descuentos y abonos por diferentes conceptos y solicitar las correcciones a la entidad bancaria si hubiere lugar a ello.
                                     • Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados
                                       • Efectuar las deducciones (Retención en la fuente, retención de ICA, retención de IVA, entre otros) a que hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo con las normas tributarias vigentes del orden Nacional y Distrital, y elaborar una relación detallando los sujetos de retención, el NIT, concepto del servicio o compra realizada, valor base de la retención la que será anexada a la solicitud de reembolso a efectos que la respectiva tesorería o pagaduría reembolse el valor neto a la caja menor correspondiente y realice los trámites para efectuar los pagos a los entes recaudadores de estas deducciones.

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