ACUERDO 042 DE 2002 (OCTUBRE 31)

ACUERDO 042 DE 2002 (OCTUBRE 31)

1. Organizaciòn de archivos publicas y privadas.

   • CONSIDERADO: Garantizar la conservaciòn y el uso adecuado del patrimonio documental.

2. ARTICULO 1: Objeto

   • Establecer criterios para organizar archivos de gestiòn.

3. ARTICULO 2:Obligatoriedad de la organizaciòn de los archivos de gestiòn.

   • Organizar archivos de gestiòn, tablas de retencion documental.

4. ARTICULO 3:Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas

   • Tablas de retencion aprobada, velar por la conformaciòn, organizaciòn, preservacion y control de los archivos.

5. ARTICULO 4: Criterios para la organización de archivos de gestión

   • Organizacion de los archivos, tabla de retencion aprobada.
   • Reflejar series y subseries.
   • Conformaciòn de expedientes que evidencien el desarrollo de tramites.
   • Doc. de las series, subseries deben estar foliados.
   • Identificaciòn de la carpeta que permita la ubicaciòn de:
     • Fondo
     • Seccion
     • Subseccion
     • Series
     • Subseries
     • Num. de expediente
     • Num. de folios y fechas extremas.
   • Identificaciòn de la caja:
     • Codigo de la dependencia
     • Fondo
     • Seccion
     • Legajos

6. ARTICULO 8:

   • El presente acuerdo rige apartir de la fecha de su expediciòn.

7. ARTICULO 7:Inventario documental.

   • Administracion publica adopta el formato unico de inventario, junto con su instructivo.
     • Entidad remitente.
     • Entidad productora.
     • Unidad administrativa.
     • Oficina productora.
     • Hoja numero.
     • Codigo.
     • Fechas extremas
     • Unidad de conservaciòn.
     • Soporte.
     • Frecuencia de consulta.
     • Elaborado por.
     • Entregado por.
     • Recibido por.

8. ARTICULO 6:Préstamo de documentos para trámites internos.

   • Para tramites internos , la productora debera llevar un registro de prestamo.

9. ARTICULO 5:Consulta de Documentos

   • Acceso a los Doc. cualquiera que sea su soporte copia o fotocopia deberan ser autorizadas por el jefe.

10. PARAGRAFO: En la tabla de retencion doc. puedes ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia

Imágenes y archivos del mapa