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Archivos
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Preguntas del test (50)
1Establecer criterios específicos para la organización, administración y conservación de archivos que generan las unidades administrativas productoras de expedientes de archivo y de documentos de comprobación administrativa del IMSS en el ejercicio de sus funciones o atribuciones; coadyuvando con la efectiva rendición de cuentas, la transparencia y el acceso a la información.
- ADefinición
- BÁmbito de aplicación
- CResponsables de la aplicación de la norma
- DObjetivo
2Modernización y Competitividad de las unidades administrativas productoras de expedientes de archivo.
- ADefinición
- BResponsables de la aplicación de la norma
- CObjetivo
- DÁmbito de aplicación
3Es de observancia obligatoria para todas las unidades administrativas productoras de expedientes de archivo y de documentos de comprobación administrativa en el IMSS.
- AObjetivo
- BDefinición
- CÁmbito de aplicación
- DResponsables de la aplicación de la norma
4Órgano rector de la archivística a nivel nacional
- AArchivo
- BAGN
- CSistema institucional de archivos
- DResponsable de archivo de concentración (RAC)
5Refiere a las actividades tendientes de documentos de comprobación administrativa, con el fin de evitar su acumulación.
- AEnlace archivístico
- BVigencia documental
- CInventario de baja
- DEliminación
6Refiere a la aplicación práctica de la metodología que en términos de Ley debe organizarse, a partir de su generación y procesos subsecuentes hasta su destino final.
- ASistema institucional de archivos
- BAdministración de documentos
- CEnlace archivístico
- DInstrumentos de control y consulta archivística
7Figura designada por el Titular del órgano normativo u órgano de operación administrativa desconcentrada u órgano operativo, cuya responsabilidad principal es ser el interlocutor entre la División de Administración de Documentos y los responsables de archivo de trámite (RAT) y archivo de concentración de las Unidades Administrativas productoras de documentos con el fin de dar seguimiento integral al cumplimiento del trabajo.
- AEnlace archivístico
- BDocumento de archivo
- CExpediente
- DÁrea coordinadora de archivos
8Área administradora de los expedientes activos. Administra los expedientes de archivo en su etapa activa que son producidos como reflejo de sus atribuciones, sin embargo, en el contexto de su operación genera o recibe documentación de comprobación administrativa que su resguardo y destino final difiere del tratamiento aplicado a los expedientes de archivo, para lo cual el Titular de la Unidad Administrativa productora y el responsable de archivo, son responsables de vigilar el volumen acumulado y las acciones para su eliminación de conformidad a lo dictado por la normatividad y el AGN.
- AAdministración de documentos
- BCuadro general de clasificación archivística institucional
- CArchivo de trámite
- DResponsable de archivo de concentración (RAC)
9División de Administración de Documentos, de conformidad a la fracción VIII del art 4 de la Ley Federal de Archivos.
- AÁrea coordinadora de archivos
- BCuadro general de clasificación archivística institucional
- CConservación de los archivos
- DInstrumentos de control y consulta archivística
10Es el instrumento que ampara ante las instancias correspondientes el volumen documental susceptible.
- AVigencia documental
- BBaja documental
- CInventario de baja
- DClasificación archivística
11Cuyas funciones se vinculan con el responsable del archivo de trámite en la recepción de transferencias primarias, administración de documentación semiactiva, préstamo documental y la gestión de baja documental o transferencias secundarias de acuerdo a las necesidades de su Unidad Administrativa productora.
- AÁrea coordinadora de archivos
- BResponsable de archivo de concentración (RAC)
- CSistema institucional de archivos
- DAdministración de documentos
12Cada uno de los componentes que integran el proceso de organización de archivos a partir de la producción documental en las unidades de archivo de trámite, su resguardo temporal en el archivo de concentración, y su destino final con sus dos variantes: conservación permanente en el archivo histórico o su baja definitiva ante el AGN y SHCP.
- ASistema institucional de archivos
- BCuadro general de clasificación archivística institucional
- CAdministración de documentos
- DDocumento de comprobación administrativa inmediata
13Es el que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, y es creado, recibido, manejado o usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la Unidad Administrativa productora; que de acuerdo con su naturaleza se vinculan con los componentes establecidos en el CADIDO
- AResponsable de archivo de concentración (RAC)
- BSistema institucional de archivos
- CDocumento de archivo
- DVigencia documental
14Es el periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las normas jurídicas, técnicas o administrativas vigentes y aplicables y cuya consulta se define en el CADIDO.
- AArchivo histórico
- BVigencia documental
- CClasificación archivística
- DCuadro general de clasificación archivística institucional
15Refiere a las medidas preventivas y correctivas que deben adoptarse para la salvaguarda de los documentos en resguardo de los archivos institucionales.
- AEliminación
- BConservación de los archivos
- CBaja documental
- DVigencia documental
16Es el instrumento que integra y describe los expedientes en los archivos de trámite, concentración e histórico.
- AArchivo histórico
- BArchivo de trámite
- CInventario general de expedientes
- DCuadro general de clasificación archivística institucional
17Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional del IMSS, mediante la asignación de claves alfanuméricas que establecen categorías documentales.
- AClasificación archivística
- BInstrumentos de control y consulta archivística
- CSistema institucional de archivos
- DDocumento de comprobación administrativa inmediata
18Proceso que consiste en la eliminación de los documentos de archivo cuyas vigencias prescribieron, después de haber realizado la solicitud de baja y emitido el dictamen favorable del AGN o SHCP, según corresponda.
- AEliminación
- BInventario de baja
- CBaja documental
- DVigencia documental
19Cuadro general de clasificación archivística institucional, Catálogo de Disposición Documental, inventario general, inventario de transferencia primaria, inventario de transferencia secundaria e inventario de baja documental y Guía de Archivos.
- AInstrumentos de control y consulta archivística
- BCuadro general de clasificación archivística institucional
- CClasificación archivística
- DInventario general de expedientes
20Conjunto orgánico de documentos que se resguardan en un espacio ex profeso para su debida administración documental, considerando los principios de conservación, procedencia, integridad y disponibilidad.
- AInventario de transferencia primaria
- BAdministración de documentos
- CExpediente
- DArchivo
21Área administradora de la documentación que se encarga de organizar, conservar, describir y divulgar la memoria documental que es testimonio de la función y evolución del Instituto.
- AÁrea coordinadora de archivos
- BAdministración de documentos
- CArchivo histórico
- DSistema institucional de archivos
22Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones del IMSS, se le denomina instrumento técnico porque es una herramienta necesaria para llevar a cabo de manera profesional el proceso de clasificación archivística de cualquier fondo documental.
- AInventario de baja
- BInventario general de expedientes
- CInventario de transferencia primaria
- DCuadro general de clasificación archivística institucional
23Es el instrumento que formaliza el envío de expedientes al archivo de concentración para su resguardo temporal, siempre y cuando hayan prescrito su vigencia en los archivos de trámite.
- AInventario general de expedientes
- BInventario de transferencia primaria
- CEnlace archivístico
- DCuadro general de clasificación archivística institucional
24Se guarda en archivo de trámite es de un año, contado a partir del fin del ejercicio en que fue generado y no es susceptible de transferirlo al archivo de concentración; por consiguiente, no requiere del dictamen de destino final por parte del AGN ni es considerado en el ámbito de aplicación del CADIDO; su desincorporación requiere acompañamiento del OIC.
- ADocumento de comprobación administrativa inmediata
- BInventario de transferencia primaria
- CDocumento de archivo
- DSistema institucional de archivos
25Conjunto de documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente, relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite.
- AAdministración de documentos
- BPortfolio
- CÁrea coordinadora de archivos
- DExpediente
26• Es obligación de todos los servidores públicos del Instituto, custodiar la documentación que se encuentre bajo su resguardo debido a sus atribuciones y de conformidad con la presente norma y demás normatividad aplicable.
• En esta norma se establecen las obligaciones y responsabilidades que deberán cumplir los servidores públicos que participan en los procesos de administración de archivos del Instituto, como parte de la integración y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.
• La División de Administración de Documentos, se auxiliará de servidores públicos, a quienes se les denominarán Enlaces Archivísticos, así como de responsables de archivo de trámite, responsables de archivo de concentración delegacionales o de UMAE, responsable de archivo de concentración de Nivel Central, y responsable de archivo histórico.- AAdministración de documentos
- BÁrea coordinadora de archivos
- CResponsables de la aplicación de la norma
- DDisposiciones generales
27Fondo: Conjunto de documentos de archivo producidos por el Instituto Mexicano del Seguro Social. En el Instituto se cita como “Fondo: IMSS”.
Sección: Son las divisiones del fondo documental, con base a las atribuciones del Instituto, identificadas en el RIIMSS y funciones identificadas en Manuales de Organización.
• Secciones comunes: En esta estructura se identifican 12 secciones comunes establecidas actualmente por el Archivo General de la Nación para su aplicación en la Administración Pública Federal; con la salvedad de que la estructura se puede incrementar como reflejo de la evolución de la propia administración pública; es decir, corresponde a las funciones comunes de aplicación en la Administración Pública.- AAdministración de documentos
- BResponsable de archivo de concentración (RAC)
- CInstrumentos de control y consulta archivística
- DSistema institucional de archivos
28Gobierno
Prestaciones médicas
Incorporación y recaudación
Prestaciones en dinero
Prestaciones sociales- ASecciones Sustantivas
- BCuadro General de Clasificación Archivística Institucional
- CSecciones comunes
- DDisposiciones generales
29Legislación
Asuntos jurídicos
Programación, organización y presupuestación
Recursos humanos
Recursos financieros
Recursos materiales y obra pública
Servicios generales
Tecnologías y servicios de la información
Comunicación social
Control de actividades públicas
Planeación, información, evaluación y políticas
Transparencia y acceso a la información- ASecciones sustantivas
- BSecciones comunes
- CCuadro General de Clasificación Archivística Institucional
- DDisposiciones generales
30Instrumentos jurídicos consensuales (convenios,
bases de colaboración, acuerdos, etc.)
Sesiones de la Asamblea General
Sesiones del Consejo Técnico
Sesiones de la Comisión de Vigilancia
Sesiones del Consejo Consultivo Delegacional
Sesiones del Consejo Consultivo Delegacional- ACuadro General de Clasificación Archivística Institucional
- BSecciones comunes
- CDisposiciones generales
- DSecciones sustantivas
31Lo autoriza o dictamina el AGN y puede actualizarse periódicamente.
• La información plasmada en el CADIDO vigente es de aplicación obligatoria en los archivos institucionales.
• El CADIDO vigente se encuentra publicado en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia de la Plataforma Nacional de Transparencia y es de aplicación obligatoria en los archivos institucionales.
• Las series documentales producidas a partir de 2005 están sujetas a lo establecido en el CADIDO vigente.
• El CADIDO contiene un “Listado general de documentación de comprobación administrativa inmediata”, que identifica los documentos que sirvieron para la comprobación de actos administrativos inmediatos, puede estar relacionada con una serie documental pero no forman parte de ella- ADisposiciones generales
- BArchivo de Trámite. Área administradora de los expedientes activos
- CAdministración de archivos
- DCatálogo de Disposición Documental
32Proceso de
- AAdministración de documentos
- BÁrea coordinadora de archivos
- CDe la administración de la documentación activa
- DSistema institucional de archivos
33El Titular de la Unidad Administrativa productora y el responsable de archivo de trámite deben vigilar el volumen acumulado de documentación de comprobación administrativa inmediata y las acciones para su eliminación de conformidad a lo dictado por la normatividad en el material y el AGN.
- AIntegración del expediente de archivo
- BIdentificación y tratamiento de documentos de archivo y comprobación administrativa
- COrdenación del expediente
- DTransferencia primaria (solicitud y revisión)
34Se realiza de acuerdo con el Cuadro general de la institucional vigente en la institución apoyada por el SAD; siempre y cuando se registren los datos generales.
Todos los expedientes de archivo deben estar con su clave de clasificación respectiva.
El registro de archivo en el SAD-2 permite la generación de la portada y ceja del expediente de archivo de estos- AClasificación archivística, inventariado e identificación del expediente activo
- BPréstamo y consulta de expedientes de archivo activos
- C. Expurgo y foliado del expediente activo
- DOrdenación del expediente
35a) No existen antecedentes sobre el asunto o materia.
b) La acción corresponda a gestiones gubernamentales.
c) Se trate de programas o proyectos distintos.
d) El asunto, trámite o materia sea nuevo en el ejercicio.
Las Unidades Administrativas productoras son responsables del
registro de expedientes en el SAD-2.- AIntegración del expediente de archivo
- BOrdenación del expediente
- CApertura del expediente en archivo de trámite
- DClasificación archivística, inventariado e identificación del expediente activo
36Se refiere al retiro de documentos innecesarios en el expediente como borradores sin firma, copias o fotocopias.
El foliado refiere a la asignación de un número consecutivo en cada una de las hojas como medida de control en el expediente.
Los documentos que deriven del expurgo se pueden incluir en los programas de desincorporación programados para el área.- ATransferencia primaria (solicitud y revisión)
- BOrdenación del expediente
- CPréstamo y consulta de expedientes de archivo activos
- DExpurgo y foliado del expediente activo
37El cierre del expediente refiere a la conclusión del asunto, es decir, ya no se generan o integran más documentos al mismo.
Con el último documento integrado al expediente se registra la fecha de cierre de este en el SAD-2; a partir de esta fecha inicia el periodo de vigencia y conservación en archivo de trámite.- AClasificación archivística, inventariado e identificación del expediente activo
- BPlazos de conservación del expediente activo
- COrdenación del expediente
- DIntegración del expediente de archivo
38Se refiere al acomodo físico y cronológico de los documentos al interior del expediente.
Expediente de archivo se realiza de manera continua hasta que el asunto, programa, meta, tramite o actividad termina su proceso.
Expediente de archivo se debe realizar con documentos originales o en su caso, comprobatorios en copia y ordenarse de manera cronológica, por asunto, trámite o actividad.- AIdentificación y tratamiento de documentos de archivo y comprobación administrativa
- BOrdenación del expediente
- CIntegración del expediente de archivo
- DTransferencia primaria (solicitud y revisión)
39Se refiere al acomodo lógico de los expedientes físicos en el mobiliario correspondiente.
Cuando es registrado el expediente de archivo en el SAD-2, el sistema de manera simultánea adiciona el expediente en el inventario general y elabora su número clasificador, permitiendo con estos elementos ordenar bajo un esquema numérico los expedientes en su cajón, anaquel, o espacio asignado para la guarda de los expedientes.- AIntegración del expediente de archivo
- BClasificación archivística, inventariado e identificación del expediente activo
- CTransferencia primaria (solicitud y revisión
- DOrdenación del expediente
40Los expedientes activos que obran en los archivos de trámite deben de conservarse en apego a lo establecido en el CADIDO.
Cumplidas las actividades de revisión, cotejo y corrección, la Unidad Administrativa productora de la documentación remitirá al archivo de concentración correspondiente, mediante oficio el “Inventario de transferencia” (primaria) (Apéndice B), clave 19C4-009- 004.
El traslado de la documentación al archivo de concentración es responsabilidad del área que transfiere, para lo cual adoptaran las medidas de traslado con los medios internos disponibles o mediante solicitud de apoyo dirigida a la Jefatura de Correspondencia, dependiente de la Coordinación de Conservación y Servicios Generales.- ATransferencia primaria (solicitud y revisión)
- BOrdenación del expediente
- CExpurgo y foliado del expediente activo
- DPlazos de conservación del expediente activo
41Los expedientes prestados quedan bajo la responsabilidad del solicitante, quien deberá devolverlo de manera íntegra, al archivo de trámite en los plazos establecidos por cada unidad administrativa productora. Si lo requiere por más tiempo, el solicitante deberá llenar un nuevo formato de préstamo.
Al momento de la entrega o devolución del expediente, el responsable de archivo de trámite y el solicitante deben cotejar mediante el número de fojas de la
integridad de este.- AClasificación archivística, inventariado e identificación del expediente activo
- BPréstamo y consulta de expedientes de archivo activos
- CPlazos de conservación del expediente activo
- DTransferencia primaria (solicitud y revisión)
42-Es la herramienta informática de gestión y control que emplea el IMSS para la organización y conservación de documentos de archivo producidos por sus Unidades Administrativas productoras y que permite el cumplimiento normativo en la materia.
-Las claves de usuario y contraseña para el acceso, por conducto de los enlaces archivísticos para cada Unidad Administrativa productora de expedientes de archivo o su responsable de archivo de trámite designado.
-Contiene precargadas las secciones, series y subseries del CADIDO vigente; toda solicitud de adecuación en el módulo de catálogos se realizará previa aprobación del Área de archivo de trámite y Gestión Documental, adscrita a la División de Administración de Documentos.
-No elimina registros de expedientes, únicamente permite su cancelación y uso respectivo, siempre y cuando el periodo de la documentación corresponda al mismo ejercicio, considerando que este acto es responsabilidad de la Unidad Administrativa productora de los documentos.
-Para cualquier solicitud de migración, actualización, respaldo y recuperación de la información se realizará por medio de oficio dirigido al Coordinador de archivos especificando el requerimiento.- AProcesos de la administración de la documentación
- BCatálogo de Disposición Documental
- CInstrumentos de control y consulta archivística
- DSistema de Administración de Documentos
43A quien pertenece estas acciones
- ASistema de Administración de Documentos (SAD
- BArchivo de Trámite. Área administradora de los expedientes activos
- CArchivo de concentración. Área administradora de expedientes semiactivos
- DProceso de Administración de expedientes semiactivos
44-Los recursos materiales y técnicos destinados para el resguardo de la documentación semiactiva y su debida señalización de la ubicación topográfica de anaqueles, estantes, etc., a su cargo, así como la verificación de medidas tendientes a la seguridad y limpieza del mismo.
-Elaborar e implementar el calendario de caducidades que permitan a cada Unidad Administrativa productora la detección de expedientes que han prescrito en su vigencia.
-El personal adscrito a los archivos de concentración realizará las actividades de: integración y ordenación de la documentación recibida en los espacios físicos disponibles del archivo, conforme al control electrónico.
-Durante la recepción de la transferencia primaria se realiza la debida identificación de las cajas mediante el uso de rótulos.- AAdministración de expedientes semiactivos
- BPréstamo y consulta de expedientes del archivo de concentración
- CGestión de los trámites de baja documental ante las instancias correspondientes
- DTransferencia primaria (cotejo y formalización)
45Solicitado por las Unidades Administrativas productoras y otorgado por los responsables de archivo de concentración se realiza mediante el formato “Vale de préstamo de expedientes semiactivos”.
Únicamente se deben prestar los expedientes o legajos completos, evitando otorgar documentos sueltos del propio expediente.
En caso de existir una prórroga en el préstamo documental, la Unidad Administrativa productora solicitante debe notificar el hecho mediante oficio dirigido al responsable de archivo de concentración.- AAdministración de expedientes semiactivos
- BGestión de los trámites de baja documental ante las instancias correspondientes
- CTransferencia primaria (cotejo y formalización)
- DPréstamo y consulta de expedientes del archivo de concentración
46Las instancias responsables de la recepción y conservación de la documentación semiactiva en el Instituto serán los archivos de concentración, quienes recibirán de manera directa la documentación de los archivos de trámite, siempre y cuando haya cumplido su vigencia.
Los expedientes que se transfieran a los archivos de concentración tienen características como: vinculados a las series documentales del CADIDO vigente; no tengan asuntos abiertos o información clasificada como reservada; estén debidamente integrados, no deben remitirse documentos sueltos; haber cumplido su vigencia en archivo de trámite de conformidad al CADIDO; entre otras, mismas que debe verificar su responsable de archivo de trámite (RAT).
Los expedientes deben remitirse al archivo de concentración correspondiente, debidamente expurgados.
La apertura de cajas que contienen los documentos transferidos al archivo de concentración y el cotejo de expedientes debe realizarse en presencia de los representantes de la Unidad Administrativa productora de la documentación; mismos que acudirán a las instalaciones de dicho archivo.- AAdministración de expedientes semiactivos
- BTransferencia primaria (cotejo y formalización)
- CGestión de los trámites de baja documental ante las instancias correspondientes
- DPréstamo y consulta de expedientes del archivo de concentración
47Los responsables de los archivos de concentración vigilarán la prescripción de las vigencias documentales de los expedientes bajo su resguardo.
La responsabilidad del proceso de desincorporación o eliminación documental es del Titular de la Unidad Administrativa productora de la documentación.
En Nivel Central, el coordinador de archivos institucional, solicita el visto bueno de la baja documental a los titulares de las Unidades Administrativas productoras de la documentación que haya prescrito en su vigencia.
Inventario de baja documental”, “Declaratoria de prevaloración de archivos” “Ficha técnica de prevaloración de archivos”, así como lo concerniente al:
“Inventario de baja (contable)” para su gestión ante la SHCP.
Los espacios destinados para la guarda, custodia y conservación de los documentos contables originales, deben ser áreas debidamente iluminadas, ventiladas.
El inventario de baja de documentación contable original no podrá contener para su gestión ante la SHCP, documentación de carácter administrativo y/o copias de documentación contable- AAdministración de expedientes semiactivos
- BPréstamo y consulta de expedientes del archivo de concentración
- CGestión de los trámites de baja documental ante las instancias correspondientes
- DTransferencia primaria (cotejo y formalización)
48Se refiere al traslado controlado de expedientes con valor secundario (informativo, evidencial y/o testimonial) del archivo de concentración al archivo histórico, con el fin de llevar a cabo su guarda permanente como patrimonio documental del IMSS.
-Una “donación” es una cesión gratuita de la propiedad documental perteneciente a una persona física o moral.
-El archivo histórico es el responsable de coordinar el proceso de donación de los documentos que contengan valores históricos que se vinculen con el ámbito institucional y que sean entregados para su resguardo, conservación y difusión.
-Al archivo histórico deben cumplir entre otras, las siguientes especificaciones: debidamente inventariados, eliminar documentación repetida, estar integrados en orden cronológico y sin elementos que puedan generar un daño irreparable a los documentos como son: grapas, clips, broches- AElaboración de instrumentos de descripción (consulta)
- BTransferencia secundaria y donaciones
- CAtención a usuarios y difusión del archivo histórico institucional
49El archivo histórico debe adoptar las medidas para atender las solicitudes de los distintos usuarios que requieren la información de los documentos con valor histórico.
El archivo histórico llevará a cabo el registro de usuarios atendidos.
El archivo histórico debe implementar medidas tendientes a la seguridad de los soportes históricos bajo su resguardo.
El archivo histórico debe difundir el acervo con valor histórico, a través de visitas guiadas, elaboración de apoyos audiovisuales, publicaciones institucionales, exposiciones y
medios electrónicos, con el fin de dar a conocer la memoria institucional.- AElaboración de instrumentos de descripción (consulta)
- BTransferencia secundaria y donaciones
- CAtención a usuarios y difusión del archivo histórico institucional
50
El archivo histórico es responsable de la elaboración de los instrumentos de descripción que permitan el control del acervo institucional contribuyendo a su localización expedita y el apoyo a los usuarios en la consulta de la información.- AAtención a usuarios y difusión del archivo histórico institucional
- BTransferencia secundaria y donaciones
- CElaboración de instrumentos de descripción (consulta)
Información
- Descripción
- Test sobre Archivos , creado por Happy mind Healthy heart el 02/02/2022.
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- English
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