elizabeth coronel
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GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

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elizabeth coronel
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GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Pregunta 1 de 100

1

La importancia de la Administración radica en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • - Hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna,
    busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una
    organización.

  • Seleccionar al Talento Humano, conforme a los perfiles y necesidades empresariales

  • -Dotar de recursos financieros a la entidad

  • Ninguno de los anteriores

Explicación

Pregunta 2 de 100

1

La Universalidad de la Administración como una característica de la misma, se refiere a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Tener características propias que le proporcionan carácter de específica

  • Se realiza en todo momento de la vida de una empresa, en mayor o menor grado
    intervienen los elementos administrativos.

  • Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades
    de la empresa o grupo social.

  • El fenómeno administrativo se da donde quiera que exista un organismo social, porque
    en él tiene que existir siempre coordinación sistemática de medios, es universal porque se
    puede aplicar en todo tipo de organismo social.

Explicación

Pregunta 3 de 100

1

- La Administración es aplicada en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Empresas pequeñas y grandes

  • Unidades productivas

  • Instituciones públicas y privadas

  • En todas las anteriores

Explicación

Pregunta 4 de 100

1

Señale los principios administrativos de Frederick Winslow Taylor ( 1856-1915):

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Disciplina

  • Planeación, preparación, control, ejecución

  • División del trabajo

  • - Unidad de Mando

Explicación

Pregunta 5 de 100

1

El principio de la División de Trabajo de la Administración de Henry Fayol, se refiere a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Los gerentes deben guiar para que se hagan las cosas

  • Los miembros de la organización tienen que respetar las reglas

  • Cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será la eficiencia para realizar su trabajo

  • Cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona

Explicación

Pregunta 6 de 100

1

La definición de Empresa en términos comerciales es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • - Conjunto de recursos que aportan a fortalecer la imagen corporativa

  • Razón social y recursos para la producción

  • Empresa es un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de
    forma planificada, dando satisfacción a unas demandas y deseos de clientes a través de la
    actividad económica.

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 7 de 100

1

- La misión de una empresa debe responder a

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • El origen del capital inicial

  • La razón de ser, objetivos, tácticas, estrategias y políticas de actuación

  • El número de integrantes

  • - Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 8 de 100

1

- La clasificación de las Empresas, se realiza de acuerdo a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Por el número de personas que las integran

  • Por la legislación que las rige

  • Por la función social que cumple

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 9 de 100

1

Las Empresas se clasifican en individuales o sociedades, de acuerdo a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • La legislación que las rige

  • El número de personas que las integran

  • Por su actividad fundamental

  • Por el volumen de operaciones

Explicación

Pregunta 10 de 100

1

- Las Empresas se clasifican por la Legislación que las rige en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Individuales o sociedades

  • Civiles, mercantiles

  • Pequeña, mediana y gran empresa

  • Públicas, privadas, mixtas y autónomas

Explicación

Pregunta 11 de 100

1

Las empresas se clasifican por la Acividad Fundamental que cumplen en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Civiles, mercantiles

  • Individuales o sociedades

  • Extractivas, agropecuarias, industriales, comerciales, de servicios, benéficas, entre otras

  • Pequeña, mediana y gran empresa

Explicación

Pregunta 12 de 100

1

- Las empresas se clasifican por la Función Social que cumplen en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Públicas, privadas, mixtas y autónomas

  • Extractivas, agropecuarias, industriales, comerciales, de servicios, benéficas, entre otras

  • Individuales o sociedades

  • Civiles, mercantiles

Explicación

Pregunta 13 de 100

1

Las empresas se clasifican por el Volumen de sus Operaciones en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Extractivas, agropecuarias, industriales, comerciales, de servicios, benéficas, entre otras

  • Individuales o sociedades

  • Civiles, mercantiles

  • Pequeña, mediana y gran empresa

Explicación

Pregunta 14 de 100

1

Los objetivos de la Empresas en el ámbito Económico-Empresarial son:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas

  • Mantener el capital a valor presente

  • Reinvertir en el crecimiento de la empresa

  • Todos los anteriores

Explicación

Pregunta 15 de 100

1

Uno de los objetivos de la Empresa en el ámbito de Operación, es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Mantener el capital a valor presente

  • Proporcionar empleo

  • Investigar las necesidades del mercado para crear nuevos productos y servicios
    competitivos

  • Sustituir importaciones y en algunos casos generar divisas y tecnología

Explicación

Pregunta 16 de 100

1

- Los objetivos de la Empresa en el ámbito Social, son:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Satisfacer las necesidades de los consumidores del mercado

  • Sustituir importaciones y en algunos casos generar divisas y tecnología

  • Proporcionar empleo

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 17 de 100

1

Los recursos materiales de la empresa, están constituidos por:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Fórmulas, patentes, marcas

  • Posibilidad de desarrollo

  • Materia prima: materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso,
    productos terminados

  • Dinero en efectivo

Explicación

Pregunta 18 de 100

1

Los recursos técnicos de la empresa, pueden ser:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Instalaciones, edificios, maquinaria, equipo, oficinas, terrenos

  • Aportaciones de socios, acciones

  • Fórmulas, patentes, marcas, sistemas de producción, de ventas, de finanzas

  • Ideas, imaginación, creatividad, habilidades

Explicación

Pregunta 19 de 100

1

- El Talento Humano es indispensable para cualquier grupo social o empresa, porque:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • De ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos, generan la
    posibilidad de desarrollo, ideas, imaginación, creatividad, habilidades, sentimientos,
    experiencias, conocimientos.

  • Sirven como herramientas o instrumentos auxiliares en la coordinación de otros recursos

  • Son bienes tangibles de la empresa para poder ofrecer sus servicios

  • Ninguno de los anteriores

Explicación

Pregunta 20 de 100

1

La comunicación puede definirse como:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Proceso de interacción social a través de símbolos y sistemas de mansajes que se
    producen como parte de la actividad humana.

  • Proceso humano de interacción de lenguajes que se encuentran más allá del traspaso de
    la información.

  • - Es más un hecho socio cultural que un proceso mecánico

  • Todos los anteriores

Explicación

Pregunta 21 de 100

1

- En los elementos o factores de la comunicación humana el Emisor es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Contenido de la información

  • Conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que se utiliza para
    transmitir el mensaje

  • Es el punto (persona, organización) que elige y selecciona los signos adecuados para
    transmitir su mensaje, es decir, los codifica para poder llevarlos de manera entendible al
    receptor.

  • Medio de comunicación entre el emisor y receptor

Explicación

Pregunta 22 de 100

1

En la redacción de comunicaciones se observan cualidades, como:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Puntualidad

  • Brevedad, claridad, precisión, coherencia

  • Calidad del Papel

  • Tecnología de punta

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 23 de 100

1

Selecciona la opción correcta de los menús desplegables para completar el texto.

Ejercicio de Precisión Semántica: Llene los espacios en blanco con sus
correspondientes vocablos, tomados de los que aparecen al pie del ejercicio:
No bebía licores, era……( abstemio, Estoico, forastero, terrateniente )
En materia de religión era un ………..( escéptico, albino, epígono, demagogo )
Se consideraba ciudadano del mundo, era un……..( cosmopolita, pródigo, misionero, abstemio )
Por su vestimenta y modales parecía un ………( palurdo, cosmopolita, sabihondo, anacoreta )
Presumía de sabio, sin serlo, era un ….( sabihondo, impúdico, palurdo, escéptico )
Vivía en soledad, entregado a la oración y meditación, era un ….( anacoreta, abúlico, usurero, . lacónico )
Era un hombre deshonesto e inmoral, era un……….. ( impúdico, ególatra, analfabeto, delincuente )
Era imperturbable ante el dolor, era …….( estoico, energúmeno, mesurado, ingenioso )
Era nuevo en la ciudad, era un …( forastero, Estoico, terrateniente, albino )
Gritaba y manoteaba como un ….( energúmeno, epígono, actuario, demagogo )
Poseía muchas tierras, era un ….( terrateniente, pródigo, misionero, abstemio )
Prestaba dinero con más interés que el debido, era un ….( usurero, cosmopolita, sabihondo, anacoreta )
Tenía la piel y los cabellos de color blancuzco, era un …..( albino, impúdico, palurdo, escéptico )
No sabía leer ni escribir, era un ……( analfabeto, abúlico, usurero, lacónico )
Era un hombre irresoluto, era un ….( abúlico, ególatra, analfabeto, delincuente )
Había cometido muchas fechorías, era un ………..( delincuente, energúmeno, mesurado, ingenioso )
Tan poseído de sí mismo estaba, que era un perfecto …( ególatra, Estoico, forastero, terrateniente )
Era muy breve y conciso al hablar, era un ……….( lacónico, albino, epígono, actuario )
Era entendido en cálculos de seguros, era un …( actuario, demagogo, pródigo, misionero )
Soñaba con ser un…..( epígono, abstemio, cosmopolita, sabihondo )…. de su mentor
Sólo se preocupaba de dar satisfacción al populacho ( plebe) era un……..( demagogo, anacoreta, impúdico, palurdo )
Discurría e inventaba con prontitud y facilidad, era …. ( Ingenioso, escéptico, abúlico, usurero )
Era siempre grave y compuesto en su actitud, era….( mesurado, lacónico, ególatra, analfabeto )
Difundía su religión entre los paganos, era un……( misionero, delincuente, energúmeno, mesurado )
Derrochaba sus bienes, era un …( pródigo, Estoico, forastero, terrateniente )

Explicación

Pregunta 24 de 100

1

La función del profesional en Secretariado en la actualidad ha cambiado
sustancialmente, debido a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Aplicación de alta tecnología

  • Valoración del aporte profesional en todas las áreas de servicio y producción

  • Capacidad de toma decisiones dentro del ámbito de su competencia

  • - Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 25 de 100

1

Las aptitudes del profesional en Secretariado Gerencial, están relacionadas a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • -Posición y sueldo en la empresa

  • - Recomendaciones y referencias personales

  • - Destrezas en la elaboración de la hoja de vida

  • -Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 26 de 100

1

La aptitud del profesional en Secretariado Gerencial, implica la competencia entre
otras, las siguientes áreas:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Redacción Comercial

  • Matemática Comercial

  • Organización de Oficina

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 27 de 100

1

La información es importante porque:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Permite intercambiar mensajes, actitudes y sentimientos

  • Es un recurso vital para las empresas

  • Sirve de base para la toma de decisiones

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 28 de 100

1

Las instituciones no pueden depender de la información “conservada” en la memoria
de los individuos, porque:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Incide un deficiente clima organizacional

  • Es necesario producir, enviar y conservar la información en algún medio, para que
    pueda servir de referencia futura

  • Cambio frecuente de directivos

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 29 de 100

1

Un documento es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • El que está reconocido legalmente

  • Cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios

  • Solamente las actas e informes

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 30 de 100

1

La administración de documentos es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades relacionadas a
    la creación de los documentos

  • Llevar un control adecuado de ingresos y préstamo de documentos

  • Consignar la rúbrica o sumilla para despacho

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 31 de 100

1

Por qué los documentos son necesarios para tomar decisiones y planificar el futuro:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • La información debe ser oportuna y completa para que se pueda proveer al menor costo posible y a tiempo a las personas que lo necesitan.

  • Están legalizados

  • Constituyen evidencias

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 32 de 100

1

Cuáles son los métodos para mantener los registros de documentos?

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Manuales y computarizados

  • Inductivo-deductivo

  • Analítico

  • Ninguno de los anteriores

Explicación

Pregunta 33 de 100

1

Los métodos manuales son:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Alfabético, por asunto, numérico, geográfico

  • Agrupamiento de documentos

  • Enviados, recibidos, varios

  • Ninguno de los anteriores

Explicación

Pregunta 34 de 100

1

La correspondencia, se refiere a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Conjunto de cartas, informes, solicitudes, memorandos, actas y otros mensajes escritos

  • Documentación que se envía

  • Documentación que se recibe

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 35 de 100

1

El sistema de archivo manual es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Arreglo sistemático de equipos y materiales que permiten la conservación de
    documentos de acuerdo a un plan establecido y procedimientos específicos

  • Colocar membretes en cada carpeta

  • Utilizar archivadores y estanterías

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 36 de 100

1

Señale el concepto de Archivo

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos los documentos
    pertenecientes a un individuo, firma o asunto.

  • Destreza para coleccionar los documentos

  • Llevar un registro de toda la información generada en la empresa

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 37 de 100

1

En un sistema de archivo manual, los expedientes se utilizan para:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Archivar memorandos, cartas, formularios, órdenes de compra, informes, entro otros
    documentos relativos a una persona, institución, asunto o negocio.

  • Archivar documentos en instituciones de salud

  • Archivar documentos en el área judicial

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 38 de 100

1

En el método de archivo computadorizado, el programa frecuentemente utilizado es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Base de datos

  • Excel

  • Word

  • - Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 39 de 100

1

De la clasificación de los documentos los documentos vitales, son:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Esenciales para la existencia de la organización, no deben destruirse mientras estén
    vigentes. Ejm.: títulos de propiedad, planos, contratos, testamentos, entre otros

  • Facilitan las operaciones diarias de la empresa. Ejm. Órdenes de compra, fracturas,
    cuentas por cobrar, inventarios.

  • Incluyen correspondencia general, memorandos, estados de cuenta bancarios. Su
    utilidad es temporera.

  • Incluyen información rutinaria como invitaciones, hojas de trámite, material
    publicitario. Se pueden destruir tan pronto como se tramitan.

Explicación

Pregunta 40 de 100

1

El ciclo de vida de un documento es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Creación- recibo, distribución, archivo, protección, localización, uso, transferencia y
    disposición o destrucción.

  • Uso, transferencia, creación-recibo, archivo, distribución, localización, protección,
    disposición o destrucción

  • Archivo, creación-recibo, transferencia, localización, distribución, localización, uso,
    disposición o destrucción

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 41 de 100

1

La creación o recibo de un documento es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Cuando en una institución se produce, se redacta, digita e imprime un documento, o se
    lo utiliza digitalizado por correo electrónico. Cuando se recibe un documento.

  • Cuando se distribuye el documento hasta hacerlo llegar a las personas que lo necesitan

  • Cuando se conservan y protegen en gabinetes de archivos o en bóvedas especiales

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 42 de 100

1

La correspondencia se clasifica en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Externa e Interna

  • Alfabética

  • Numérica

  • Geográfica

Explicación

Pregunta 43 de 100

1

La clasificación externa de la correspondencia, se refiere a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • La que se mantiene con instituciones fuera de la empresa

  • La que corresponde al archivo pasivo

  • La que corresponde al archivo administrativo

  • La que corresponde al archivo histórico

Explicación

Pregunta 44 de 100

1

La clasificación interna de la correspondencia, es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Aquella que se produce para distribución interna de la empresa, entre sucursales, sedes,
    departamentos, dependencias, incluyen memorandos, circulares, nóminas, entre otros.

  • La que se genera entre instituciones de la misma región geográfica

  • La que se distribuye a través de mensajes electrónicos

  • Ninguna de las anteriores.

Explicación

Pregunta 45 de 100

1

Selecciona la opción correcta de los menús desplegables para completar el texto.

Señale la rotulación, según el sistema de archivo que corresponda

Ejemplos de rotulación
Ecuador -Quito................................( Geográfico, Alfabético, Por Asuntos, Numérico )
Solicitudes de empleo...................( Por Asuntos, Geográfico, Numérico, Alfabético )
Martínez José Carlos ......................( Alfabético, Por Asuntos, Numérico, Geográfico )
581-92-7247.....................................( Numérico, Por Asuntos, Geográfico, Alfabético )

Explicación

Pregunta 46 de 100

1

Para seleccionar un sistema de archivo, se deben considerar los siguientes aspectos:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Que sea lo más estable posible

  • Que sea objetivo, es decir que no dependa de los criterios personales del archivero

  • Que se sustente en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos y del proceso administrativo del que son resultado

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 47 de 100

1

Las etapas del Archivo, son

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Archivo de gestión, intermedio, histórico

  • Alfabético

  • Geográfico

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 48 de 100

1

Según las etapas de archivo el de Gestión se refiere a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • La documentación en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente, se
    mantienen en la oficina. Tradicionalmente deben permanecer en esta fase, cinco años al
    menos

  • La documentación deja de tener valor de gestión, es un lugar parecido al administrativo,
    donde se depositan de manera masiva los documentos. Aquí se procede a la valoración,
    selección y expurgo. Está de 15 a 30 años.

  • Una vez que se valora culturalmente, se conserva en el archivo histórico a perpetuidad
    en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a generaciones futuras.

Explicación

Pregunta 49 de 100

1

- El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, debe ser aplicado
en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado que tengan
    participación del Estado, en los términos establecidos en los Art. 1 y 3 de la LOTAIP., y será
    aplicado en todas las unidades administrativas de servicios archivísticos existentes en cada una de
    dichas dependencias

  • Empresas de producción

  • Instituciones educativas a nivel superior

  • Empresas petroleras

Explicación

Pregunta 50 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP),
las Instituciones deberán contar con:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • La Unidad de Archivo Central, que dependerá de la Secretaría General o en su ausencia de la
    Dirección Administrativa y las Secretarías y Archivos de las unidades administrativas, dependerán
    jerárquicamente de los Directores o Jefes y funcionalmente para la aplicación del sistema, de la
    Unidad de Archivo Central, con el que mantendrán coordinación permanente.

  • Un delegado de la autoridad para organizar el archivo

  • Una comisión para organizar el archivo

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 51 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP),
entre las funciones de la Unidad de Archivo Central (AAC), tenemos las siguientes:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel institucional, que permitan la
    planificación, organización, control, supervisión y coordinación con las demás unidades
    administrativas de la institución.

  • Asignar funciones al personal que integra el Area de Archivo Central

  • Supervisar el cumplimiento del sistema de administración documental y archivos

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 52 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP),
las Categorías de Archivos en el país se clasifican en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Archivo Activo, Archivo Intermedio y Archivo Histórico

  • Archivo Inactivo

  • Archivo cronológico

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 53 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), el
Archivo Intermedio se refiere a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Series documentales transferidas por los Archivos Centrales de las instituciones de servicio
    público, permanece en éste hasta que prescriban sus valores administrativos

  • Documentación producto de la actividad institucional, documentación que es sometida a
    continua utilización y consulta.

  • Documentación con valores históricos y culturales, custodio del Patrimonio Documental

  • Ninguno de los anteriores

Explicación

Pregunta 54 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), la
Gestión Documental es:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • El inicio de la Gestión Institucional que establece los procedimientos de Entrada, Proceso,
    Salida y Retroalimentación de la Información.

  • Recibir los documentos

  • Redactar la contestación a las comunicaciones

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 55 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), la
calificación de las comunicaciones recibidas consiste en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Determinar si son de carácter oficial o personal

  • Analizar el remitente

  • Determinar lugar de procedencia

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 56 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP),
los documentos se califican como oficiales cuando:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • En el sobre consta el nombre y cargo del funcionario

  • Cuando en el sobre consta el nombre de la persona a quien va dirigido y la institución donde
    labora (el nombre de la institución se entiende como referencia de dirección)

  • Cuando en el sobre consta impresa la leyenda “Personal”

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 57 de 100

1

- Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), la
apertura y sello se refiere a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Todas las comunicaciones recibidas y calificadas como oficiales, serán abiertas y revisadas por
    el responsable designado para esta labor, quien determinará si el documento cumple con los
    requisitos establecidos por la institución, de acuerdo al tipo de trámite, igualmente verificará si el
    documento tiene la firma de responsabilidad, dirección para la respuesta, existencia de anexos,
    fechas, entre otros.

  • Acto jurídico y administrativo que responsabiliza a la institución en el cumplimiento eficiente
    de un trámite.

  • Garantiza al usuario el control y seguimiento de la documentación recibida.

  • Todos los anteriores

Explicación

Pregunta 58 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP),
en el Proceso de la Gestión del Documento, se observarán los siguientes principios básicos:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • La Unidad Administrativa debe tener constancia de su creación y definido su nivel jerárquico y
    funcional en la Estructura Institucional y responsable que la dirija.

  • La instancia responsable de la recepción, secuencia del registro, seguimiento y tenencia de los
    documentos son las Secretarias a nivel de Unidad Administrativa

  • Registrar la secuencia de gestión

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 59 de 100

1

- Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP),
para la elaboración de respuestas, se observará:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • - Que toda respuesta oficial al igual que los anexos, llevarán en las copias y al pie del documento
    la sumilla y firma de responsabilidad de los funcionarios que intervienen en la elaboración.

  • Que exista el debido respaldo para los argumentos constantes en el documento

  • Que esté debidamente legalizado

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 60 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP), el
control y despacho de los documentos es responsabilidad de:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • La Unidad de Archivo Central

  • Unidades Administrativas

  • Unidad de Trámite

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 61 de 100

1

Los archivos se organizan de acuerdo a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Importancia de la calidad.

  • La estructura que generan los documentos.

  • Clasificación de la información

Explicación

Pregunta 62 de 100

1

La organización de archivos está enfocada a:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Colocar cada documento en su archivo

  • Clasificar los documentos respetando el orden cronológico, numérico y alfabético.

  • Que los archivos de oficina se ordenan.

Explicación

Pregunta 63 de 100

1

La carpeta o folder se codifica y etiqueta tomando la base de la procedencia del archivo, en el
siguiente orden:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Documento que inicia el Trámite

  • Toda la documentación que se genera en el proceso

  • Nombre de Fondo Documental (Nombre de la Institución)

  • Ninguna de ellos

Explicación

Pregunta 64 de 100

1

Los archivos Auxiliares se constituyen con copias y estos se organizan de forma:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Numérica

  • Cronológica o alfabética a nivel orgánico estructural

  • Todas las anteriores

Explicación

Pregunta 65 de 100

1

La ubicación, ventilación e iluminación son

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Norma de Seguridad

  • Condiciones de archivador

  • Condiciones del sitio del archivo

Explicación

Pregunta 66 de 100

1

Los documentos que se consultan con poca frecuencia se guardan en el archivo.

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Centralizado

  • Gestión

  • Histórico

Explicación

Pregunta 67 de 100

1

-Para lo difusión información se realiza los siguientes pasos:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Unidad de responsabilidad

  • Descripción a la información

  • Frecuencia de emisión

  • Acceso

  • Todos

Explicación

Pregunta 68 de 100

1

- ¿Cuál es el primer archivo en el que ingresa un documento administrativo

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • En el archivo general

  • En el archivo de gestión

  • En el archivo intermedio

  • En el archivo primario

Explicación

Pregunta 69 de 100

1

- ¿Son de libre consulta los archivos de gestión?:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • No, salvo causas de fuerza mayor

  • No

  • Sí, salvo causas de fuerza mayor

Explicación

Pregunta 70 de 100

1

Las expresiones gráficas o sonoras, ¿tienen la consideración de documento?:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • No, nunca

  • Sí, si están recogidas en cualquier tipo de soporte material

  • Sólo los ejemplares no originales de ediciones

  • Sí, siempre que no estén en soporte informático

Explicación

Pregunta 71 de 100

1

Todo documento del archivo de una Entidad Local, ¿es un documento administrativo?

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • No

  • Sólo los que tienen valor histórico

  • Solo los que tienen vigencia jurídica

Explicación

Pregunta 72 de 100

1

Los documentos que emplean la imagen fija para representar la información se
denominan:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Audiovisuales

  • Fotográficos

  • Textuales

  • Electrónicos

Explicación

Pregunta 73 de 100

1

Señale la opción más correcta: En el análisis documental se utilizan técnicas como

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • La catalogación

  • La indización

  • La clasificación

  • Todas son correctas

Explicación

Pregunta 74 de 100

1

Son características que constituyen el concepto de archivo

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Es un conjunto de documentos

  • Se forma mediante el ejercicio de la actividad propia de una entidad

  • Es un conjunto orgánico

  • Todas son ciertas

Explicación

Pregunta 75 de 100

1

De las siguientes, ¿cuál no es un sistema de ordenación de la documentación?:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Numérica

  • Cronológica

  • Sistemática

  • Alfabética

Explicación

Pregunta 76 de 100

1

Cuando los documentos se ordenan en las carpetas de forma que el documento más
antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior, estaremos ante un
orden:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Alfabético

  • Cronológico

  • Temporal

  • Todas son falsas

Explicación

Pregunta 77 de 100

1

Los archivos judiciales se encuadran dentro de:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Los archivos públicos

  • Los archivos singulares

  • Los archivos históricos

  • Todas son ciertas

Explicación

Pregunta 78 de 100

1

- A la forma de presentar el documento, el tamaño y las dimensiones, se le denomina:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Formato

  • Forma

  • Tipo

  • Estructura

Explicación

Pregunta 79 de 100

1

- Son formas que puede revestir un documento, las siguientes:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Original

  • Copia

  • Borrador

  • Todas son ciertas

Explicación

Pregunta 80 de 100

1

El conjunto ordenado de documentos que sirve como antecedente y fundamento para la
resolución administrativa se denomina:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Expediente Administrativo

  • Acto administrativo

  • Documento administrativo

  • Procedimiento Administrativo

Explicación

Pregunta 81 de 100

1

El certificado es un escrito que

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Solicita el cumplimiento de los derechos cívicos

  • Invita a asistir a actos protocolarios

  • Justifica o da fe de un hecho o situación

  • Ninguna de las anteriores respuestas es correcta

Explicación

Pregunta 82 de 100

1

El saludo es una comunicación breve que consta de:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Registro de entrada, asunto y firma

  • Encabezamiento, cuerpo y pie

  • Firma, asunto y fecha

  • Ninguna de las respuestas es correcta

Explicación

Pregunta 83 de 100

1

Ordena, de mayor a menor, los siguientes tipos de agrupaciones documentales:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Serie, sección, subsección y fondo documental

  • Sub serie, serie, sección, fondo documental y unidad documental

  • Fondo documental, pieza documental o unidad archivística, sección, subsección
    y serie

  • Ninguna de las respuestas anteriores es correcta

Explicación

Pregunta 84 de 100

1

Las funciones básicas del archivo son:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Conservar documentos

  • Recibir, conservar y servir documentos

  • Evitar la dispersión de los documentos y su acceso por parte de terceros

  • Ninguna de las anteriores respuestas es correcta

Explicación

Pregunta 85 de 100

1

En relación con la materia que regulan, los reglamentos locales pueden ser:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Económicos, organizativos o ejecutivos

  • Administrativos o ejecutivos

  • De tantos tipos como materias

  • Ninguna de las alternativas anteriores es correcta

Explicación

Pregunta 86 de 100

1

No es un documento que la Administración dirige a los ciudadanos:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • El oficio

  • La carta

  • El recibo

  • La notificación

Explicación

Pregunta 87 de 100

1

- Los reglamentos "praeter legem" son los:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Independientes

  • Ejecutivos

  • Ninguno de los anteriores

  • Todas son correctas

Explicación

Pregunta 88 de 100

1

¿Cuál de los siguientes documentos contiene una determinada actuación material?

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Un acta

  • Un certificado

  • Una diligencia

  • Todas son correctas

Explicación

Pregunta 89 de 100

1

Los reglamentos pueden ser:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • - Nulos y anulables

  • - Nulos solamente

  • - Anulables solamente

  • - Todas son correctas

Explicación

Pregunta 90 de 100

1

¿Qué documentos son de libre consulta?:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Todos los que se haya en poder de la Administración.

  • Los documentos de archivos de gestión, previo pago de las exacciones establecidas.

  • Los documentos de archivos históricos.

  • Ninguna es correcta

Explicación

Pregunta 91 de 100

1

¿Cuánto tiempo permanecerán en los Archivos de Oficina los documentos de Archivo
generados por las diferentes unidades administrativas?:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • La permanencia en ellos no será, en ningún caso, superior a cinco años

  • La permanencia en ellos no será superior a cinco años, salvo excepciones razonadas.

  • Sólo permanecerán en ellos en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente.

  • La permanencia en ellos no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo
    excepciones razonadas y excluida la documentación de apoyo informativo

Explicación

Pregunta 92 de 100

1

Los documentos se conservan en el Archivo General hasta que cumplan:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • 15 años desde la fecha en que fueron extendidos

  • 20 años desde la fecha en que fueron extendidos

  • 25 años desde la fecha en que fueron extendidos

  • Ninguna es correcta

Explicación

Pregunta 93 de 100

1

Selecciona la opción correcta de los menús desplegables para completar el texto.

- Una con lineas correctamente los siguientes conceptos.

( Temperatura, Humedad, Polvo, Ventilación, Equipos para archivos, Equipos para planos, Mapas u otros )
Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede
Disponerse de aire acondicionado o correntes provocadas
( Humedad, Equipos para planos, Mapas u otros simil, Equipos para archivos, Ventilación, Polvo, Temperatura )
Se recomienda utilizar archivadores, armarios o estanterías
Metálicas. Los documentos del Archivo Pasivo deben ser
Protegidos en cajas especiales de retención
( Polvo, Equipos para archivos, Equipos para planos, Humedad, Temperatura, Ventilación )
Debe efectuarse una limpieza permanente de los documentos
con aspiradora, nunca con paño húmedo ni plumero, además
será preferible acondicionar filtros por donde ingresa el aire.
( Ventilación, Equipos para archivos, Equipos para planos, Temperatura, Humedad, Polvo )
Existen equipos llamados Planotecas o Mapotecas metálicos
que sirven para guardarlo en forma horizontal o vertical,
aquellos documentos considerados de alta importancia
cubrirlos en su totalidad con papel pelón de aprox.60 gr
( Equipos para archivos, Temperatura, Humedad, Polvo, Equipos para planos, Ventilación )
La temperatura óptima debe oscilar de 18 a 22 grados
centígrados, en ningun momento deberea sobrepasar esta
temperatura.
( Equipos para planos, Humedad, Polvo, Ventilación, Equipos para archivos, Temperatura ) Mapas u otros similiares
Los documentos pueden perjudicarse tanto por exceso como
por defecto por lo que la medida de humedad debe estar
entre 45 y 55 por ciento.

Explicación

Pregunta 94 de 100

1

El área fisica de los archivos se da por :

El peso por metro lineal de documento es de ….. a …. kilogramos, la altura estará en un máximo
de …. metros, la superficie de un deposito de Archivo puede ser de máximo ……….. metros
cuadrados.

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • 60 a 70; 1.50 m. ; 300 m2

  • 60 a 75; 2,20 m.; 250 m2

  • 50 a 60; 2,20 m.; 200m2

Explicación

Pregunta 95 de 100

1

Los equipos para archivos se:

Recomienda utilizar archivadores, armarios o ……….............Los documentos del archivo pasivo
deben ser protegidos en ………………………………....?

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Estanterías metálicas

  • Estanterías metálicas, cajas especiales

  • Cajas especiales de retención

Explicación

Pregunta 96 de 100

1

Ordene secuencialmente
a) Nombre del expediente (agrupamiento de docmuentos realcionados entre sí)
b) Nombre del fondo Documental (Nombre de la Institución)
c) Nombre de la Serie Documental Aagrupamiento de expedientes similares)
d) Nombre de la Seccion Documental (Nombre de la Unidad Administrativa)

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • a-b-d-c

  • b-d-c-a

  • c-d-a-b

  • a-c-b-d

Explicación

Pregunta 97 de 100

1

Selecciona la opción correcta de los menús desplegables para completar el texto.

Una con líneas el área física de los archivos.
1) ( Ventilación, Humedad, Polvo )
a) Debe efectuarse una limpieza permanente de los documentos
con aspiradora nunca con paño húmedo ni plumero, además sería
preferible acondicionar filtros por donde ingresa el aire.
2) ( Humedad, Ventilación, Polvo )
b) Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede disponer
de aire acondicionado o corrientes provocados.
3) ( Polvo, Humedad, Ventilación )
c) Los documentos pueden perjudicarse tanto por exceso como
por efecto por lo que la medida de humedad debe estar entre 45 y
55 por ciento.

Explicación

Pregunta 98 de 100

1

Las etapas del Archivo, son

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Archivo de gestión, intermedio, histórico

  • Alfabético

  • Geográfico

  • Ninguna de las anteriores

Explicación

Pregunta 99 de 100

1

- El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, debe ser aplicado
en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado que tengan
    participación del Estado, en los términos establecidos en los Art. 1 y 3 de la LOTAIP., y será
    aplicado en todas las unidades administrativas de servicios archivísticos existentes en cada una de
    dichas dependencias.

  • Empresas de producción

  • Instituciones educativas a nivel superior

  • Empresas petroleras

Explicación

Pregunta 100 de 100

1

Según el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos (LOTAIP),
las Categorías de Archivos en el país se clasifican en:

Selecciona una de las siguientes respuestas posibles:

  • Archivo Activo, Archivo Intermedio y Archivo Histórico

  • Archivo Inactivo

  • Archivo cronológico

  • Todas las anteriores

Explicación