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Description
Mind Map by David Torres, updated more than 1 year ago
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Created by David Torres
almost 6 years ago
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Documentos Digitales
- Importancia
- Los Archivos Digitales hoy día juegan un papel sumamente importante para
su propia administración. Es de suma importancia saber y conocer que la
tecnología ha modificado enormemente este tipo de gestión durante los
últimos años, ha modificado la forma como se almacena, genera, accede y
se usa la información y esto ha cambiado los diferentes paradigmas que se
tenían al respecto.
- Los Archivos Digitales hoy día juegan un papel sumamente importante para
su propia administración. Es de suma importancia saber y conocer que la
tecnología ha modificado enormemente este tipo de gestión durante los
últimos años, ha modificado la forma como se almacena, genera, accede y
se usa la información y esto ha cambiado los diferentes paradigmas que se
tenían al respecto.
- ¿Que son?
- Los Documentos Digitales, también llamados (DD) y
Documento Electrónico de Archivo, Mecanismo de
construcción de información en medios electrónicos con el
fin de transmitir, almacenar y conservar la información, el
contenido está codificado mediante algún tipo de código
digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido
mediante el auxilio de detectores de magnetización.
- Características
- 1. Carácter Interactivo: permite que el usuario pregunte por
contenidos, ingrese contenidos, modifique o agregue
contenidos, partiendo del documento expuesto.
- 2. Carácter Multimediático: combinar texto con sonido; sonido
con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas
simultáneamente
- 3. Carácter Hipertextual: permite “saltar” de un lugar a otro del
documento y recorrerlo, consultarlo o leerlo de manera no
“lineal” como se hacía en el documento tradicional.
- 4. Carácter Omniaccesible: permite que los documentos
electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio
conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde
cualquier otro lugar.
- 5. Carácter Mutable: Estos documentos son cambiados y
mejorados a menudo, cambiando la versión y los formatos a unos
mas actuales
- 6. Carácter Volátil: Los documentos digitales que no han sido
guardados y procesados para hacer los permanentemente
recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una
vida “volátil”.
- Ventajas de los (DD)
- 1. Se ve reducido enormemente el espacio físico y la utilización
del papel. Se mejora la gestión ambiental.
- 2. Eliminación de impresión y gastos de papel innecesario
- 3. Se reduce el tiempo en la búsqueda manual de datos y
documentos, por ende esta gestión se vuelve mas eficaz
- 4. Permite una consulta on-line para los clientes externos e
internos lo cual aumenta un servicio al cliente efectivo en
cuanto a la consulta
- 5. Se adquiere una accesibilidad para los usuarios mediante
distintos tipos de extracción de información como: indices de
búsqueda, texto dentro del documento, etc y esta información
se obtiene al instante
- 6. Ayuda a la preservación de los acervos originales
- 6. Ayuda a la preservación de los acervos originales
- 5. Se adquiere una accesibilidad para los usuarios mediante
distintos tipos de extracción de información como: indices de
búsqueda, texto dentro del documento, etc y esta información
se obtiene al instante
- 4. Permite una consulta on-line para los clientes externos e
internos lo cual aumenta un servicio al cliente efectivo en
cuanto a la consulta
- 3. Se reduce el tiempo en la búsqueda manual de datos y
documentos, por ende esta gestión se vuelve mas eficaz
- 2. Eliminación de impresión y gastos de papel innecesario
- Tipos de Documentos Digitales
- Por su Forma de Creación
- Documentos Nativos
Electrónicos
- Documentos electrónicos
digitalizados
- Documentos Nativos
Electrónicos
- Por su Origen
- Producidos por la
administración
- Presentados por
el cliente
- Producidos por la
administración
- Por su forma y Formato
- Documentos Ofimáticos
- Cartográficos
- Correos Electrónicos
- Imágenes, videos, audio
- Mensajes de datos de redes sociales
- Formularios electrónicos
- Bases de datos
- Documentos Ofimáticos
- Tipos de Documentos Digitales
- Mensajes de Texto
- Mensajes Multimedia creados y enviados por un teléfono celular
- Los faxes
- Hojas de cálculo creadas por Excel
- Correos electrónicos
- Música Digital
- Páginas de internet
- Fotografías Digitales
- Videos Digitales
- Archivos de texto creados en computador
- Multidimensionales
- Documentos multimedia
- Textuales
- Textuales
- Documentos multimedia
- Multidimensionales
- Archivos de texto creados en computador
- Videos Digitales
- Fotografías Digitales
- Páginas de internet
- Música Digital
- Correos electrónicos
- Hojas de cálculo creadas por Excel
- Los faxes
- Mensajes Multimedia creados y enviados por un teléfono celular
- Las Nuevas Tecnologías de Archivo
- las nuevas tecnologías han revolucionado el manejo de y la preservación, conservación y almacenamientos de la
documentación. Estas han logrado un incremento alto, pues al ser utilizado en un proceso de automatización,
con su debida implementación, mejora la calidad, reduce costos, minimiza el margen de error humano, reduce el
daño por la manipulación, entre otros. Por consiguiente, afirman Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F. (2016) que
cuando se habla de la gestión de documentos electrónicos desde un punto de vista archivístico se podría estar
de acuerdo que, a grandes rasgos, los puntos clave son principalmente:
- La manipulación, en un sentido genérico, de los documentoselectrónicos.
- La importancia del mantenimiento de la procedencia de los documentos.
- La incorporación de criterios de valoración y de eliminación en el diseño de aplicaciones de sistemas
de gestión de documentos.
- El mantenimiento de la accesibilidad a los documentos electrónicos en el paso del tiempo.
- La manipulación, en un sentido genérico, de los documentoselectrónicos.
- La Imagen Digital y el Proceso de Digitalizacón
- 1. Selección
- 2. Preparación y Clasificación
- 3. Captura
- 4. Exportación
- 5. Respaldo
- Copia de Datos (Formato óptico)
- Copia de Datos (Formato óptico)
- Inserción en B.D
- Acceso a Datos
- Acceso a Datos
- 5. Respaldo
- Tratamiento
- Clasificado (Directorios)
- Membreteado
- Clasificado (Directorios)
- 4. Exportación
- 3. Captura
- 2. Preparación y Clasificación
- Opciones para Digitalizar la Información
- 1. Software de Digitalización
- 2. Empresa especializada en
digitalizar
- 4. Gestor documental
centrdo en la digitalización
- 5. Gestor documental general
- Viavilidad
- Actualmente encontramos que la tecnología ha evolucionado tanto, que hay escáneres con
gran potencia que la digitalización se logra con mayor calidad y rapidez a comparación de los
inicios de la implementación de este proceso. Al iniciar este tipo de procesos se debe tener en
cuenta tener los implementos y la indumentaria adecuada para realizar una correcta gestión Si
se hace de manera manual, en otras palabras, la propia organización escanea los documentos,
existen softwares específicos que facilitan la digitalización de documentos. Hay software
gratuitos si la información a digitalizar es muy baja; o de pago, si se busca realizar de manera
más profesional. Por otra parte, se puede implementar un gestor documental con el módulo
de captura o digitalización de documentos.
- Actualmente encontramos que la tecnología ha evolucionado tanto, que hay escáneres con
gran potencia que la digitalización se logra con mayor calidad y rapidez a comparación de los
inicios de la implementación de este proceso. Al iniciar este tipo de procesos se debe tener en
cuenta tener los implementos y la indumentaria adecuada para realizar una correcta gestión Si
se hace de manera manual, en otras palabras, la propia organización escanea los documentos,
existen softwares específicos que facilitan la digitalización de documentos. Hay software
gratuitos si la información a digitalizar es muy baja; o de pago, si se busca realizar de manera
más profesional. Por otra parte, se puede implementar un gestor documental con el módulo
de captura o digitalización de documentos.
- 1. Software de Digitalización
- 1. Selección
- las nuevas tecnologías han revolucionado el manejo de y la preservación, conservación y almacenamientos de la
documentación. Estas han logrado un incremento alto, pues al ser utilizado en un proceso de automatización,
con su debida implementación, mejora la calidad, reduce costos, minimiza el margen de error humano, reduce el
daño por la manipulación, entre otros. Por consiguiente, afirman Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F. (2016) que
cuando se habla de la gestión de documentos electrónicos desde un punto de vista archivístico se podría estar
de acuerdo que, a grandes rasgos, los puntos clave son principalmente:
- Mensajes de Texto
- Por su Forma de Creación
- 1. Se ve reducido enormemente el espacio físico y la utilización
del papel. Se mejora la gestión ambiental.
- Ventajas de los (DD)
- 6. Carácter Volátil: Los documentos digitales que no han sido
guardados y procesados para hacer los permanentemente
recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una
vida “volátil”.
- 5. Carácter Mutable: Estos documentos son cambiados y
mejorados a menudo, cambiando la versión y los formatos a unos
mas actuales
- 4. Carácter Omniaccesible: permite que los documentos
electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio
conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde
cualquier otro lugar.
- 3. Carácter Hipertextual: permite “saltar” de un lugar a otro del
documento y recorrerlo, consultarlo o leerlo de manera no
“lineal” como se hacía en el documento tradicional.
- 2. Carácter Multimediático: combinar texto con sonido; sonido
con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas
simultáneamente
- 1. Carácter Interactivo: permite que el usuario pregunte por
contenidos, ingrese contenidos, modifique o agregue
contenidos, partiendo del documento expuesto.
- Características
- Los Documentos Digitales, también llamados (DD) y
Documento Electrónico de Archivo, Mecanismo de
construcción de información en medios electrónicos con el
fin de transmitir, almacenar y conservar la información, el
contenido está codificado mediante algún tipo de código
digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido
mediante el auxilio de detectores de magnetización.
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