MAPA GESTION DOCUMENTAL

¿Qué es?
1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación en una organización
Ley No. 594 de 2000
1. archivo
  1. Conjunto de documentos sea cual fuera su fecha, forma y soporte material acumulado por una persona o entidad
  2. Ciclo vital de los documentos
    1. Control y seguimiento de todo proceso archivístico comprendido por fases que conforman el archivo
2. Establece reglas y principios que regulan la función archivística del estado
3. Aquellos documentos con valor histórico no podrán ser destruídos
4. Las entidades suprimidas entregarán sus archivos a aquellas vinculadas
5. Las entidades que se privaticen deberán transferir su documentación histórica a aquella que haya estado inscrita
6. ley general de archivo
Resolución No. 5237
1. Manual correspondencia y comunicaciones oficiales
  1. Clasificación según
    1. El nivel de seguridad
    2. El grado de prioridad
      1. De rutina
        Eficacia
        Eficiencia
        Celeridad
      2. Comunicaciones urgentes
        Quejas
        Derechos de petición
      3. Mensajes de datos
        Correo electrónico
2. Distribución y entrega de las comunicaciones oficiales
  1. son planillas de entrega y comunicaciones
Acuerdo 060
1. Pautas para administración de las comunicaciones en entidades públicas y privadas
2. se definen
  1. Archivo electrónico
  2. Comunicaciones oficiales
  3. Correspondencia
  4. Documento electrónico de archivo
  5. Documento original
  6. Documento público
  7. Radicación de comunicaciones oficiales
  8. Registro de comunicaciones oficiales
  9. Tablas de retención
Directiva 01016
1. Instrucciones para la aplicación del proceso de gestión documental en el Ejército Nacional
2. Documentos generales
  1. Oficios o cartas
  2. Radiogramas
  3. Circulares
  4. Memorando
  5. Acta
  6. Directiva
  7. Técnicas de organización y manejo de documentación por entidades
  8. características Internas
    1. Letra (Arial 12)
    2. Coherencia
    3. Tema
    4. Mayúscula Inicial
    5. Tildes
    6. Palabras completas
    7. Protocolo
      1. Lugar y fecha
    8. Datos destinatario
      1. Nombre
      2. Cargo
      3. Ciudad
      4. Dirección
    9. Asunto
      1. Mínimo 4 palabras
    10. Despedida
  9. Margenes
    1. Margen Superior (4 cm)
    2. Margen inferior (3 cm)
    3. Margen derecha (3 cm)
    4. Margen izquierda (3 cm)
  10. Caracterísitcas Externas
    1. Membrete
      1. Logo de la empresa
    2. Pie de página
      1. Lema
        Dirección
        Nombre dependencia
        Correo electrónico
    3. Funciones Orfeo
      1. Número radicación documento
R G E 4-0.1
1. Rotulo de la caja
  1. 7 cm de alto X 11 cm de ancho
    1. Logo: Letra arial 9
      1. Texto: Arial 8 sin negrilla
2. Formulario único de inventario
  1. Traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retención estipulado en la TRD.
3. Pautas para el proceso de transferencias

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