LEY 594 DE 2000 (Julio 14)

LEY 594 DE 2000 (Julio 14)

1. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

   • T I T U L O I
     • OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
       • ARTÍCULO 1.
         • La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado
       • ARTÍCULO 2
         • Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley
       • ARTÍCULO 3
         • Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
           • Archivo público
           • Archivo total
           • Documento de archivo
           • Función archivística
           • Gestión documental
           • Patrimonio documental
           • Tabla de retención documental
       • ARTÍCULO 4.
         • Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes
           • Fines de los archivos
           • Importancia de los archivos
           • Institucionalidad e instrumentalidad
           • Responsabilidad
           • Administración y acceso
           • Racionalidad
           • Modernización
           • Función de los archivos
           • Manejo y aprovechamiento de los archivos
           • Interpretación
   • T I T U L O II
     • SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
       • ARTÍCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos
         • Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos
         • Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.
         • El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad
         • El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
     • ARTÍCULO 6
       • De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación
         • La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales
           • La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio
             • La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional
               • La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias
     • T I T U L O III
       • CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
         • Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia
           • Archivo General de la Nación
           • Archivo General del Departamento
           • Archivo General del Municipio
           • Archivo General del Distrito
       • ARTÍCULO 8
         • Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial
           • Archivos de entidades del orden nacional
           • Archivos de entidades del orden departamental
           • Archivos de entidades del orden distrital
           • Archivos de entidades del orden metropolitano
           • Archivos de entidades del orden municipal
           • Archivos de entidades del orden local
           • Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley
           • Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle
       • ARTÍCULO 9
         • Los archivos según la organización del Estado
           • Archivos de la Rama Ejecutiva
             • Archivos de la Rama Legislativa
               • Archivos de la Rama Judicial
                 • Archivos de los Órganos de Control
                   • Archivos de los Organismos Autónomos
       • ARTÍCULO 10
         • Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
   • T I T U L O IV
     • ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
       • ARTÍCULO 11
         • Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística
       • ARTÍCULO 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos
       • ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos
       • ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos
       • ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación
       • ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos
       • ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor
   • T I T U L O V
     • GESTION DE DOCUMENTOS
       • ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos
       • ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos
       • ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos
         • Archivo de gestión
         • Archivo central
         • Archivo histórico
   • T I T U L O VI
     • ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
       • ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley
       • ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición
       • ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación
   • T I T U L O VII
     • SALIDA DE DOCUMENTOS
       • ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo
       • ARTÍCULO 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan
         • Motivos legales
         • Procesos técnicos
         • Exposiciones culturales
   • T I T U L O VIII
     • CONTROL Y VIGILANCIA
       • ARTÍCULO 32 Visitas de inspección
       • ARTÍCULO 33. Órgano competente
       • ARTÍCULO 34. Normalización
       • ARTÍCULO 35. Prevención y sanción
   • T I T U L O IX
     • ARCHIVOS PRIVADOS
       • ARTÍCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios
       • ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia
       • ARTÍCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación
       • ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto
       • ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural
         • Trasladarlos fuera del territorio nacional
         • Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural
         • Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad
       • ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías
       • ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial
       • ARTÍCULO 43 Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo
   • T I T U L O X
     • DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
       • ARTÍCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos
       • ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta
   • T I T U L O XI
     • CONSERVACION DE DOCUMENTOS
       • ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos
       • ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación
       • ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes
       • ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio
   • T I T U L O XII
     • ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
       • ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país
   • T I T U L O XIII
     • DISPOSICIONES FINALES
       • ARTÍCULO 51.Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley
       • ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.