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ACUERDO 042-2002
- por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en
las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental .
- Articulo 1: establecer criterios que deben seguirse para la organización
de los archivos de gestión, en las entidades del estado en sus
diferentes niveles de organizacion administrativa.
- Articulo 2: Obligatoriedad de la organización de los archivos de
gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán
organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de
Retención Documental y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
- Articulo:5.Consulta de documentos.Si el interesado desea que
se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser
autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del
funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se
permitirá cuando la información no tenga carácter de
reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la
correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de
forma opcional una estadística de consulta.
- Articulo:5.Consulta de documentos.Si el interesado desea que
se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser
autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del
funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se
permitirá cuando la información no tenga carácter de
reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la
correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de
forma opcional una estadística de consulta.
- Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y
responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. El
respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la
organización, consulta, conservación y custodia del archivo de
gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad
señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor
público.
- Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.1
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla
de Retención Documental 2.La apertura e identificación de las
carpetas debe reflejar las series y sub series correspondientes a
cada unidad administrativa. 3,El documento con la fecha más
antigua de producción será el primer documento que se encontrará al
abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la
misma,3 Los tipos documentales que integran las unidades
documentales de las series y sub series, 4. estarán debidamente
foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
- 5. Las carpetas y demás unidades de conservación
se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
permita su ubicación y recuperación. Dicha
información general será: Fondo, sección,
subsección, serie, subserie, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de
carpeta y número de caja si fuere el caso. Las
transferencias primarias deberán efectuarse de
conformidad con lo estipulado en la Tabla de
Retención Documental.6. Las transferencias
primarias deberán efectuarse de conformidad con lo
estipulado en la Tabla de Retención Documental, Las
transferencias primarias deberán efectuarse de
conformidad con lo estipulado en la Tabla de
Retención Documental.7.Las cajas se identificaran
así código de la dependencia, libros cuando sea el
caso , números de expedientes y fechas extremas.
- 5. Las carpetas y demás unidades de conservación
se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
permita su ubicación y recuperación. Dicha
información general será: Fondo, sección,
subsección, serie, subserie, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de
carpeta y número de caja si fuere el caso. Las
transferencias primarias deberán efectuarse de
conformidad con lo estipulado en la Tabla de
Retención Documental.6. Las transferencias
primarias deberán efectuarse de conformidad con lo
estipulado en la Tabla de Retención Documental, Las
transferencias primarias deberán efectuarse de
conformidad con lo estipulado en la Tabla de
Retención Documental.7.Las cajas se identificaran
así código de la dependencia, libros cuando sea el
caso , números de expedientes y fechas extremas.
- Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento
que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de
préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se
consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente,
número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término
perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la
dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.
- Artículo 7º. Inventario documental.Las entidades de la Administración Pública
adoptarán el Formato único de Inventario Documental, junto con su instructivo, que
a continuación se regulan.
- Instructivo Formato único de Inventario Documental: Entidad remitente., Entidad productora,Unidad
administrativa.Oficina productora.,Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario,Hoja número.
Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario.
Registro de entrada,Número de orden,Código, Nombre de las series, subseries o asuntos,. Fechas
extremas,Unidad de conservación, Número de folios, Soporte,Frecuencia de consulta, Notas,.
Elaborado por,Entregado por,Recibido por.
- Instructivo Formato único de Inventario Documental: Entidad remitente., Entidad productora,Unidad
administrativa.Oficina productora.,Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario,Hoja número.
Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario.
Registro de entrada,Número de orden,Código, Nombre de las series, subseries o asuntos,. Fechas
extremas,Unidad de conservación, Número de folios, Soporte,Frecuencia de consulta, Notas,.
Elaborado por,Entregado por,Recibido por.
- Artículo 7º. Inventario documental.Las entidades de la Administración Pública
adoptarán el Formato único de Inventario Documental, junto con su instructivo, que
a continuación se regulan.
- Articulo 1: establecer criterios que deben seguirse para la organización
de los archivos de gestión, en las entidades del estado en sus
diferentes niveles de organizacion administrativa.
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