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Description
Mind Map by ruben patt, updated more than 1 year ago
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Created by ruben patt
almost 9 years ago
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Trabajo Norma 060
- Considerando:
- Ley 80 de 1989
- Señala las funciones del
Archivo General de la
Nación
- Señala las funciones del
Archivo General de la
Nación
- Ley 594 de 2000
- Establecer las reglas y
principios generales
que regulan la función
archivística del Estado
- Establecer las reglas y
principios generales
que regulan la función
archivística del Estado
- Ley 527 de 1999
- Define y reglamenta
el acceso y uso de los
mensajes de datos
- Define y reglamenta
el acceso y uso de los
mensajes de datos
- el Decreto
2150 de 1995
- Suprime y reforma
regulaciones,
procedimientos o trámites
innecesarios existentes en
la Administración Pública.
- Suprime y reforma
regulaciones,
procedimientos o trámites
innecesarios existentes en
la Administración Pública.
- Ley 80 de 1989
- Compuesta por
- Articulo 1
- lineamientos y
procedimientos
- Establecer los lineamientos y procedimientos que
permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas que cumplan funciones
públicas, cumplir con los programas de gestión
documental, para la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de los
documentos.
- Establecer los lineamientos y procedimientos que
permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas que cumplan funciones
públicas, cumplir con los programas de gestión
documental, para la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de los
documentos.
- lineamientos y
procedimientos
- Articulo 2
- Definición conceptual
- Archivo electrónico, comunicaciones oficiales,
correspondencia, documento electrónico de archivo,
documento original, documento público radicación de
comunicaciones oficiales, registro de comunicaciones
oficiales, serie documental y tabla de retención
documental
- Archivo electrónico, comunicaciones oficiales,
correspondencia, documento electrónico de archivo,
documento original, documento público radicación de
comunicaciones oficiales, registro de comunicaciones
oficiales, serie documental y tabla de retención
documental
- Definición conceptual
- Articulo 3
- Control de recepción
de comunicaciones
- En teoría la entidad debe tener control de
recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones que contribuyan al desarrollo
del programa de gestión documental, y el
programa de conservación, de igual forma si
tiene 1 o más cede cada una debe ser
independiente y tener un centro de acopio
- En teoría la entidad debe tener control de
recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones que contribuyan al desarrollo
del programa de gestión documental, y el
programa de conservación, de igual forma si
tiene 1 o más cede cada una debe ser
independiente y tener un centro de acopio
- Control de recepción
de comunicaciones
- Articulo 4
- Firmas responsables
- La entidad debe establecer un nivel
jerárquico para firmar la
documentación con destino interno y
externo, para determinar el
cumplimiento de estas disposiciones, y
así radicar los documentos que
cumplan lo establecido
- La entidad debe establecer un nivel
jerárquico para firmar la
documentación con destino interno y
externo, para determinar el
cumplimiento de estas disposiciones, y
así radicar los documentos que
cumplan lo establecido
- Firmas responsables
- Articulo 5
- Procedimientos para la
radicación de
comunicaciones oficiales
- Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por
la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán
reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación
consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
- Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por
la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán
reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación
consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
- Procedimientos para la
radicación de
comunicaciones oficiales
- Articulo 6
- Numeración de actos
administrativos
- Debe ser consecutiva, de
igual forma no tener
tachones, firmas de más y lo
normalmente reglamentado
para validar los documentos
- Debe ser consecutiva, de
igual forma no tener
tachones, firmas de más y lo
normalmente reglamentado
para validar los documentos
- Numeración de actos
administrativos
- Articulo 7
- Comunicaciones internas
- Utilizar los códigos de las
dependencias, numeración consecutiva
y sistemas que permitan la consulta
oportuna, bien sean manuales o
automatizados
- Utilizar los códigos de las
dependencias, numeración consecutiva
y sistemas que permitan la consulta
oportuna, bien sean manuales o
automatizados
- Comunicaciones internas
- Articulo 8.
- Control de comunicaciones
oficiales
- Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los
funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los
tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
- Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los
funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los
tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
- Control de comunicaciones
oficiales
- Articulo 9
- Conservación documental
- Asegurar la integridad y durabilidad de los documentos, así se
requiera adoptar las Normas relativas a la permanencia y durabilidad
delos precios, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales.
- Asegurar la integridad y durabilidad de los documentos, así se
requiera adoptar las Normas relativas a la permanencia y durabilidad
delos precios, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales.
- Conservación documental
- articulo 10
- Comunicaciones
oficiales recibidas
- Asegurar que las cominucaciones tengan el mínimo de norma,
origen, firmas, destinatario y demás, cuando no cumplan estas
especificaciones deben ser regresas del lugar de origen
- Asegurar que las cominucaciones tengan el mínimo de norma,
origen, firmas, destinatario y demás, cuando no cumplan estas
especificaciones deben ser regresas del lugar de origen
- Comunicaciones
oficiales recibidas
- ARticulo 11
- Comunicaciones
oficiales enviadas
- Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte
papel, se elaborarán en original y con 2 copias, se
archivara una copia, y la otra reposara en el
consecutivo de la unidad de correspondencia por el
tiempo requerido.
- Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte
papel, se elaborarán en original y con 2 copias, se
archivara una copia, y la otra reposara en el
consecutivo de la unidad de correspondencia por el
tiempo requerido.
- Comunicaciones
oficiales enviadas
- ARticulo 12
- Comunicaciones
oficiales vía fax
- La información recivida será regida por las tablas de
retención documental para la radicación de
correspondencia, de igual forma controlar su
durabilidad y demás
- La información recivida será regida por las tablas de
retención documental para la radicación de
correspondencia, de igual forma controlar su
durabilidad y demás
- Comunicaciones
oficiales vía fax
- Articulo 13
- Comunicaciones oficiales por
correo electrónico
- Tener una optima organización de
recepción, y con respecto a firma
digital y demás se deben atender alas
disposiciones de la Ley 527 de 1999.
- Tener una optima organización de
recepción, y con respecto a firma
digital y demás se deben atender alas
disposiciones de la Ley 527 de 1999.
- Comunicaciones oficiales por
correo electrónico
- Articulo 14
- Imagen corporativa
- Con el propósito de reflejar una adecuada imagen
corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de
procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas
ICONTEC, existentes para el efecto.
- Con el propósito de reflejar una adecuada imagen
corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de
procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas
ICONTEC, existentes para el efecto.
- Imagen corporativa
- ARticulo 15
- Horarios de Atención al Público
- Todas las unidades de correspondencia,
informarán el horario de atención al
público en un lugar visible y de fácil
acceso para los ciudadanos.
- Todas las unidades de correspondencia,
informarán el horario de atención al
público en un lugar visible y de fácil
acceso para los ciudadanos.
- Horarios de Atención al Público
- Articulo 1
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