7 - CAP 2 - MAPEAMENTO DE PROCESSOS - IGP

7 - CAP 2 - MAPEAMENTO DE PROCESSOS - IGP

1. TP 2.2 - COMO MAPEAR OS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

   • # ATRIBUA UM NOME AO PROCESSO
     • DEVE REPRESENTAR O SEU OBJETIVO PRINCIPAL
       • DESCREVÊ-LO INICIANDO POR VERBO NO INFINITIVO
         • INTUITO INDICAR AÇÃO PRINCIPAL DO OBJETO
   • # IDENTIFIQUE OS ATORES DO PROCESSO
     • QUAIS UNIDADES ADMINISTRATIVAS E PROFISSIONAIS SÃO RESPONSÁVEIS
       • PELA REALIZAÇÃO DO PROCESSO E SUAS ATIVIDADES
         • IMPORTANTE IDENTIFICAR E DESTACAR O DONO DO PROCESSO
           • O RESPONSÁVEL E Q TEM AUTONOMIA DE DECISÃO
             • PODE-SE UTILIZAR UMA MATRIZ DE RESPONSABI- LIDADE Q TRAZ A DESCRIÇÃO
               • DE ATRIBUIÇÕES A SEREM DESENVOL- VIDAS POR ATOR ENVOLVIDO
   • # REALIZE ENTREVISTA C/ OS ATORES DO PROCESSO
     • DESCOBRIR OS SEGUINTES TÓPICOS:
       • INÍCIO DO PROCESSO
         • FIM DO PROCESSO (OBJETIVO, RESULTADO ESPERADO)
           • ATIVIDADES PRINCIPAIS
             • RESTRIÇÕES E LIMITAÇÕES ENCONTRADAS
               • MATRIZ DE RESPONSABI- LIDADE
                 • IMPACTO DO PROCESSO
                   • AVALIAÇÃO

2. # DESENHE O FLUXO ATUAL DO PROCESSO (AS-IS)

   • REPRESEN- TAÇÃO GRÁFICA
     • DAS ATIVIDADES DO PROCESSO EM SEQUÊNCIA
       • CONFORME AS INFORMAÇÕES COLETADAS
         • RELATIVO À LIMITAÇÃO DA QUANTIDADE
           • DE ATIVIDADES EM UM PROCESSO
             • NÃO EXISTE DETERMINAÇÃO OU PADRÃO ADOTADO
               • RECOMENDA-SE O MÁXIMO DE 50 ATIVIDADES
                 • CASO ULTRAPASSE, JULGA-SE INTERESSANTE
                   • Q SEJA DIVIDIDO EM SUBPROCESSOS
                     • NÃO OBSTANTE, PROPÕE-SE O MÍNIMO DE 10 ATIVIDADES AOS FLUXOS
                       • EVITAR A CRIAÇÃO DE PROCESSOS DESNECESSÁRIOS
                         • Q PODERIAM SER CONTEMPLADOS
                           • PELO MELHOR DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES EM TAREFAS
                             • AS ATIVIDADES DEVEM ILUSTRAR AS PRINCIPAIS AÇÕES DE UM PROCESSO
                               • SEU DETALHA- MENTO DEVE SER INCLUÍDO EM NÍVEL DE TAREFAS
                                 • NO CAMPO DE PROPRIE- DADE DAS ATIVIDADES
   • P/ O DESENHO DO FLUXO
     • É POSSÍVEL ADOTAR A NOTAÇÃO BPMN
       • (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT NOTATION)
         • A QUAL DETERMINA SIMBOLOBIA PADRÃO
           • DE REPRESEN- TAÇÃO DAS ATIVIDADES
             • EM FLUXOS DE PROCESSOS

3. # CONHEÇA OS ELEMENTOS DA NOTAÇÃO (BPMN)

   • A REPRESENTAÇÃO DO PROCESSO NO FLUXOGRAMA
     • É FEITA POR MEIO DE SÍMBOLOS GRÁFICOS,
       • DENOMINADOS ELEMENTOS DE NOTAÇÃO
   • ESTES SÃO SUBDIVIDIDOS
     • SWIMLANES
       • FLUXO
         • DADOS
           • ARTEFATOS
             • CONECTORES
   • O DESENHO DO FLUXO SE INICIA NA PISCINA (POOL)
     • DENOMINADO PELO PRÓPRIO NOME DO PROCESSO
       • CONTENDO AS RAIS (LANES)
         • DISTINTAS P/ CADA ATOR DO PROCESSO
   • DEVE SER REGISTRADO O INÍCIO E FIM DO PROCESSO
     • INTERLIGADOS PELAS ATIVIDADES PRINCIPAIS
       • DESCRITAS C/ O OBJETO DE FLUXO "TAREFA"
         • E EVENTUAIS CONDIÇÕES E DESDOBRA- MENTOS
           • REPRESEN- TADOS PELOS PORTAIS (GATEWAYS)
             • CADA QUAL NA RAIA DO ATOR RESPONSÁVEL PELAS ATIVI- DADES

4. OS PORTAIS DEVEM TER A SUA CONDIÇÃO E PECULIARIDADES

   • Q INDIQUEM O CAMINHO A SEGUIR
     • DESCRITO NO CAMPO DE PROPRIEDADES
       • PODENDO TBM SER INCLUÍDAS
         • COMO NOME DAS SETAS Q INDICAM O CAMINHO

5. O PRIMEIRO DESENHO DO FLUXO

   • DEVE SER CONSIDERADO COMO DO "AS-IS"
     • Q REPRESENTA O ESTÁGIO
       • DE COMO O PROCESSO É DESENVOLVIDO ATUALMENTE

6. NÃO É RECOMENDA Q SEJA EMPREENDIDO MUITO TEMPO NA DEFINIÇÃO DO "AS IS"

   • APESAR DE SER A BASE INICIAL P/ ANÁLISE PROPOSTA
     • O FOCO PRINCIPAL DEVE SER NA FORMA
       • PELA QUAL SE PRETENDE TRABALHAR O PROCESSO
         • INCLUINDO AS OPORTUNI- DADES DE MELHORIA IDENTIFICADAS
           • NO DESENHO DO MODELO DO FLUXO A SER IMPLANTADO (TO BE)

7. # DESENHE O FLUXO A SER IMPLANTADO DO PROCESSO (TO-BE)

   • PARTE-SE P/ A MODIFICAÇÃO DO FLUXO
     • DESENHADO INICIALMENTE (AS IS)
       • P/ SE OBTER O DESENHO FINAL PRETENDIDO
         • DEVE-SE ADAPTAR O FLUXO BUSCANDO RESOLVER OS PROBLEMAS LEVANTADOS
           • IMPLEMENTAR AS OPORTUNIDADES DE MELHORIAS

8. # DETALHE AS ATIVIDADES DO FLUXO

   • FAZ-SE IMPORTANTE DETALHAR MELHOR AS ATIVIDADES NELE DESCRITAS
     • ESPECIFICAR O "PASSO A PASSO"
       • C/ DESTAQUE ESPECIAL À FORMA COMO AQUELAS ATIVIDADES COSTUMAM
         • E DEVEM SER DESENVOLVIDAS PELO ATOR RESPONSÁVEL
           • TORNAR O FLUXO COMPREENSÍVEL E EXECUTÁVEL
             • POR UM ATOR EXTERNO AO PROCESSO
               • PELO SEU ENTENDIMENTO DO MAPEAMENTO REALIZADO
                 • IDENTIFICAR QUAIS SÃO AS COMPETÊNCIAS E CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS
                   • AO DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES
                     • O ATOR DO PROCESSO É O RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO DA ATIVIDADE

9. #CATEGORIZE O PROCESSO CONFORME A CADEIA DE VALOR

   • DEVE SER CATEGORIZADO EM PROCESSO
     • FINALÍSTICO, GERENCIAL OU DE APOIO
       • DE MODO Q A ORG POSSA VISUALIZAR SUA CONTRIBUIÇÃO
         • PARA A CADEIA DE VALOR
           • E O SEU IMPACTO P/ OS OBJETIVOS DA ORG
             • ESTA ANÁLISE DEVE SER FEITA OBSERVANDO OS OBJETIVOS DO PROCESSO
               • COMO CONTRIBUI P/ O FUNCIONAMENTO DE SETORES ESPECÍFICOS
                 • CORRELACIONA-SE OS OBJETIVOS DO PROCESSO AOS OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO
                   • Q REPRESENTAM A FOMA PELA QUAL A UNIDADE GESTORA
                     • AUXILIA NO ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
                       • PODE-SE ATRIBUIR MAIS FACILMENTE
                         • A RELAÇÃO DOS OBJETIVOS
                           • E RESULTADOS DO PROCESSO ANALISADO
                             • C/ OS OBJETIVOS E VALORES DA ORGANIZAÇÃO