DECRETO 2609 DEL 2012

DECRETO 2609 DEL 2012

1. ARTICULO 1: ámbito de aplicación que ,esta dirigido a los diferentes niveles de entidades publicas que se creen por ley y son regulados por la ley 594 del 2000 (ley general del archivo)

   • NACIONAL
   • MUNICIPAL
   • DEPARTAMENTAL
   • DISTRITAL

2. ARTICULO 2 : aplican a cualquier tipo de información por la entidades publicas y personas que desarrollen actividades inherentes a las funciones de dicha entidad y se conservan en:

   • Documentos de archivos
   • Archivos intitucionales
   • Sistema de información corporativos
   • Sistema de trabajo colaborativo
   • Sistemas de Administración de Documentos.
   • Sistemas de Mensajería Electrónica
   • Portales, Intranet y Extranet.
   • Sistemas de Bases de Datos.
   • Disco duros, servidores,medios portables, medios de video y audio, etc.
   • Cintas y medios de soporte
   • Uso de tecnologías en la nube.

3. ARTICULO 3 : Responsabilidad de la gestión de documentos. cumple con las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas. la información de este articulo proviene del ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

4. Artículo 7°.Etapas de la gestión de los documentos. Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:

   • ADMINISTRACIÓN: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información.
   • DIFUSIÓN: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.
   • MANTENIMIENTO. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos.
   • CREACIÓN: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características.

5. ARTICULO 5: Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios.

   • DISPÓNIBILIDAD: documentos sirmpre disponibles independientemente del medio de creación.
   • PLANEACIÓN: precide del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia.
   • EFICIENCIA: deben producir solamente los documentos necesarios
   • ECONOMIA: Las entidades deben evaluar los costos derivados de la gestión y buscando ahorros.
   • CONTROL Y SEGUIMIENTO: de la totalidad de los documentos, a lo largo de todo el ciclo de vida.
   • OPORTUNIDAD: garantizar que los documentos esten disponibles cuando se requieran, y utilizarlos.
   • TRANSPARENCIA: evidencia que respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.
   • AGRUPACIÓN: deben ser agrupados en clases o categorías, manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.
   • PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE: Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel
   • AUTOEVALUACIÓN: sera evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.
   • CULTURA ARCHIVÍSTICA: los funcionarios colaboran en la sensibilización del persona a cargo.
   • COORDINACIÓN Y ACCESO: las áreas funcionales garantizarán la no duplicidad de documentos de archivo
   • VíNCULOS ARCHIVíSTICO: se deben mantener el vinculo entre sí, mediante la implementación del sistema de clasificación.
   • MODERNIZACIÓN: se utilizan las más modernas prácticas de gestión documental al interior de las entidades.
   • PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS: garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.
   • ORIENTACIÓN AL CIUDADANO:facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades.
   • NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA: fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
   • INTEROPERABILIDAD: interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.

6. ARTICULO 6: Componentes de la política de gestión documental, constituida por los siguientes componentes.

   • a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas
   • b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
   • c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
   • e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
   • d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.

7. ARTICULO 8: i nstrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:

   • a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
   • b) La Tabla de Retención Documental (TRD)
   • d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR)
   • c) El Programa de Gestión Documental (PGD).
   • e) El Inventario Documental.
   • f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
   • g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
   • h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
   • i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

8. ARTICULO 9:Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos:

   • PLANEACIÓN: Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
   • PRODUCCIÓN: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
   • GESTIÓN Y TRAMITE:Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
   • ORGANIZACIÓN: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
   • TRASFERENCIA: transferir los documentos durante las fases de archivo verificando la estructura y validación.
   • DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
   • PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
   • VALORACIÓN: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios.

9. ARTICULO 16: Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita:

   • a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
   • b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
   • c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
   • d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
   • e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.
   • f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
   • g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

10. ARTICULO 18: garantizar la preservación de documentos en ambientes electrónicos. garantizar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental así como su disponibilidad y legibilidad . Tomar las medidas mínimas de conservación preventiva para un futuro.

11. ARTICULO 23: caracerísticas del documento electrónico de archivo.Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características:

    • a) CONTENIDO ESTABLE: El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, de forma que al ser consultado el documento genere siempre el mismo resultado.
    • b) FORMA DOCUMENTAL FIJA: asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.
    • c) Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente).
    • d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta.

12. ARTICULO 24Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad.

    • a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición.
    • e) Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad.
    • b) Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología.
    • c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos.
    • d) Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado.
    • f) Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos.
    • g) Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.

13. ARTICULO 29: Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación.

    • a) El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización.
    • b) Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato.
    • c) El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
    • d) Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales.
    • e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación.
    • f) La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma.
    • h) Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.
    • g) Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación.

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