LOGISTICA

LOGISTICA

1. EVENTOS

   • CRONOGRAMA DE EVENTOS
     • Lo envía Alejandra por correo eléctronico, a principio del mes, luego lo envía todos los lunes para actualizaciones
     • PRE EVENTO
       • CREAR GRUPO EN WP
         • El Coordinador Logístico crea el grupo de cada evento en wp, incluyendo a Gerencia, Administrativa y Planta
         • Una vez enviado el cronograma de eventos debe crearse dicho grupo maximo 24 horas.
         • CREAR GRUPO DE MESEROS EN WP
           • Lo crea el coordinador de experiencia e incluye a coordinador logístico 
           • ENVIO DE BRIEF
             • Lo envía el coordinador de eventos. Debe enviarse con fotos de productos, experiencia , 24 horas antes del evento
           • ENVÍO DE POLÍTICAS
       • PRE ESPECIFICACIONES
         • Lo envía Alejandra por correo, de acuerdo al formato adjunto - formato pre especificaciones. Debe diligenciarse la ficha técnica de visita de inspección
         • BUSQUEDA DE PERSONAL
           • Según perfil hecho por logística. Según formato de calificaciones de personal Según entrevistas de selección del personal
         • ESPECIFICACIONES
           • ENVÍO DE PROGRAMACIÓN PERSONAL
             • El Coordinador Logístico debe enviar formato de programación de meseros, cuando se solicite personal adicional a las especificaciones o cuando cambien las mismas
           • PROCESOS DE PRODUCCIÓN
             • REVISAR SI SE REQUIERE LOGISTICO PARA EL DÍA ANTERIOR AL EVENTO
               • La Asistente de Producción en conjunto con el Coordinador Logístico, solicitan a Gerencia validar la opción de tener un Logístico para el día anterior al evento
             • REVISIÓN DE OBSERVACIONES
               • Lo realiza la Asistente de Producción e informa por interno a la persona indicada. Si es una compra que no realiza en el momento, la  Asistente de Producción debe informar por interno a Asistente Administrativa, para que haga la compra. Esta actividad debe llevar la PRIORIDAD que amerite
             • INICIO DE PREALISTAMIENTO
               • LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
                 • DECORACIÓN
                   • DESINFECTASR ELEMENTOS
                   • LIMPIAR ELEMENTOS
                   • CLASIFICAR LOS ELEMENTOS SOLICITADOS
                 • ALIMENTOS
                   • PRODUCCIÓN
                     • SALDOS DE FRUTAS HACER CONFITURA O PARA INFUSIONES
                     • INFORMAR CUAL PRODUCTO SE ESTANDARIZARÁ
                       • La Asistente de Producción lo sugiere al Coordinador de Eventos y a su vez, éste lo socializa en el grupo del evento por wp para ser autorizado
                     • DILIGENCIAR FORMATO DE ESTANDARIZACIÓN DE RECETAS
                       • Lo realiza la Asistente de Producción. Debe imprimirlo y archivarlo en la carpeta
                     • REALIZAR VIDEO DE ESTANDARIZACIÓN DE RECETAS
                       • Lo realiza la Asistente de Producción y envía al grupo del evento por wp
                     • INFORMAR EL SALDO DE ALIMENTOS
                       • Asistente de Producción, informa por medio del grupo del evento en wp, los saldos de los alimentos preparados. Solicita autorización del destino de estos saldos de alimentos El Coordinador Logístico alimenta el Inventario con esta información
                     • PREPARACIÓN DE ALIMENTOS
                       • Lo realiza la Asistente de Producción
                     • SELECCIÓN DE ALIMENTOS A PREPARAR
                       • Lo realiza la Asistente de Producción, de acuerdo a las especificaciones. Debe enviar por el grupo del evento, vía wp, foto de los alimentos que ya están preparados
                 • CALIDAD
                   • TODOS LOS IMPLEMENTOS DEBEN SALIR LIMPIOS
                   • DESINFECCIÓN DE MATERIA PRIMA
                   • DESINFECCIÓN DE UTENSILIOS
                     • Lo realiza la Asistente de Producción, de acuerdo al manual de desinfección
                   • DESINFECCIÓN DE LA ZONA A UTILIZAR
                     • Lo realiza la Asistente de Producción, de acuerdo al manual de desinfección
               • FIRMA DE PLANILLA DE ASISTENCIA
                 • El Asistente de Producción, debe hacer firmar planilla de asistencia de los auxiliares, cuando se requiera
               • ELABORAR MIN A MIN
                 • El Asistente de Producción debe enviar un min a min de todo el prealistamiento
               • ALMACENAMIENTO
                 • SALDO DE ALIMENTOS SE ALMACENAN
                   • Lo realiza la Asistente de Producción, de acuerdo al manual de almacenamiento
                   • ROTULADO DE SALDOS DE ALIMENTOS
                     • Lo realiza la Asistente de Producción de acuerdo al manual de rotulado, una vez haya sido autorizado por Gerencia. Se debe enviar foto del rotulado
                 • CALIDAD
                   • Asistente de Producción inicia el proceso de CALIDAD de acuerdo al manual
                 • ORGANIZAR TODO PARA EL CARGUE DE LA VAN AL DÍA SIGUIENTE
                   • Lo realiza la Asistente de Producción. Teniendo en cuenta el manual de almacenamiento
                 • ALMACENAR ALIMENTOS DE ACUERDO A SU CONTENIDO
                   • Lo realiza la Asistente de Producción. Los alimentos que son de nevera se guardan en sus respectivos empaques y los demás en la despensa. Teniendo en cuenta el manual de almacenamiento
             • REVISAR PREALISTAMIENTO Y AJUSTAR LO FALTANTE
               • Lo realiza la Asistente de producción 
               • COMPRAS
                 • INGRESAR A INVENTARIO COMPRAS NUEVAS
                   • Lo realiza el Coordinador Logístico, de acuerdo a las fotos de facturas que envié Admon
                 • VERIFICACIÓN DE LAS COMPRAS HECHAS
                   • La realiza el Coordinador Logístico por teléfono con la Asistente de Producción. Finalmente la Asistente de Producción ó el Coordinador Logístico, informa vía wp, que ya quedaron las compras hechas cuando recibe el producto en Planta
                 • REALIZAR COMPRAS
                   • Las realiza la Asistente de Producción. Debe guardar todas las facturas de compra. En caso de no terminar las compras, se debe colocar alarma para nuevas compras
                 • SELECCIÓN DE RUTAS PARA COMPRAS
                   • Lo realiza la Asistente de Producción en común acuerdo con el Coordinador de Logística
                 • SOLICITUD DE COMPRAS A DOMICILIO SI SE REQUIERE
                   • Lo solicita la Asistente de Producción vía Wp ó telefónica al proveedor autorizado
                 • ENVÍO DE DINERO X TRANSFERENCIA POR PARTE DE ADMON
                   • Lo realiza la Asistente Administrativa
                 • ENVÍO DE RELACIÓN DE COMPRAS POR CORREO POR PARTE DE ADMON
                   • Lo realiza la Asistente Administrativa
                 • SOLICITUD DE DINERO X TRANSFERENCIA ADMON VÍA WP
                   • Lo solicita la Asistente de Producción a la Asistente administrativa  Si necesita retirar se dirige al punto.
             • DUDAS POR PARTE DE ASISTENTE DE PRODUCCIÓN
               • La Asistente de producción, envía al grupo del evento por wp y a la persona indicada por wp interno
             • REVISIÓN DE BODEGA
               • Lo realiza la Asistente de Producción
           • PROCESOS ADMINISTRATIVOS EVENTOS
             • IMPRESIÓN DE ESPECIFICACIONES, COMPRAS , PREALISTAMIENTO
               • Coordinador Logístico
             • SUBIR A TRELLO MIN A MIN
               • Carolina - Coordinación logística
             • COORDINAR TRANSPORTE DE LA VAN
               • Coordinador Logístico. Cuando se requiera hacer más d 1 viaje, enviar lista de lo que se necesita primero
             • PREPARAR CARPETA CON DOCUMENTACIÓN
               • Carolina - coordinación logística. Impresión. organizar tabla de eventos - formato de Asistencia - formato de especificaciones( in) - formato de calificación de meseros. -min a min  - entrega uniformes - Señalizacion - proveedores: formato de entrega , formato de llegada  - inventario out - inventario areas clientes  - inventario de licores CLIENTES.
             • ACTUALIZACIÓN DE ESPECIFICACIONES
               • Carolina - coordinación logística - Todo se canaliza a través del Coordinador Logístico, se envía por correo a The Event Colombia . si surgen cambios antes de dos horas se envía a café internet para impresión.
             • ENVIO DE LISTA DE PERSONAL A ADMON
               • Carolina - coordinación logística Y se debe subir a Trello
             • SEGUIMIENTO A PLANTA
               • Carolina - coordinación logística. - Compras hechas - Decoración - Prealistamiento - Bodega - Confirmar horario de carga de la van - Confirmar horario de salida de Planta - Requerimientos de última hora (Seguimiento que todas las solicitudes de especificaciones se alisten)
             • SUBIR A TRELLO ESPECIFICACIONES
               • Carolina - coordinación logística
             • ASIGNACION PROVEEDORES LOGISTICA
               • Carolina - coordinación logística
             • ELABORAR LISTA DEL PERSONAL
               • Coordinador logístico, debe chequear antecedentes judiciales antes
             • ELABORACIÓN DEL MIN A MIN
               • Carolina - coordinación logística. Adjunto formato Min a Min
     • POST EVENTO
       • REALIZAR INFORME DEL EVENTO
       • ENTREGA DE CUENTAS A ADMON
         • Deben quedar antes de los viernes
       • ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN DEL EVENTO
       • EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
       • ENTREGA DE FORMATO DE PROVEEDOR A ADMON
         • El Coordinador Logístico envía foto a ADMON
       • ELABORACIÓN DE NOMINA DE PERSONAL
       • ENVÍO DE NOMINA A ADMON POR CORREO
       • ENTREGA DE ASISTENCIA DEL PERSONAL A ADMON
       • LLAMAR AL CLIENTE PARA RETROALIMENTACIÓN
         • Una vez termina el evento y  después del evento se pide autorización si es necesario llamar al cliente
       • ALIMENTAR FORMATO DE BAJAS Y PERDIDAS
         • Subir foto del formato diligenciado a Trello
     • EVENTO
       • REGISTRO EN EL LUGAR DEL EVENTO
         • El Coordinador Logístico debe hacer revisión con el personal de seguridad del sitio del evento, que la lista del personal, enviada con antelación, esté correcta
       • LLEGADA DEL PERSONAL
         • El Coordinador Logístico debe tomar foto de la llegada del personal y enviarla al grupo del evento por wp, de igual manera debe hacer firmar la asistencia
       • ENVÍO DE FOTO DE LLEGADA DEL PERSONAL
         • El Coordinador Logístico debe tomar foto de la llegada del personal y enviarla al grupo del evento por wp
       • FIRMA DE LLEGADA DEL PERSONAL
         • El Coordinador Logístico debe hacer firmar la asistencia del personal
       • SEGUIMIENTO DEL TRANSPORTE AL EVENTO
         • Lo hace el Coordinador de eventos
       • SEGUIMIENTO DE CARGUE DE LA VAN
         • Lo hace el Coordinador de Eventos
       • RECONOCIMIENTO DE LAS ZONAS
         • El Coordinador Logístico debe hacer reconocimiento de zonas junto con el cliente, para designar bodega y cocina
       • SEÑALIZACION DE ÁREAS
         • El Coordinador Logístico señaliza las áreas del evento, tanto bodega como cocina
       • DESCAGUE DE LA VAN
         • Esta actividad se hace con todo el personal, logístico y Meseros. Actividad dirigida por la Asistente de Producción. Realizar video en el momento del descargue
       • ORGANIZACIÓN DE ZONAS
         • En conjunto con el personal de servicio, se dividen los productos a ofrecer por estaciones y se organizan, así mismo, todo el material que se guarda en la bodega designada para el evento
       • REALIZACIÓN DE INVENTARIO IN
         • Se realiza en conjunto con la Asistente de Producción y el Coordinador Logístico. De acuerdo al formato de Inventario IN (Especificaciones)
       • ASIGNACIÓN DE TAREAS AL PERSONAL
         • Esta actividad la realiza el Coordinador de Logística. Se entrega formato de inventario OUT
       • INICIO DE PRODUCCIÓN EN COCINA
         • Lo realiza la Asistente de Producción, colocando el temporizador
       • SEGUIMIENTO AL MIN A MIN
         • El Coordinador Logístico enviara estatus del min a min durante todo el evento, a través del grupo del evento por wp
       • SEGUIMIENTO A LA PRODUCCIÓN EN COCINA
         • Lo realiza el Coordinador Logístico, enviando reporte de fotos por el grupo del evento vía wp
       • SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL
         • La realiza el Coordinador Logístico en conjunto con el Coordinador de Experiencia
       • SEGUIMIENTO AL LOGÍSTICO - ASEO Y ORDEN
         • Lo realiza el Coordinador Logístico
       • ESTANDARIZAR MEDIDAS DE PRODUCTO
         • Lo realiza la Asistente de Producción, diligenciando el formato de Estandarización de Producto. Adjunto. Y debe enseñar como se prepara cada producto al Auxiliar de Cocina
       • RECEPCIÓN DE MATERIAL DE PROVEEDORES
         • Lo realiza el Coordinador Logístico teniendo en cuenta las O.C., especificaciones y minuto a minuto Se debe diligenciar y firmar formato de Proveedores, adjunto. Una vez se recibe el material, la persona encargada debe hacer firmar a quiien le entrega
       • REPASAR BRIEF CON EL PERSONAL
         • Lo realiza el Coordinador de Experiencia en conjunto con el Coordinador Logístico, durante el día
       • INICIO DEL SERVICIO
         • De acuerdo al min a min entregado por el cliente
       • ASIGNACIÓN DE INVENTARIOS OUT
         • El Coordinador de Experiencia realiza esta actividad
       • REALIZAR INVENTARIO OUT
         • El personal debe hacer los inventarios OUT designados, diligenciando el formato adjunto
       • ACTUALIZAR Y ENVIAR INVENTARIO
         • El Coordinador Logístico lo enviará por correo a Gerencia, el mismo día del evento
       • REALIZAR INVENTARIO DE LICOR / BARMAN
         • Lo realiza el Coordinador de Experiencia, diligenciando el formato adjunto. Debe tomar foto de las botellas vacías y llenas y enviarlas por el grupo del evento vía wp
       • REALIZAR INVENTARIO DE LICOR / CLIENTE
         • El Coordinador de Experiencia debe hacer entrega oficial al cliente, haciendo firmar el formato
       • ENTREGA DE ÁREAS AL CLIENTE
         • El Coordinador Logístico entrega las áreas utilizadas en el evento, al cliente, personalmente. Reforzar enviando fotos y videos por wp
       • DEVOLUCIÓN MATERIAL A PROVEEDORES
         • El Coordinador Logístico hace esta actividad, diligenciando el formato de proveedor, antes de entregar el material. En caso de no estar presente cuando el proveedor recoja el material, el Coordinador Logístico hará seguimiento vía telefónica y por fotos en wp
       • LIMPIEZA DE ÁREAS
         • El Coordinador Logístico asigna las tareas y se supervisa que se hagan correctamente
       • ENVÍO DE FOTOS/ VIDEOS ÁREAS UTILIZADAS
         • El Coordinador Logístico enviará el video por el grupo del evento vía wp
       • ALISTAMIENTO PARA CARGUE DE LA VAN
         • Se realiza con todo el personal, de acuerdo a asignaciones de inventarios OUT.
       • CARGUE DE LA VAN
         • Se realiza con todo el personal. Actividad dirigida por la Asistente de Producción y supervisado por el Coordinador Logístico
       • TRASLADO DE LA VAN A PLANTA
         • La Asistente de Producción y el Logístico se  transportan en la van
       • REALIZAR EVALUACIÓN DEL PERSONAL
         • Se realiza en conjunto con el Coordinador Logístico y Coordinador de Experiencia
       • RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
         • El Coordinador Logístico hace una retroalimentación con el cliente, la cual informará al grupo, al otro día del evento
       • REPORTAR PERDIDAS O BAJAS POR EL GRUPO
         • El Coordinador Logísitico enviará reporte por el grupo de perdidas o bajas, informando la razón de la pérdida. En caso que el el personal sea responsable de los daños, se debe hacer firmar el formato de bajas, adjunto 
       • CARGUE DE LA VAN
         • Se tiene en cuenta las especificaciones.  Esta actividad la hace la Asistente de Producción y un Logístico. Tener en cuenta cuando se tienen eventos fuera de Bogotá o que se lleve la mesa de vidrio, debemos validad si se hacen 2 viajes o contratar un transporte adicional
       • SALIDA HACIA EL EVENTO
         • Traslado en la van de Santino
       • PERSONAL SE COLOCA UNIFORME
       • INICIO DE MIN A MIN
         • El Coordinador Logístico enviara estatus del min a min durante todo el evento, a través del grupo del evento por wp
       • PASAR REVISTA CON ALEJANDRA
         • 30 minutos antes del evento el personal se reúne con Alejandra para hacer revista de productos, aseo y orden de la mesa de servicio
       • SUPERVISIÓN DE ORDEN Y ASEO EN LAS ÁREAS DE SERVICIO
         • El Coordinador Logístico realiza esta actividad
       • SUPERVISIÓN DEL ESTADO DE LAS MESAS DE SERVICIO
         • La realiza el Coordinador de Experiencia en conjunto con el Coordinador Logístico
       • RECOGER MENAJE Y/O BASURA DE LAS ÁREAS DE SERVICIO
         • Esta actividad la realizan, los meseros, el logístico y Coordinador de Experiencia
       • ASIGNACION DE MESERO PARA REVISIÓN DE INVENTARIO OUT ALIMENTOS
         • El Coordinador Logístico debe asignar un mesero para que revise al azar el inventario OUT de alimentos
       • ENVIAR LOS INVENTARIOS OUT FIRMADOS
         • El Coordinador Logístico debe enviar foto de los inventarios OUT por el grupo del evento, vía wp
       • CONTEO DE SALIDAS DE PRODUCCIÓN
         • Lo realiza la Asistente de Producción diligenciando el formato de min a min

2. PLANTA

   • LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
     • Se realizará los martes y cuando haya evento, se realizará al día siguiente
     • ALIMENTOS
     • DECORACIÓN
       • FLORES
         • CLASIFICACIÓN
         • INVENTARIO
         • DAR DE BAJA
         • ALMACENAR
           • AGUA
           • SECAS
       • BALDOSAS Y LAJAS
         • SACARLAS
         • LAVARLAS
         • DESINFECTARLAS
         • LAVAR CANASTILLA
         • PONERLE BOLSA
         • GUARDAR BALDOSAS
       • MENAJE
         • SACAR DE LA CAJA
         • LAVAR MENAJE
         • DESINFECTAR MENAJE
         • GUARDAR
       • BANDEJAS
         • SACARLAS
         • LIMPIARLAS
         • GUARDARLAS EN BOLSA
         • GUARDAR EN TAPER
       • UTENSILIOS
         • SACAR UTENSILIOS
         • LAVARLOS
         • DESINFECTAR
         • GUARDAR EN TAPER
       • NEVERAS DE ICOPOR
         • LIMPIAR
         • DESINFECTAR
         • GUARDAR
     • SELECCIÓN DE ALIMENTOS
       • SACAR ALIMENTOS DE TAPER
       • COLOCAR ALIMENTOS SOBRE LA MESA
       • REVISAR COLOR, TEXTURA, OLOR Y SABOR
       • REVISAR FECHA DE VENCIMIENTO
       • SEPARAR ALIMENTOS A VENCERSE
         • COLOCAR ALIMENTOS EN UN TAPER APARTE
       • LAVAR TAPER CON AGUA Y JABÓN
       • PREPARAR PERACETI
       • DESINFECTAR TAPER
       • PORCIONAR LOS ALIMENTOS
         • SELECCIONAR ALIMENTOS A PORCIONAR
         • PESAR EN LA GRAMERA 100 gr
           • Las confituras se guardarán en bolsa ziploc. Las especias se guardarán en taper miniatura
         • GUARDAR ALIMENTOS EN SU RESPECTIVO EMPAQUE
           • ROTULAR
             • Se hará de acuerdo al instructivo de rotulación. Se debe enviar foto del proceso hecho
       • GUARDAR ALIMENTOS EN TAPER
       • REVISAR PEPS
       • ROTULAR
         • Se hará de acuerdo al instructivo de rotulación
     • AREAS DE PLANTA
   • ADMON
     • INVENTARIO
       • INVENTARIO OUT AL FINALIZAR EL EVENTO
         • De acuerdo al formato. Se colocan las fechas de vencimiento antes de botar empaques
       • VERIFICAR CADA PRODUCTO
       • COLOCAR FECHAS DE V/TO
     • ESTANDARIZACIÓN DE RECETAS
       • DILIGENCIAR FORMATO EN EVENTO
       • SELECCIONAR PRODUCTOS DE LA ESTANDARIZACIÓN
       • PESAR CADA PRODUCTO
     • RELACIÓN DE CUENTAS EVENTOS
       • RECOPILAR FACTURAS
       • PEGAR FACTURAS EN HOJAS BLANCAS
       • REALIZAR FORMATO DE CUENTAS
       • ENTREGAR CUENTAS AL COORDINADOR DE EVENTOS
     • CRONOGRAMA
       • Se enviarán los lunes
     • CAPACITACION PERSONAL