TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

LAS 5 PRINCIPALES TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS SON:
1. ENTREVISTAS
  1. La entrevista es una conversación dirigida, con un propósito especifico y que usa un formato de preguntas y respuestas.
  2. PREPARACION DE LA ENTREVISTA
    1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
    2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
    3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
    4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
    5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
  3. TIPO DE PREGUNTAS
    1. ABIERTAS
      1. Son aquellas preguntas que describen hechos o situaciones por parte del entrevistado con una gran cantidad de detalles que a juicio del entrevistado son importantes.
    2. CERRADAS
      1. En las preguntas cerradas las respuestas posibles están cerradas al entrevistado, debido a que solamente puede responder con un numero finito, tal como “ninguno”, “uno”, o “quince”.
2. DICCIONARIO DE DATOS
  1. Es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos.
  2. DESCRIPCION DE LOS DATOS EN EL DICCIONARIO
    1. Consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada artículo se identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.
  3. NOMBRE DE LOS DATOS
    1. Para distinguir un dato de otro, los analistas les asignan nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de sistemas.
  4. DESCRIPCION DE LOS DATOS
    1. Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en relación del sistema.
    2. Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se recibió.
  5. LONGITUD DE CAMPO
    1. Cuando las características del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo del sistema, será importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada dato.
  6. VALORES DE DATOS
    1. En algunos procesos solo se permiten valores de datos específicos.
  7. REGISTRO DE LAS DESCRICIONES DE DATO
    1. Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.
3. DIAGRAMA DE FLUJOS
  1. Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado.
  2. APLICACION
    1. Se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto.
  3. ¿CUANDO UTILIZARLO?
    1. IDENTIFICACION DE LAS CAUSAS PRINCIPALES
      1.  Desarrollar planes para reunir datos.  Generar teorías sobre las causas principales.  Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales.  Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.
    2. DISEÑO DE SOLUCIONES
      1.  Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.  Identificar las organizaciones que será afectadas por los cambios propuestos.
    3. APLICACION DE SOLUCIONES
      1.  Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.  Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.
  4. ¿COMO SE UTILIZA?
    1. LA METODOLOGIA PARA PREPARAR UN DIAGRAMA DE FLUJO:
      1. PROPOCITO
        Analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
      2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
      3. DEFINIR LOS LIMITES
        Después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
      4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS
        Utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.
      5. HACER PREGUNTAS
        Para cada input, haga preguntas como:
         ¿Quién recibe el input?  ¿Qué es lo primero que se hace con el input?
        DOCUMENTAR
        cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó último) pasó.
        Para cada paso, hacer preguntas como:
         ¿Qué produce este paso?  ¿Quién recibe este resultado?  ¿Qué pasa después?  ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?
        COMPLETAR
        continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
        REVISIÓN
        Preguntar:
         ¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?  ¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?  ¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas originalmente?
4. LA OBSERVACION
  1. La observación es otra técnica útil para el analista en su proceso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo.
  2. PROPOCITO
    1. El propósito de la observación es múltiple, permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuánto tiempo toma, donde se hace y porque se hace.
  3. TIPOS DE OBSERVACIÓN
    1.  Puede observar a una persona o actividad sin que el observado se de cuenta y sin interactuar por parte del propio analista.  El analista puede observar una operación sin intervenir para nada pero estando la persona observada enteramente consiente de la observación.  Se puede observar y estar en contacto con las personas observadas. La interrogación puede consistir simplemente en preguntar respecto a una actividad específica, pedir una explicación, etc.
  4. La observación puede emplearse para verificar los resultados de una entrevista, o bien como preparación de la misma.
  5. PASOS DE LA OBSERVACIÓN
    1. 1. Determinar y definir aquello que se va a observar. 2. Estimar el tiempo necesario de observación. 3. Obtener la autorización para llevar a cabo la observación. 4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va hacer y las razones para ello.
5. LA ENCUESTA
  1. Una encuesta es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos.
  2. CUESTIONARIO
    1. Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra.
    2. TIPOS DE CUESTIONARIO
      1. ABIERTO
        Se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.
      2. CERRADO
        Limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos.

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