AUDITORÍA (T.4.)

1. REUNIÓN PREVIA
   1. ? Actividad. ? Estructura y organización. ? Situación de centros de trabajo. ? Riesgos comunes presentes en la actividad. ? Legislación aplicable. ? Número aproximado de trabajadores. ? Equipos de trabajo tipo. ? Tipo de auditoría. ? Plazo para la ejecución de la auditoría.
2. ALCANCE
   1. JERARQUÍA O ESTRUCTURA
   2. GEOGRAFÍA
   3. ACTIVIDAD
   4. ESPECIALIDAD
   5. ÁMBITO TEMPORAL
3. CONTRATO O CARTA DE ENCARGO
4. ANÁLISIS PREVIO

   Annotations:

   • La información requerida para este objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del cliente, y mediante el estudio de documentos, tales como manuales de procedimientos, instrucciones al personal, etcétera.

Annotations:

• Asimismo, y complementariamente a la programación de las auditorías, es necesario establecer un plan de auditoría como medio de establecer la organización, los métodos y los recursos necesarios para la ejecución de cada auditoría. Todo plan de auditoría debe fijar cada uno de los aspectos relevantes que definen un proceso de auditoría:

1. PLAN DE AUDITORIA
   1. OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA
   2. EQUIPO AUDITOR
   3. CRITERIO DE AUDITORIA Y OTRA INFORMACIÓN
   4. REPRESENTANTES DEL AUDITADO
   5. CALENDARIO Y HORARIOS DE AUDITORIA
   6. IDIOMA DE LA AUDITORIA
   7. LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
2. PREPARACION DE LA AUDITORIA

   Annotations:

   • Debe indicar con suficiente detalle las pruebas de auditoría que el auditor considera necesarias para conseguir los objetivos del examen.
   1. El tipo de actividad. El tipo de actividad. El tipo de productos o servicios que presta. Los riesgos presentes en la actividad de la empresa. El ámbito geográfico de su actividad. El Manual de Prevención. Los procedimientos de gestión de prevención. La estructura organizativa. La legislación vigente que afecta a la entidad en materia de prevención de riesgos.
      1. CONOCER DE LA EMPRESA
   2. El auditor debe también considerar aquellos aspectos que afectan al sector en el cual se desenvuelve la entidad, tales como: x Legislación específica. x Regulaciones y controles administrativos. x Cambios de tecnología. x Características del sector. x Nivel de competitividad. x Nivel de subcontratación.
      1. CONOCER DEL SECTOR
   3. Todos estos conocimientos se adquieren normalmente: x A través de sus trabajos previos para la propia entidad o de su experiencia en el sector. x Mediante información solicitada al personal de la entidad. x De los documentos de trabajo de auditorías anteriores. x De publicaciones profesionales y textos editados dentro del sector. x De informes de auditorías de otras entidades del sector.
3. PROGRAMACIÓN

   Annotations:

   • Entre las condiciones de contorno que al variar producen la obsolescencia de la auditoría realizada cabe destacar: 1. Las políticas y los objetivos. 2. Los requisitos y criterios de operación de los procesos. 3. Los requisitos y criterios de control de los procesos. 4. Los requisitos y especificaciones de los productos. 5. Incorporación de nuevos productos. 6. Cambios en la materia prima o en los procesos externos o productos comprados. 7. Cambios en los recursos humanos debidos a variaciones en la fuerza del trabajo o en su competencia. 8. Cambios en los equipos por aplicación, por ejemplo de nuevas tecnologías. 9. Cambios en las condiciones de contorno, por ejemplo, condiciones ambientales.
   1. El proceso de gestión de un programa de auditorías debería contemplar que: el programa de auditorías debe asegurar que las auditorías se realizan de forma eficaz, en los intervalos de tiempo marcados y contando con los recursos humanos y técnicos necesarios.
   2. Las auditorías deberán programarse con una frecuencia mayor en casos tales como: x Procesos críticos de producción y servicio. x Procesos complejos o que implican a muchas funciones. x Procesos que presentan no conformidades. x Procesos que no producen los resultados esperados x Procesos implementados recientemente. x Procesos modificados o revisados.
   3. Resumiendo, el programa de auditorías puede estructurarse por aspectos del sistema de gestión, por procesos o por áreas o departamentos de la organización.
   4. Se resalta, pues, que en los programas de auditorías los procesos de cualificación y designación de auditores son especialmente importantes para asegurar la competencia técnica en cada uno de los sectores de actuación de la entidad de certificación.
   5. La programación se puede modificar y adaptar a la situación existente en cada momento, permitiendo: - Modificar la frecuencia de las auditorías. - Estableciendo auditorías extraordinarias. - Reasignando recursos, incluidos procesos de formación y de unificación de criterios de auditores.
4. PLANIFICACIÓN
   1. El plan de A. debe incluir:

      Annotations:

      • Habitualmente la auditoría del sistema de prevención será realizada por un equipo compuesto por dos auditores. Uno será un auditor con experiencia en la realización de auditorías, a ser posible del mismo sector de actividad. El otro auditor será un auditor con menos experiencia que ayudara al primero en la ejecución de la auditoría, sobre todo en la recogida de evidencias.
      1. Objetivos
         1. Alcance
            1. Personas responsables de la empresa
               1. Documentos
                  1. Equipo auditor
                     1. idioma
                        1. Fecha y lugar
                           1. Areas a auditar
                              1. Fecha y duración para cada actividad de la auditoría
                                 1. Centros de trabajo a auditar
                                    1. La determinación de niveles o criterios de importancia relativa y su justificación.
                                       1. La identificación del riesgo de auditoría o probabilidad de error de cada elemento del sistema de prevención.
                                          1. El grado de fiabilidad que espera atribuir a los sistemas de prevención y al control interno.
                                             1. La participación de expertos.
                                                1. La naturaleza de las pruebas de auditoría a aplicar y el sistema de determinación y selección de las muestras.
      2. El calendario de las reuniones a celebrar con la dirección del auditado.
      3. Los requisitos de confidencialidad.
      4. La lista de distribución y la fecha de emisión del informe de la auditoría.
5. EQUIPO AUDITOR

   Annotations:

   • “Cuando la auditoría se considere viable, se debería seleccionar un equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría. Cuando hay un solo auditor, éste debería desempeñar todas las tareas aplicables al líder del equipo auditor. ”
   1. En cualquier caso, existen dos funciones definidas: x Auditor líder. x Auditor.
      1. Así, se podrá convenir que el auditor líder tiene, pues, la responsabilidad general de la auditoría y, por tanto, debe actuar como líder del equipo auditor utilizando todos sus conocimiento y habilidades para dirigir, ejecutar y mantener todas las fases del proceso de auditoría enfocada hacia el objeto de auditoría.
      2. Asimismo, el equipo auditor, como se expresó al explicar los procesos de cualificación y designación de auditores pueden ser completados con otras funciones con responsabilidades definidas o con una finalidad de actuación o participación concreta.
         1. Expertos técnicos
         2. Auditores en prácticas
         3. Observadores
         4. Interpretes
   2. Selección de auditores. El perfil del auditor: competencia técnica (apdo. 6.2.4. de la norma UNE-EN-ISO 19011:2002)“ ”

      Annotations:

      • “El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor debería incluir los siguientes pasos: La identificación de conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría, La selección de los miembros del equipo auditor de tal manera que todo el conocimiento y las habilidades necesarios estén presentes en el equipo auditor. ”
      1. En resumen, las áreas de competencia se podrían agrupar en dos grandes bloques:  Conocimiento.  Personalidad o habilidades personales.
      2. Enseñanza:

         Annotations:

         • El nivel de COU o similar puede ser suficiente
      3. Formación:

         Annotations:

         • el auditor debe haber recibido formación para su conocimiento y comprensión en la materia específica objeto de evaluación (ej.: calidad o medio ambiente), de forma general y en auditorías de modo particular.
         1. Formación en la materia específica objeto de evaluación
         2. Formación en auditorías
         3. Formación específica
      4. Experiencia
         1. Experiencia laboral (5 años, 2 de ellos en gestión)
         2. Experiencia en Auditorías
            1. Auditor

               Annotations:

               • En relación con esta experiencia se fijan unos requisitos mínimos: Participación en al menos cuatro auditorías con un total de al menos 20 días de experiencia en auditorías como auditor en formación con un auditor competente como líder. La experiencia en auditorías debería realizarse dentro de los 3 últimos años consecutivos.
            2. Auditor Jefe

               Annotations:

               • La dirección del programa de auditorías seleccionará los auditores jefe de entre los auditores cualificados teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Poseer los requisitos de auditor expresados anteriormente. Los candidatos deben haber realizado al menos tres auditorías completas con un total de al menos 15 días de experiencia actuando como auditores jefe bajo la supervisión de otro auditor jefe. Las auditorías deberían realizarse dentro de los 2 últimos años consecutivos.
   3. El proceso de designación del equipo auditor (apdo. 6.2.1. de la norma UNE-EN-ISO 19011:2002.

      Annotations:

      • “Aquéllos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoría debería designar un líder del equipo auditor para cada auditoría específica”.
      • A la hora de designar el equipo auditor para cada misión concreta, la dirección del programa de auditorías debería tomar en consideración factores tales como: El tipo de norma del sistema de gestión respecto a la cual se va a efectuar la auditoría. La necesidad de cualificación o experiencia técnica en una disciplina en concreto. El tamaño adecuado del equipo auditor. La necesidad de aptitud para la gestión del equipo. La capacidad para emplear eficazmente las aptitudes de los diferentes miembros del equipo auditor. Las aptitudes personales necesarias para tratar con un auditor determinado. Las competencias lingüísticas requeridas. La ausencia de todo conflicto de interés, real o percibido.
6. Estudio de la documentación y reuniones de preparación de la auditoría (apdo. 6.5.1. de la norma UNE-EN-ISO 19011:2002)

   Annotations:

   • “Antes de las actividades de auditoría in situ, la documentación del auditado debería de ser revisada para determinar la conformidad con el sistema, según la documentación, con los criterios de auditoría. La documentación puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestión e informes de auditorías previas.”
   • En general, la documentación está compuesta de manual y procedimientos generales.
   • En el análisis de esta información, el equipo auditor debe comprobar que documentalmente el sistema de gestión contempla, por lo menos a nivel general, todos los aspectos necesarios y requeridos por las normas y documentos que constituyen el criterio de auditoría. De existir desviaciones documentales graves, el auditor de sistemas de gestión lo debería poner en conocimiento del cliente de auditoría quien tomará las acciones apropiadas antes de continuar con el proceso auditor. De forma general, si las desviaciones detectadas no se consideran importantes, el auditor jefe suele informar al representante del auditado para que éstas sean solucionadas antes de la ejecución de la auditoría.
   • Dentro del estudio de la documentación, el equipo auditor debe prestar especial interés al análisis de la información existente de las auditorías interiores (lógicamente si existe). Debe tenerse en cuenta que en muchos programas de auditoría, el equipo auditor tiene, entre otras misiones, verificar que el auditor ha aplicado adecuadamente las acciones correctivas eficaces para solucionar las desviaciones o no conformidades detectadas. Esto es especialmente importante tanto en programas de auditoría interna como en programas de auditoría externa.
   • Finalmente, el auditor jefe debe tener en cuenta todos los aspectos logísticos de la auditoría puesto que es responsable de realizar todas las gestiones relativas a: Transporte y desplazamiento del equipo auditor. Alojamiento. Solicitud de pases de seguridad o acceso a áreas restringidas. Necesidad de ropa especial y equipos de protección.