BITÁCORA

BITÁCORA

1. DEFINICIÓN

   • En construcción, la bitácora de obra es una libreta que forma parte del contrato. Se utiliza para anotar en ella cualquier situación que se presente durante el desarrollo de los trabajos de construcción .
     • TEORIA SOBRE EL USO DE LA BITÁCORA DE OBRA
       • La bitácora es el instrumento por excelencia para ejercer el control de la obra a nuestro cargo. Esta gran virtud lleva implícita también una gran responsabilidad sobre la cual el supervisor debe tener plena conciencia.
     • FORMATOS DE LA BITACORA DE OBRA
       • La podemos clasificar en 3 tipos
         • En el primer tipo encontramos el formato diseñado e impreso conforme a las necesidades de una institución que contrata obra regularmente.
         • El segundo tipo son los formatos que se encuentran a la venta en papelerías especializadas.
         • El tercer tipo serían los formatos improvisados. En cualquiera de los tres casos se deben cumplir las condiciones descritas a continuación:
           • Las hojas originales deben estar foliadas
           • Las hojas copia deben ser desprendibles, no así la original 4) deberá existir una columna para anotar el número de la nota y la fecha.
           • Se debe contar con un original y al menos dos copias, una para el contratista y otra para el contratante.
     • REGLAS PARA EL USO CORREECTO DE LA BITACORA DE OBRA.
       • Bajo este título haremos una lista de una serie de reglas indispensables para el uso adecuado de la bitácora de obra. La intención es facilitar a los señores supervisores el uso correcto y el pleno aprovechamiento de la misma.
       • REGLAS GENERALES
         • APERTURA Y CIERRE
           • Es imprescindible que las bitácoras sean abiertas con una nota especial al caso. El cierre de la bitácora es igualmente importante.
         • SERIADO DE NOTAS
           • Todas las notas deben seriarse consecutivamente, respetando el orden sin excepción. Esta regla tiene por objeto su identificación inequívoca al momento que se requiera.
         • FECHADO
           • Todas las notas de bitácora deben estar fechadas en el día en que se efectúa el asiento
         • ESCRITURA.
           • Los asientos deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a máquina o con tinta que pueda borrarse, mucho menos con lápiz. Es importante además tener cuidado en escribir con letra de molde que sea fácilmente legible y sin abreviaturas.
         • ERRORES.
           • Cuando se comete un error de redacción, de intención o de ortografía la nota debe anularse acompañada de una leyenda que diga “esta nota se anula por tener error”.
         • TACHADURAS O ENMENDADURAS.
           • Una nota con tachaduras o enmendaduras automáticamente es legalmente nula, con todas las consecuencias que puede acarrear el hecho.
         • SOBREPOSICIONES O ADICIONES
           • No está permitido sobreponer ni añadir nada a las notas de bitácora, ni entre renglones, ni en los márgenes, ni en ningún otro sitio.
         • FIRMAS
           • Firmaran la bitácora aquellos que son responsables superiores de la obra. Por una parte nos referimos al coordinador o jefe de supervisión, por la otra al superintendente o gerente de construcción, que son quienes firman la bitácora para abrirla, cerrarla, para autorizar a los supervisores
         • INUTILIZACION DE ESPACIOS SOBRANTES
           • Al completarse el llenado de cada una de las hojas de la bitácora, es indispensable cancelar todos los espacios sobrantes. Esto se logra cruzándolos con rayas diagonales para utilizarlos.
         • RETIRO DE COPIAS
           • Inmediatamente que se haya llenado cada una de las hojas de la bitácora, es menester retirar las copias y remitirlas a las oficinas centrales las de la empresa responsable de la supervisión y las del contratista
         • VALIDACIONES
           • Como sabemos, existen diversos medios de comunicación y de transmisión de órdenes y de información. Los más comunes son: Los oficios, las minutas de las juntas, los memorándums, las circulares y las comunicaciones telefónicas.
         • NOTAS APREMIANTES
           • Cuando sea necesario escribir una nota de particular importancia y que por sus características es preciso dar conocimiento de ella a las autoridades o inversionistas, se procederá a anular el resto de la hoja correspondiente para retirar de inmediato las copias y poder remitirlas con carácter de urgente.
         • SERIEDAD
           • Todos los puntos anteriores hacen comprender la seriedad que se requiere para manejar una bitácora de obra. Por consiguiente recomendamos que, antes de hacer un asiento se medite sobre la necesidad de hacerlo.
         • COMPROMISO DE USO DE LA BITÁCORA DE OBRA
           • Tanto el residente como el supervisor están comprometidos a utilizar la bitácora. De ninguna manera deberá permitirse que se evada la responsabilidad de realizar asientos para no comprometerse.
         • REDACCIÓN
           • Este es un asunto de vital importancia. Hemos tenido ocasión de observar, una vez que se ha acabado la obra, que a una de las partes se le interroga sobre un asiento que hizo en la bitácora y la respuestas más frecuentemente dadas son de que se intentaba decir otra cosa, que se olvidó el hacer una aclaración
         • ORTOGRAFÍA
           • Un supervisor profesional que se aprecie en serlo está obligado a manejar bien la ortografía. Aunque puede considerarse que este tema es un asunto de segunda importancia, hacemos especial énfasis en el pues significa mucho para la imagen que proporciona de quien escribe con faltas ortográficas.
         • CERRADO DE ASIENTOS EN LA BITÁCORA DE OBRA
           • Todas y cada una de las notas deben quedar cerradas, esto es, resueltas. Naturalmente que nos referimos a notas que traten asuntos que deben entenderse. Es también fundamental cerrarlas a la brevedad posible dejando resueltos los problemas o situaciones que las motivaron.
         • CUSTODIA DE LA LIBRETA DE BITACORA
           • Por su carácter de instrumento de control y por las razones por las que fue creada, la libreta de bitácora de obra debe quedar bajo la custodia del supervisor
         • BITÁCORA UNITARIA POR CONTRATO
           • Solo está permitida una bitácora por cada uno de los contratos. No podrá existir una libreta utilizada por dos contratos, aunque se trate de la misma construcción o del mismo frente.
     • CIERRE DE LA BITÁCORA
       • Cuando se ha terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a la entrega de la misma y cuando ya no queda ningún pendiente, o sea, que todas las notas sin excepción han sido cerradas, se procede a efectuar el asiento final o cierre de la bitácora.
         • TIPOS DE NOTAS
           • Haremos un análisis del contenido que deben tener cada una de las notas según su tipo. Realizaremos este análisis por la nota más compleja. Se trata del orden de corrección de un elemento que ha sido ejecutado con defectos.
             • 1. Clasificación de la nota. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. En este caso se tratara de una orden. Entonces debe iniciarse diciendo: SE ORDENA. En otros casos: SE INFORMA, o bien SE CERTIFICA, etc. 2. Descripción del asunto. A continuación describiremos el asunto que motivo la nota. La redacción tipo serial, por ejemplo: La reparación de la arista de la losa, o la substitución del aplanado, etc. 3. Ubicación. Consiste en mencionar la ubicación del elemento al que nos referimos. Lo delicado de esto aparece cuando se trata de un elemento repetido muchas veces, por ejemplo, trabes y muros. Por lo reiterativo de la mención de estos elementos es preciso mencionar su ubicación con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos 4. Causas del Problema. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas del problema, en forma breve, pero abarcando con precisión cuales fueron las causas y refiriendo estas a la o las especific
               • 5. Solución Exigida.- El siguiente paso consiste en anotar la solución que debe efectuarse para subsanar el problema. Es preciso anotar en la bitácora todos los datos necesarios para su corrección. 6. Plazo para la Solución. Inmediatamente después de la solución descriptiva, se establece un plazo máximo para su ejecución. El plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. Recomendamos anotarlo señalando una fecha fija. En esta forma sabremos que para esta fecha el problema deberá estar resuelto. 7. Prevención. Se trata sin duda de la parte más importante de la nota de bitácora. Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra considerar al hacer los asientos y podemos afirmar que por medio de ella la supervisión crece y cumple realmente sus objetivos, ya que actuando con carácter preventivo es como se presta un servicio eficiente y profesional. 8. Responsabilidad de la nota y consecuencias económicas. La última parte del texto d
     • REGLAMENTO DE LA OBRA POR LA BITÁCORA
       • Sirviéndonos de la bitácora podemos reglamentar muchas de las labores cotidianas de la obra. Todos los involucrados en esta obtendremos las ventajas que representa el orden y la supervisión tendrá particularmente el control de los eventos. Para lograr esto integramos un reglamento que anotaremos en la bitácora a continuación del reglamento de la misma que ha sido descrito.