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Description
Flashcards by Majo Nieto, updated more than 1 year ago
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Created by Majo Nieto
about 9 years ago
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| Question | Answer |
| ACTIVIDAD NUMERO 1 | GESTIÓN DOCUMENTAL MARÍA JOSÉ PALACIOS NIETO |
| .¿Qué es una unidad de correspondencia? y cuál es la diferencia que hay entre archivo y la unidad de correspondencia? | • Es un espacio donde se reciben , clasifican , radican documentos se encarga de organizar y supervisar las actividades de recepción de la correspondencia en las diferentes áreas de la empresa . |
| Diferencia entre archivo y unidad de correspondencia | •ARCHIVO : Se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia •CORRESPONDENCIA : Se Encarga de recibir y enviar documentos de suma importancia alas distintas dependencias |
| ¿Porqué una institución debe implementar una unidad de correspondencia? | Es importante para Garantizar la entrega de la correspondencia de manera oportuna, rápida y eficaz con el fin de controlar la recepción, radicación u distribución de la misma en las diferentes dependencias de la institución |
| .¿Qué es un Manual de Correspondencia y cuales son sus componentes? | Es mediante el cual se definen las pautas de organización de archivos y correspondencia para las empresas. |
| componentes de un manual de correspondencia | INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí. |
| . OBJETIVOS: se resumen los fines que Sigue el manual | . ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones. |
| . ¿De que trata el considerando de l Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001)? | El considerando nombra la ley 80 de 1989 que se encarga de fijar políticas y reglamentos necesarios para la adecuada prestación de servicios que son ofrecidos por la correspondencia . |
| Algunos artículos importantes del considerando anterior | Artículo 4: Firmas responsables: cada entidad debe nombrar en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados |
| Articulo 9 | Conservación documental: Las entidades deben tener una adecuada conservación de su documentación. |
| ¿Que trata la Norma Técnica Colombiana GTC-185 ? | tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones . |
| incluye algunas normas | incluye algunas normas como lo son la NTC 1001-que se encarga de los papeles y los fotmatos , la NTC 1075.sobre la guia de enueracion la NTC 4456-sobre la presentacion de trabajos de grado, tesis o proyectos y la NTC 5613-es sobre las referencias bibliograficas . |
| . De acuerdo con la NTC 4436, que requisitos se deben tener en cuenta para la durabilidad de los documentos | DURABILIDAD: La capacidad del papel de resistir los efectos del desgaste y de rasgado en el uso . |
| Requisitos se deben tener en cuenta para la durabilidad de los documentos | composición de la fibra : El estado del papel debe estar hecho de fibras de algodón |
| Gramaje :debe ser por lomenos de 70g-m | Resistencia al rasgado : debe ser por lomenos de 350Mn |
| Resistencia al doblez :El papel debe tener por lo menos una resistencia de 2,42 ya sea en maquina o en cualquier dirección. | |
| . Elija 5 tipos de documentos de la norma anterior y diga cuales son las características que se deben tener en cuenta dentro de la Gestión Documental | Archivo electrónico :Es un conjunto de documentos electrónicos , que son tratados archivisticamente. |
| Correspondencia:Son las comunicaciones de modo privado que son dirigidas a varias entidades | Documento publico :Es el que es producido por el funcionario publico que ejerce su cargo. |
| Serie documental :Es un conjunto de varias unidades documentales | .¿ Que otras normas cita la GTC-1 Acuerdo AGN 060 de 2001? |
| Ley 962 de 2005, Artículo 20 y Decreto 2150 de 1995, Artículo 11 Supresión de sellos. E | Artículo 11 Supresión de sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares, |
| Artículo 12.- Firma mecánica. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad. | GRACIAS |
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