1076540
Description
Mind Map by julieth1056, updated more than 1 year ago
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Created by julieth1056
almost 11 years ago
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acuerdo 060 del 2001
- por el cual se establecen las pautas para la administración de la comunicaciones oficiales en entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas
- CONSIDERADO
- Que la ley 80 de 1989, señala las
funciones del archivo general de
la nación entre ellas la de fijar
políticas y establecer los
reglamentos necesarios y en su
acuerdo 07 de 29 de junio de
1994 adopta el reglamento
general de archivo como norma
reguladora de que hacer
archivistico
- que la ley 594 de 2000 tiene por objeto,
establecer la reglas y principios generales que
regulan la función archivistica del estado
- que la ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electronico y
de las firmas digitales y establece las entidades de
certificacion
- que el decreto de 1995 suprime y reforma regulaciones
y procedimientos o tramites innecesarios existentes en
la administración publica
- que el gobierno ha diseñado la agenda
de conectividad como una politica de
estado para masificar el uso de las
tecnologias de la informacion
- Que los avances se se logran
mediante el uso oportuno y
adecuado de la informacion
- Que los avances se se logran
mediante el uso oportuno y
adecuado de la informacion
- ACUERDA
- Articulo 1 establecer alineamientos y
procedimientos que permitan a las
unidades publicas y privadas cumplir con
los programas de gestión docomental
- articulo 3 las entidades deberan establecer de
acuerdo con su estructura la unidad de
correspondencia que gestione de manera
organizada los servicios de recepcion radicacion
y distribucion de sus comunicaciones de tal
manera que los procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental
- articulo 4 todas la entidades deben establecer en
manuales de procedimientos los cargos de los
funcionarios para firmar la documentacion con
destino interno y externo que genere la institución,
las unidades de correspondencia velaran por el
estricto cumplimiento de estas disposiciones
radicando solamente los documentos que cumplan
con lo establecido
- articulo 5 los procedimientos para la radicacion de
comunicaciones oficiales. velaran por la transparencia de la
actuacion administrativa razon por la cual no se podrán
reservar números de radicación ni habra números repetidos ni
habra enmendaduras la numeracion sera asignada en estricto
orden de recepcion de los documentos cuando el usuario
presente personalmente la correspondenia se entregara de
inmediato su copia debidamente radicada. al comenzar cada
año se iniciara la radicacion consecutiva a partir de uno
utilizando el sistemas manuales, mecánicos y automatizados
- articulo 6 la numeracion de los actos administrativos deben ser
consecutivas y las oficinas encargadas de dicha actividadad se
encargaran de llevar los controles atender las consultas y los
reportes necesarios y seran responsables de que no se reserven
tachen o enmienden numeros de los actos administrativos que no
esten debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones
establecidos para el efecto si se presentan errores en la
enumeración se dejara constancia.
- articulo 7 para las comunicaciones internas de caracter oficial las
entidades deberan establecer controles y procedimientos que
permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas utilizando
los codigos de las dependencias la numeracion consecutiva y
sistemas que permitan la consulta oportunamente y sean manuales
o automatizados
- articulo 8 las unidades de correspondencia elaboran
plantilla, formatos y controles manuales o automatizados que
permitan certificar la recepcion de los documentos por parte
de los funcionarios competentes y dispondran de servicios
de alerta para el seguimiento alos tiempos de respuesta de
las comunicaciones recbidas
- articulo 9 las entidades son responsables por la adecuada
conservacion de su domentacion para ello deben incluir en sus
programas de gestion documental y en sus manuales de
procedimientos pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su produccion, asi se requiere
adoptar las normas relativas ala permanencia y durabilidad de los
soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales cartuchos de discos flexibles de 9
mm(3.5 pulgadas) caracteristicas dimensionales fisicas y magneticas
- articulo 10 las comunicaciones oficiales que ingresen alas
instituciones deberan ser reservadas para verificar la competencia, los
anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que
las remite dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente si es competencia de la entidad se procedera a la
radicacion del mismo
- articulo 11 las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaboran
en original y maximo dos copias remitiendose el original al destinatario la
primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposara
en el consecutivo de la unidad de correspondencia por el tiempo establecido en
su tabla de retención documental en los casos en los cuales hayan varios
destinatarios se elaboran igual cantidad de copias adicionales
- articulo 12 las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio se tramitaran,
teniendo encuenta la informacion que forma parte integral de las series establecidas
en las tablas de retencion documental para la respectiva radicacion en la unidad de la
correspondencia la cual se encarga de dar los alineamientos para el el control y
establecer los procedimientos adecuados para su administracion las entidades que
utilizan para la impresion de los fax papel quimico deberan reproducireste documento
en papel que garatice su permanencia y durabilidad
- articulo 13 las entidades que dispogan de internet y
servicio de correo electronico regalamentaran su utilizacion
y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad
de cuentas habilitadas en todo caso las unidades de
correspondencia tendran el control de los mismos
garantizando el seguimiento de las comunicaciones
oficiales recibidasy enviadas para los efectos de accesoy uso
de mensajes de datos del comercio electronico de las firmas
digitales se deben atender las disposiciones de la ley 594
del 99 y demás normas relacionadas
- articulo 14 con el proposito de reflejar una adecuada imagen corporativa las
entidades estableceran en su manual de procedimientos la manera de elaborar
oficios cartas memorandos y otros teniendo en cuenta las normas INCONTEC
existentes para efectos la leyenda de pie de pagina debe contener la dirección
numero del conmutador el numero de fax institucional la direción de la pagina web
y el correo electronico de la entidad
- articulo 15 todas las unidades de correspondencia informaran el horario de
atención al publico en lugar de facil acceso
- articulo 16 el presente acuerdo rige
apartir de su expedicion
- articulo 16 el presente acuerdo rige
apartir de su expedicion
- articulo 15 todas las unidades de correspondencia informaran el horario de
atención al publico en lugar de facil acceso
- articulo 14 con el proposito de reflejar una adecuada imagen corporativa las
entidades estableceran en su manual de procedimientos la manera de elaborar
oficios cartas memorandos y otros teniendo en cuenta las normas INCONTEC
existentes para efectos la leyenda de pie de pagina debe contener la dirección
numero del conmutador el numero de fax institucional la direción de la pagina web
y el correo electronico de la entidad
- articulo 13 las entidades que dispogan de internet y
servicio de correo electronico regalamentaran su utilizacion
y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad
de cuentas habilitadas en todo caso las unidades de
correspondencia tendran el control de los mismos
garantizando el seguimiento de las comunicaciones
oficiales recibidasy enviadas para los efectos de accesoy uso
de mensajes de datos del comercio electronico de las firmas
digitales se deben atender las disposiciones de la ley 594
del 99 y demás normas relacionadas
- articulo 12 las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio se tramitaran,
teniendo encuenta la informacion que forma parte integral de las series establecidas
en las tablas de retencion documental para la respectiva radicacion en la unidad de la
correspondencia la cual se encarga de dar los alineamientos para el el control y
establecer los procedimientos adecuados para su administracion las entidades que
utilizan para la impresion de los fax papel quimico deberan reproducireste documento
en papel que garatice su permanencia y durabilidad
- articulo 11 las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaboran
en original y maximo dos copias remitiendose el original al destinatario la
primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposara
en el consecutivo de la unidad de correspondencia por el tiempo establecido en
su tabla de retención documental en los casos en los cuales hayan varios
destinatarios se elaboran igual cantidad de copias adicionales
- articulo 10 las comunicaciones oficiales que ingresen alas
instituciones deberan ser reservadas para verificar la competencia, los
anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que
las remite dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente si es competencia de la entidad se procedera a la
radicacion del mismo
- articulo 9 las entidades son responsables por la adecuada
conservacion de su domentacion para ello deben incluir en sus
programas de gestion documental y en sus manuales de
procedimientos pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su produccion, asi se requiere
adoptar las normas relativas ala permanencia y durabilidad de los
soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales cartuchos de discos flexibles de 9
mm(3.5 pulgadas) caracteristicas dimensionales fisicas y magneticas
- articulo 8 las unidades de correspondencia elaboran
plantilla, formatos y controles manuales o automatizados que
permitan certificar la recepcion de los documentos por parte
de los funcionarios competentes y dispondran de servicios
de alerta para el seguimiento alos tiempos de respuesta de
las comunicaciones recbidas
- articulo 7 para las comunicaciones internas de caracter oficial las
entidades deberan establecer controles y procedimientos que
permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas utilizando
los codigos de las dependencias la numeracion consecutiva y
sistemas que permitan la consulta oportunamente y sean manuales
o automatizados
- articulo 6 la numeracion de los actos administrativos deben ser
consecutivas y las oficinas encargadas de dicha actividadad se
encargaran de llevar los controles atender las consultas y los
reportes necesarios y seran responsables de que no se reserven
tachen o enmienden numeros de los actos administrativos que no
esten debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones
establecidos para el efecto si se presentan errores en la
enumeración se dejara constancia.
- articulo 5 los procedimientos para la radicacion de
comunicaciones oficiales. velaran por la transparencia de la
actuacion administrativa razon por la cual no se podrán
reservar números de radicación ni habra números repetidos ni
habra enmendaduras la numeracion sera asignada en estricto
orden de recepcion de los documentos cuando el usuario
presente personalmente la correspondenia se entregara de
inmediato su copia debidamente radicada. al comenzar cada
año se iniciara la radicacion consecutiva a partir de uno
utilizando el sistemas manuales, mecánicos y automatizados
- articulo 4 todas la entidades deben establecer en
manuales de procedimientos los cargos de los
funcionarios para firmar la documentacion con
destino interno y externo que genere la institución,
las unidades de correspondencia velaran por el
estricto cumplimiento de estas disposiciones
radicando solamente los documentos que cumplan
con lo establecido
- articulo 3 las entidades deberan establecer de
acuerdo con su estructura la unidad de
correspondencia que gestione de manera
organizada los servicios de recepcion radicacion
y distribucion de sus comunicaciones de tal
manera que los procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental
- articulo 2 se definen los siguientes
conceptos
- archivo electronico,
comunicaciones
oficiales,correspodencia,
documento electronico de
archivo, documento
original,documento
publico, radicación de
comunicaciones oficiales,
serie documental, tabala
de retencion documental
- archivo electronico,
comunicaciones
oficiales,correspodencia,
documento electronico de
archivo, documento
original,documento
publico, radicación de
comunicaciones oficiales,
serie documental, tabala
de retencion documental
- Articulo 1 establecer alineamientos y
procedimientos que permitan a las
unidades publicas y privadas cumplir con
los programas de gestión docomental
- que el gobierno ha diseñado la agenda
de conectividad como una politica de
estado para masificar el uso de las
tecnologias de la informacion
- que el decreto de 1995 suprime y reforma regulaciones
y procedimientos o tramites innecesarios existentes en
la administración publica
- que la ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electronico y
de las firmas digitales y establece las entidades de
certificacion
- que la ley 594 de 2000 tiene por objeto,
establecer la reglas y principios generales que
regulan la función archivistica del estado
- Que la ley 80 de 1989, señala las
funciones del archivo general de
la nación entre ellas la de fijar
políticas y establecer los
reglamentos necesarios y en su
acuerdo 07 de 29 de junio de
1994 adopta el reglamento
general de archivo como norma
reguladora de que hacer
archivistico
- CONSIDERADO
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