El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero es que se debe evitar la información duplicada o los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

* Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

* Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.

* Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

* Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes".