TELLING THE STORY USING AN A3 REPORT

A3 Report es un enfoque simplificado usando solo un papel, pluma y un borrador
1. se le debe el nombre por la maquina de fax donde era transmitido el reporte 11 x 17 in
2. solo se pone la informacion escencial
  1. lo realmente importante es el proceso de comunicacion en A3
  2. solo la informacion mas critica para que se comparta con los otros para una cuidadosa evaluacion del proceso de pensamiento se use para solicitar apoyo y llegar a un consenso
    1. la informacion tiene que se completa concisa,clara y facil entendimiento para que se transmita rapido
      1. un buen A3 previene una condicion que sea un reporte engorroso que winston dijo: la longitud de este documento defiende bien contra el riesgo de su lectura
        los principios lean, procedimientos operativos y las discusiones se ponen en el area de trabajo pero nunca para ser leidas
3. Esta diseñado y puede ser usado como parte integral del problem solving and decision-making process y no solo para ser leido
Determinando como se usa un A3
1. hay muchas formas de presentar una historia pero A3 no es un reporte pero cada uno tiene que tener una historia con principio, medio y fin
  1. cada persona diseña su A3 con un proposito especifico de su historia pero en toyota hay varios modelos establecidos
  2. en unos casos se puede usar para plantear un cambio en un proceso o en compra con: a) Planteamiento del problema, b) analisis de las cond actuales, c) una accion propuesta, d) resultado esperado (costos, y mejora)
  3. todos los A3 Deben de llevar un plan de accion dentro de las propuestas, problem solving y estatus
2. una historia informativa pretende transmitir solamente informacion a una audiencia fuera o dentro de la cia , no contiene componentes evaluativos ni requiere descripcion del problema
  1. la visualizacion es lo mas importante para una historia informativa
REPORTE DE PROCESO PROBLEM SOLVING
1. Varios formatos en diferentes etapas del proceso en funcion que es lo que se presenta y cuando se indica la informacion
2. hay tres etapas en el proceso de solucion de problm
  1. 1.- fase de propuesta se usa la historia propuesta
    1. a)propuesta inicial para hacer un consenso si se aborda el problema b) identificacion de las causas fundamentales para hacer una propuesta general para generar aceptacion y aprobacion de las soluciones propuestas
      1. la fase inicial debe de tener muchas preguntas para asegurarse que el problema esta bien identificado y que la aprobacion para seguir este bien justificada
        para cada etapa esta primera fase se queda igual como historico no cambia datos a menos que sea un ciclo adicional PDCA
  2. 2.- etapa de informes de estado
    1. genera informacion de actualizacion y seguimiento de avance, genera una oportunidad de cuestionar y explorar la integridad y proporcionar mas recursos si es necesario
      1. un error comun es esperar mucho tiempo para realizar un plan de contingencia
  3. 3.- Presentacion del informe final
    1. solo se enfoca en la integridad de los resultados , reconoce la actividad y el exito del equipo o individual
ESQUEMA DE A3
1. Encabezado nomrbe de la actividad, quien lo realiza, fecha, area, departamento
  1. definicion y encabezado, analisis del problema va en lado izq
    1. el analisis es el corazon del proceso y el mayor espacio se dedica a el
      1. sin un analisis exaustivo y preciso cualquier solucion implementada seran equvocadas
      2. si el problema es complejo se puede usar la parte derecha del reporte
        estas son guias y no reglas ya que el formato debe de ajustarse a la historia y no al reves.
      3. el lado derecho van el plan de implementacion, los resultados ( ocupa la mayoria del espacio) y los pasos futuros
        resultados parte centro derecha del A3
        si las causas fundamentales son evidentes , las soluciones tambien lo seran, esta conexion debe de estar clara en la historia
        si el resultado fue lo menos esperado o si hay un defecto en el analisis, la identificacion de las medidas preventivas no son eficaces o hay una mala ejecucion
        el espacio real utilizado para cada seccion de una actividad de resol de problemas debe de basarse en la importancia del material a la historia general
        la informacion mas importante debe de consumir la mayor cantidad de espacio

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