ARQUIVOLOGIA FACILITADA

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Description

Livro de Arquivologia para concursos Autores: João Tiago e Leonardo Reis

Resource summary

Question Answer
INFORMAÇÃO Conjunto orgânico de dados e signos dotados de significado, inscritos (gravados) num determinado suporte.
DOCUMENTO Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
OBJETIVO COMUM DOS ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS: - Guarda de documentos -Preservação de documentos - Dar acesso aos documentos
DOCUMENTO DE ARQUIVO Documento advindo das funções naturais de um órgão, criado por uma instituição ou pessoa no curso de suas atividades e preservado para a consecução de seus objetivos e prova de fatos.
DOCUMENTO DE BIBLIOTECA Está contido em um conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
DOCUMENTO DE MUSEU Doc contido em instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição conjuntos e peças de valor cultural.
ORIGEM 1- BIBLIOTECA 2-ARQUIVO 1- Docs produzidos e conservados com objetivos culturais 2- docs produzidos e conservados com objetivos funcionais.
AQUISIÇÃO OU CUSTÓDIA 1- BIBLIOTECA 2- ARQUIVOS 1- docs colecionados de fontes diversa; em vários exemplares; adquiridos por compra, doação ou permuta. 2- docs provêm das atividades públicas ou privadas; são produzidos num único exemplar e limitado n° de cópias; há relação orgânica entre os docs.
MÉTODO DE AVALIAÇÃO 1- BIBLIOTECA 2- ARQUIVO 1- Aplica-se a unidades isoladas; julgamento não tem caráter irrevogável; julgamento envolve questões de conveniência e não de preservação, 2- Preserva-se o doc referente a uma atividade como um conjunto e não como unidades isoladas; julgamentos são finais e irrevogáveis; doc não raramente existe em via única.
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO 1- BIBLIOTECA 2- ARQUIVO 1- Utiliza métodos predeterminados; exige conhecimento do sistema, conteúdo e significação dos docs a classificar. 2- Classificação específica para cada instituição, ditada por suas particularidades; exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.
MÉTODO DESCRITIVO 1- BIBLIOTECA 2- ARQUIVO 1- Aplica-se a unidades discriminadas; os docs são unidades isoladas para catalogação. 2- Aplica-sea conjuntos de documentos; as séries são consideradas unidades para fins de descrição.
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO Possui informações arquivísticas, bibliográficas ou museológicas. Dissemina a informação independente das características de tais conjunto de dados.
PROVENIÊNCIA Os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar e origem dos documentos. Também chamado de princípio de respeito aos fundos ou pertinência territorial.
ORGANICIDADE Princípio segundo o qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas.
INDIVISIBILIDADE Decorrente do princípio de respeito aos fundos, exige que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados.
UNICIDADE Os arquivos ou docs conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Ex: uma pessoa faz um BO devido a um assalto em um determinado dia. Novamente a mesma pessoa faz outro BO devido a um outro assalto. Os documentos são de assuntos iguais, mas de ocasiões e contextos diferentes, portanto são ÚNICOS.
CUMULATIVIDADE Os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo (pessoa, empresa, etc).
FUNDO FECHADO Quando o órgão gerador da documentação não mais produz ou acumula documentos em virtude geralmente da cessão de suas atividades.
FUNDO ABERTO Quando o organismo produtor e acumulador da documentação ainda se encontra em atividade, continuando a gerar documentos arquivísticos.
ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE Constituído de docs em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios, repartições, setores que os receberam ou produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO Constituído de docs que deixam de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de serem conservados próximos aos órgãos.
ARQUIVOS DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE Constituído de docs que perderam o valor administrativo e que são conservados em razão de seu valor histórico ou cultural. Os docs são arquivados de forma definitiva.
ATIVIDADES DOS ARQUIVOS CORRENTES "CEPAE" Consulta Empréstimo Protocolo Arquivamento Expedição
ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS PRESCRIÇÃO Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.
ARQUIVOS PERMANENTES ARRANJO Ordenação de conjuntos documentais nos arquivos PERMANENTES, quando realmente os conjuntos de documentos produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas físicas passam a conviver uns com outros, só então passando a ser fundos.
ARRANJO ATIVIDADES INTELECTUAIS Concepção lógica do fundo documental, definição de grupos e séries dos documentos dentro do quadro de arranjo. Ordenação do acervo por elaboração de um organograma.
ARRANJO ATIVIDADES FÍSICAS Acondicionamento de documentos em caixas, aposição de etiquetas, identificação das caixas e colocação das unidades dearquivamento nas estantes.
QUADRO DE ARRANJO FG3S Instrumento utilizado para arquivos permanentes, é equivalente à classificação nos correntes e intermediários: 1- Fundo documental 2- Grupo documental 3- Subgrupo documental 4- Série documental 5- Subsérie documental
INSTRUMENTO DE PESQUISA: GUIA Propicia uma visão do conjunto de serviços do arquivo e os instrumentos de pesquisa que dispõe.
INSTRUMENTO DE PESQUISA: INVENTÁRIO Descreve conjuntos documentais ou parte do fundo; é parcial e traz descrição sumária.
INSTRUMENTO DE PESQUISA: CATÁLOGO Descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries, ou um conjunto de docs. respeita ou não a ordem de classificação.
INSTRUMENTO DE PESQUISA: REPERTÓRIO É como um catálogo seletivo. Relação seletiva de docs de um fundo, no qual a peça integrante é descrita minuciosamente.
INSTRUMENTO DE PESQUISA: ÍNDICE Nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética.
INSTRUMENTO DE PESQUISA: EDIÇÃO DE FONTES Edição de textos históricos, estudos introdutórios e fontes paralelas, não recebe resumo.
GESTÃO DE DOCUMENTOS LEI 8159/91 É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: 1- PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS Refere-se a elaboração de docs de acordo com as atividades de um órgão; intervir no precesso de geração dos docs; Evitar criação e reprodução de docs desnecessários; Projetar modelos de formulários e demais docs a serem utilizados pela instituição. Evita-se a proliferação inútil e duplicatas, otimiza e disciplina a reprografia e automação arquivística.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: 2- UTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Inclui atividades de protocolo; de organização e arquivamento de docs correntes e intermediários; elaboração de normas de acesso; recuparação de informações.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: 3- AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS Análise e avaliação de docs acumulados nos arquivos; estabelece prazos de guarda; determina quais são permanentes e quais devem ser eliminados.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PUAD 1- Produção de documentos; 2- Utilização de documentos; 3- Avaliação e Destinação de documentos.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: ALFABÉTICO: Ordenação a partir de nomes existentes nos docs; GEOGRÁFICO: ordenação de acordo com o local de produção do doc; IDEOGRAFICO: ordenação de acordo com o assunto do doc; NUMÉRICO: Simples: de acordo com um n° relativo ao doc. Cronológico: de acordo com a data dodoc. Dígito-terminal: de acordo com os 2 últimos dígitos de um n° do doc.
1ª REGRA DE ALFABETAÇÃO NOMES DE PESSOAS FÍSICAS > O ÚLTIMO SOBRENOME DEPOIS PRONOME: João Barbosa > Barbosa, João Para sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética dos nomes: Aníbal Teixeira Marília Teixeira > Teixeira, Aníbal Teixeira Marília
2ª REGRA DE ALFABETAÇÃO SOBRENOMES COMPOSTOS DE UM SUBSTANTIVO E UM ADJETIVO OU LIGADOS POR HÍFEN NÃO SE SEPARAM: Camilo Castelo Branco > Castelo Branco, Camilo Heitor Vila-lobos > Vila-Lobos, Heitor
3ª REGRA DE ALFABETAÇÃO SOBRENOMES FORMADOS COM AS PALAVRAS, SANTO, SANTA OU SÃO SEGUEM A REGRA DOS SOBRENOMES COMPOSTOS POR UM ADJETIVO E UM SUBSTANTIVO: Waldemar Santa Rita > Santa Rita Waldemar Carlos São Paulo > São Paulo, Carlos
4ª REGRA DE ALFABETAÇÃO AS INICIAIS ABREVIADAS DE PRONOMES TÊM PRECEDÊNCIA NA CLASSIFICAÇÃO DE SOBRENOMES IGUAIS: Jonas Vieira José Vieira J. Vieira arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, José
5ª REGRA DE ALFABETAÇÃO OS ARTIGOS E PREPOSIÇÕES, TAIS COMO a,o,d,d',da,do,e,um,uma, NÃO SÃO CONSIDERADOS Pedro de Almeida Ricardo d'Andrade arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d'
6ª REGRA DE ALFABETAÇÃO OS SOBRENOMES QUE EXPRIMEM GRAU DE PARENTESCO COMO Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, SÃO CONSIDERADOS PARTE INTEGRANTE DO ÚLTIMO SOBRENOME, MAS NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ORDENAÇÃO ALFABÉTICA: Antonio Almeida Filho Paulo Ribeiro Júnior arquivam-se: Almeida Filho, Antônio Ribeiro Júnior, Paulo
7ª REGRA DE ALFABETAÇÃO OS TÍTULOS NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. SÃO COLOCADOS APÓS O NOME COMPLETO, ENTRE PARÊNTESES. Ministro Milton Campos Professor André ferreira arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor)
8° REGRA DE ALFABETAÇÃO NOMES ESTRANGEIROS SÃO CONSIDERADOS PELO ÚLTIMO SOBRENOME, SALVO NOS CASOS DE ESPANHÓIS E ORIENTAIS: Georges Albert Winston Churchill Arquivam-se: Albert, Georges Churchill, Winston
9° REGRA DE ALFABETAÇÃO PARTÍCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS PODEM SER CONSIDERADOS, O COMUM É CONSIDERÁ-LAS QUANDO ESCRITAS COM LETRA MAIÚSCULA: Giulio de Capri John Mac Adam Gordon O'brien arquivam-se: Capri, Giulio di Mac Adam, John O'brien Gordon
10° REGRA DE ALFABETAÇÃO OS NOMES ESPANHÓIS SÃO REGISTRADOS PELO PENÚLTIMO SOBRENOME: José de Ovideo y Baños Francisco de Pina de Mello arquivam-se: Ovideo y Banõs, José de Pina de Mello, Francisco
11° REGRA DE ALFABETAÇÃO NOMES ORIENTAIS, JAPONESES, CHINESES E ÁRABES SÃO REGISTRADOS COMO SE APRESENTAM: Al Ben-Hur Li Yutang arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang
12° REGRA DE ALFABETAÇÃO FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIÇÕES E ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS SÃO TRANSCRITOS COMO SE APRESENTAM. OS ARTIGOS INICIAIS SÃO COLOCADOS EM PARÊNTESES APÓS O NOME: Álvaro Ramos & Cia A Colegial The Library of Congress arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia Colegial (A) Library of Congress (The)
13° REGRA DE ALFABETAÇÃO TÍTULOS DE CONGRESSOS, CONFERÊNCIAS, REUNIÕES, ASSEMBLEIAS E ASSEMELHADOS, NÚMEROS ARÁBICOS, ROMANOS OU ESCRITOS POR EXTENSO DEVERÃO APARECER NO FIM ENTRE PARÊNTESES: II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3° Congresso de Geologia arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3°)
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES INDIRETO Para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos, exige a adoção de um índice para identificar o n° de cada documento.
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Os docs são organizados a partir de uma data, por exemplo, dia, mês e ano.
MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL lê-se os números da esquerda para a direita Grande volume de docs em que nestes contenham grandes números. ex: 352650 ficaria 35.26.50 onde 35 primário 26 secundário 50 terciário Sempre se lê da esquerda para a direita! ex: 001.299 Angela Rotholz 032.699 Vera lúcia Machado 129.129 Nilza Maria Lobo arquivam-se: 12.91.29 Nilza Maria Lobo 03.26.99 Vera lúcia Machado 00.12.99 Angela Rotholz
MÉTODO GEOGRÁFICO Organizar os documentos de acordo com as regiões geográficas de sua procedência. Inicia-se pela capital e depois por ordem alfabética das cidades. ex: Bahia 1 Salvador* (capital) 2 Amargosa 3 Belmonte, etc O mesmo serve para país ex: Portugal 1 Lisboa (capital) 2 Aveiro 3 Coimbra, etc Cidades de estados diferentes devem ser em ordem alfabética com as siglas dos estados. ex Arapiraca (AL) Campinas (SP) Campinas (TO)
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