METODOLOGIA ACUERDO 004 DE 2013

METODOLOGIA ACUERDO 004 DE 2013

1. Recopilar la información institucional, manuales de funciones y procedimientos, organigramas y normas de archivo de la entidad.

   • Entrevistar a los productores de los documentos para identificar los documentos que produce cada dependencia en su estado natural.
     • Analizar la producción y trámite documental de cada dependencia.
       • Identificar y definir las unidades documentales de cada dependencia.
         • Establecer los flujos documentales de cada oficina.
           • Conformar las series y subseries documentales con sus correspondientes tipos documentales.
             • Identificar los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales
               • Codificar las subseries y subseries documentales, según la metodología establecida por la entidad.
                 • Establecer en años, los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries, en cada fase de archivo: gestión, central e histórico
                   • Establecer la disposición final de los documentos (conservación total, selección, eliminación, digitalización y/o microfilmación), teniendo en cuenta las normas internas o externas que regulan la producción, la frecuencia de consulta, el uso, entre otros factores.
                     • Establecer procedimientos para aplicar la disposición final (por ejemplo: porcentaje de la selección y características de la muestra a seleccionar).
                       • Elaborar la propuesta de Tabla de Retención Documental para cada oficina.
                         • Presentar propuesta de TRD a cada dependencia para su revisión y aprobación.
                           • Realizar correcciones, de acuerdo con las recomendaciones y sugerencias presentadas por los productores de los documentos.
                             • Preparar la introducción y anexos para presentación de propuesta de TRD ante el Comité de Archivo de la entidad.
                               • Aprobar propuesta de TRD
                                 • Remitir TRD para revisión y aprobación del Archivo General de la Nación (AGN)
                                   • Realizar ajustes sugeridos por el Archivo General de la Nación (AGN).
                                     • Expedir acuerdo de aprobación de TRD
                                       • Expedir resolución de adopción de TRD aprobada por el Archivo General de la Nación
                                         • Remitir TRD aprobada a cada una de las dependencias de la entidad.
                                           • Realizar cursos de capacitación y sensibilización sobre la forma como se deben organizar los archivos de gestión, teniendo en cuenta las TRD.
                                             • Actualizar TRD, de acuerdo con las modificaciones presentadas en la estructura orgánico-funcional, los procesos de la entidad, o atendiendo las sugerencias presentadas por las dependencias
                                               • Presentar propuesta de TRD ante el Comité de Archivo de la entidad.
                                                 • Aprobar propuesta de TRD
                                                   • Expedir resolución de adopción de actualización de TRD, en caso de que la modificación corresponda a cambios en la estructura orgánico funcional de la Entidad
                                                     • Enviar copia de la TRD actualizada y sus soportes, al Archivo General de la Nación, en caso de que la modificación corresponda a cambios en la estructura orgánico funcional de la Entidad.

Imágenes y archivos del mapa