Capítulo II. Definición de Porcesos Técnicos Archiv.

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CAPÍTULO II

DEFINICIÓN DE

LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS.

Para establecer criterios de

administración de archivos, es importante interpretar sus procesos, desde que

se crea un documento hasta que se destruye o por su valor histórico se conserva

permanentemente.

2.1 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los

documentos nos ayuda a identificar sus características y evolución de los

mismos, se divide en tres fases: fase activa, semi-activa e inactiva; mismas

que hacen relevancia, sobre los diferentes procesos y tiempos que deberán de

establecerse en los diferentes archivos: (trámite, concentración e histórico).

2.2

FASE ACTIVA

Es la primera edad del

documento y se refiere exclusivamente al período que inicia al ser generado

para cumplir con ciertos fines administrativos, propiciando la gestión o

conclusión de los asuntos y su consulta es constante. El concepto del ciclo

vital de los documentos, ha sido en la administración uno de los principales

elementos que ha dado la archivística contemporánea creando una visión

diferente. (11)

2.3 FASE SEMIACTIVA

Es la segunda edad de los

documentos e índica que estos han concluido con los trámites formales de los

que son producto y que han dejado de tener utilidad inmediata para la

institución que los produjo, pero en prevención de los derechos y obligaciones

que diversas disposiciones fijan, deben conservarse por cierto tiempo que se

establecerá en el catálogo de disposición documental (ver anexos 4 y 5), aplicado

a los diferentes procesos técnicos archivísticos (expurgo, depuración,

valoración, integración, inventarios etc.). (12)

La característica esencial en

esta etapa, los documentos deben ser sujetos a un proceso de valoración

cuidadosa, que precise los períodos de tiempo durante los cuales deberán de ser

conservados y custodiados en el archivo de concentración conforme a su

clasificación, vigilando el tiempo de vigencia para su posterior análisis y

valoración y en su caso eliminarlos o transferirlos al archivo histórico. (13)

2.4 FASE INACTIVA

Es la tercera y última etapa

del ciclo vital del documento, se presenta cuando éstos han cumplido con una

serie de procedimientos derivados tanto de las gestiones administrativas de que

son producto, como de los controles que desde un punto de vista archivístico

deben conservarse precaucionalmente para proceder a su selección o eliminación

según el valor y/o utilidad que éstos tengan para la institución.

En esta fase, conforme al

valor de carácter permanente de los documentos, serán conservados en el archivo

histórico y una vez organizados, se implementarán los sistemas de difusión

(ópticos y electrónicos), para estimular su uso e investigación. (14)

2.5 CONCEPTO DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL

Es el proceso de análisis

documental, cuyo fin es establecer los criterios para proceder a transferir o dar de baja los documentos.

Esta técnica, es una de las más

importantes y la efectuará personal con conocimiento de las atribuciones de la

organización institucional y de los diferentes tipos o clasificación de

documentos que en esta se generan; así como, un amplió criterio de análisis,

con la finalidad de que este determine el momento de proceder con la baja de documentos que ya cumplieron con su objetivo o

transferirlos por su valor al archivo histórico.

2.6 CONCEPTO DE EXPURGO

DOCUMENTAL

Es una técnica de la archivología, la cual nos ayuda a eliminar del expediente los documentos sin

ninguna relevancia o repetidos previo a su transferencia al archivo de concentración. Con este procedimiento se

evitará que se acumulen documentos sin valor, (copias simples, fotocopias, al

carbón, documentos ilegibles o repetidos), esta técnica se puede llevar a cabo

inclusive en el archivo de trámite ayudando así a disminuir parte del gran

volumen documental. (16)

2.7 CONCEPTO DE DEPURACIÓN

DOCUMENTAL

Es una técnica de la archivología que tiene como objetivo la eliminación de expedientes que hayan

cumplido con su vigencia precaucional, con apoyo de la información

contenida en el catálogo de disposición documental, esta actividad tendrá que

ser realizada por personal con capacidad de análisis y con conocimiento de las

funciones de las diferentes unidades y establecimientos, que integran la

Institución. (17)

Cabe mencionar que el inventario resultante de esta actividad,

se remitirá para ser analizado por la

Coordinadora de Archivos (Dirección de Archivo General),

quien gestionará ante el Archivo General de la Nación,

la procedencia del destino final, tanto de los documentos sin valor, como los considerados para su conservación permanente como acervo

histórico esta actividad es realiza exclusivamente

en el archivo de concentración) (18)

2.8 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Es la técnica de la archivología, que determina previa autorización, la acción del préstamo de los

expedientes o documentos; para lo cual, se tendrá que considerar diferentes aspectos

de acceso para su exhibición, reproducción, investigación o consulta; para

ello, se tendrá que elaborar una cédula de préstamo que

contendrá los siguientes datos: (19) (ver anexo 6)

- Nombre de la dirección solicitante.

- Grado, cargo, nombre, sello y firma

del que autorizó.

- Grado, nombre y firma del que entrega

y recibe.

- Fecha de entrega y devolución

- Números de fojas que contiene el

expediente.

Es importante que antes de facilitar un expediente, se

tomen medidas como son:

- Expurgar.

- Foliar y

- Coser.

La carátula de los

expedientes deberá contener una advertencia, especificando que

son propiedad de la Nación y están a cargo y responsabilidad del Archivo que

los guarda y custodia y será castigado con la pena de dos años de acuerdo al Código de Justicia Militar vigente Artículo 343

Fracción VI: “El que fotocopie sin autorización, haga anotaciones, sustraiga

dolosamente, oculte o destruya expedientes, documentos o parte de ellos,

correspondientes a oficinas militares; así como, en lo que hace referencia la

ley de responsabilidad administrativa de los servidores públicos, en el

artículo 8 fracción IV: custodiar y cuidar la documentación que por razón de su

empleo, cargo o comisión que tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción,

ocultamiento o inutilización indebidos”.

2.9 CONSULTA DE DOCUMENTOS

El objeto principal de cualquier archivo,

es el de brindar la información

documental en el momento oportuno cuando se solicite; se recomienda para

tal fin, aplicar un sistema de digitalización,

tal es el caso de los acervos históricos, que

por su estado de conservación no se deberá tener acceso directo a este

material; para esto, nos auxiliaremos de la tecnología para prolongar la vida

útil de los documentos. (20)

2.10 PROCESO

ADMINISTRATIVO APLICADO EN LA ARCHIVONOMIA

A) PLANEACIÓN

1) IDENTIFICACIÓN

TEMÁTICA DE EXPEDIENTES Y QUIEN LOS ORIGINA.

En el primer paso del proceso

administrativo, es primordial que al generar la documentación se separe de

acuerdo a la temática que trate, facilitando su clasificación; así como su

ubicación.

2) PROGRAMA DEL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

Planea y establece el tiempo de guarda

de la diversa documentación y la identificación de valores documentales

(administrativo, legal, contable y fiscal), para su depuración o posible transferencia

a la siguiente fase del archivo.

3) RESPONSABILIDAD

Y FUNDAMENTO LEGAL.

Es responsabilidad de cada persona al

frente de un archivo, coordinar y establecer tiempo de vigencia y guarda

documental y así como el manejo y manipulación de la información de acuerdo a

leyes y reglamentos vigentes que así lo establecen.

B) ORGANIZAR

1) Una vez identificada la

documentación por temas, es preciso establecer su

ubicación y localización aplicando técnicas de

organización, como la alfabética, numérica,

cromático, topográfica o por asunto.

2) DIFERENTES

FASES DEL ARCHIVO.

Para programar la guarda y custodia de

la documentación en cada etapa del archivo, es necesario conocer que tiempo establece la Ley para la diversa documentación conforme a su clasificación (reservada, confidencial y

pública).

3) BASE

LEGAL

Establece las sanciones

a quien haga uso incorrecto de la información

documental (fotocopie y consulte sin autorización, sustraiga, destruya o

altere); así mismo, nos indica si la documentación es pública,

reservada, confidencial y sus vigencias correspondientes.

C) INTEGRAR

1) INCORPORAR PERSONAS

CAPACITADAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO.

Es recomendable que el personal que se

comisione en las actividades de archivonomía, cuente con el perfil mínimo

necesario para que desarrolle sus funciones con calidad y eficiencia por la

relevancia del manejo de la información contenida en los archivos.

2) ORIENTAR, ADIESTRAR

Y DESARROLLAR MEDIANTE LA INSTRUCCIÓN Y LA PRÁCTICA LOS CONOCIMIENTOS,

APTITUDES Y HABILIDADES DEL PERSONAL EN LA MATERIA.

Impartir capacitación al personal que

desempeña actividades inherentes y fomentar la importancia y responsabilidad

que implica la identificación, organización, control y custodia de la documentación.

D) DIRIGIR

1) DELEGAR, MOTIVAR,

COORDINAR Y MANEJAR LOS CAMBIOS DE INNOVACIÓN EN EL LOGRO DE METAS.

Delegar responsabilidades a la persona

más capacitada con conocimientos y experiencia para estar en posibilidad de

innovar procedimientos para una mejora constante y facilitar el desarrollo de

los diversos procesos técnicos de la archivología.

E) CONTROLAR

1) ASEGURAR QUE

LOS PROCESOS SE CUMPLAN CON LOS OBJETIVOS CONFORME A LOS LINEAMIENTOS

ARCHIVÍSTICOS.

Controlar el proceso de la organización

en el logro de los objetivos para la prevención oportuna de los problemas que

se presenten en los archivos como son las transferencias, bajas,