Elaboración de base de datos con Access

Elaboración de base de datos con Access

1. Tipos de bases de datos

   • Las bases de datos tipo OLTP también son llamadas bases de datos dinámicas lo que significa que la información se modifica en tiempo real; esto es , que se insertan, eliminan, modifican y consultan datos en línea durante la operación del sistema
   • Las bases de datos de tipo OLAP también son llamadas bases de datos estáticas, lo que significa que la información no es afectada, es decir, que no se insertan, eliminan y tampoco se modifican datos; solo se realizan consultas sobre los datos ya existentes para el análisis y toma de decisiones

2. Nueva base de datos

   • Base de datos en blanco
     • Empieza elaborando una nueva base de datos, dando clic al botón de Base de datos del escritorio en blanco
   • Nombre del campo
     • Haz clic en el área de documento para agregar, y vuelve a hacer clic en la lista desplegable para seleccionar el tipo de dato escribe el nombre que deseas para el nuevo campo y presiona enter
   • Datos del campo
     • Inicia la captura de todos los registros que formarán la base de datos al iniciar la captura del primer campo del último registr, se activará un nuevo renglón para una nueva captura

3. Guardar una base de datos

   • cuando inicias una sesión de trabajo y creas una nueva base de datos, se pide el nombre y el lugar donde se grabará el archivo generado
   • Nombre de los objetos
     • El nombre de cada uno de los objetos con los que se están trabajando en una base de datos se guardan en formas diferentes

4. Abrir una base de datos

   • Al abrir access con el acceso rápido aparece la vista Backstage con la lista de las bases de datos recientes
   • Desde el menú archivos
     • Una vez que te encuentras dentro de Access puedes abrir un archivo dando clic en el menú archivo con lo que se muestra la pantalla inicial de Access en ellas selecciona abrir y elige la ubicación del archivo
       • Después de abrir una base de datos aparecerán en el panel de exploración los objetos que forman la base de datos al dar un doble clic sobre el icono del objeto lo podrás visualizar en el área de documentos

5. Cerrar una base de datos

   • Únicamente tienes que utilizar el menú archivo y escoger la opción cerrar

6. Nueva tabla en una base de datos existente

   • Una base de datos está compuesta generalmente por una tabla a partir de la cual puedes generar varios objetos, pero a veces es necesario crear otra tabla dentro del mismo archivo para lograr lo anterior utilizarás la cinta de opciones crear del grupo tabla y el botón de comando tabla
     • Una vez activada la nueva tabla en la base de datos aparecerá en la parte inferior del panel de exploración una nueva sección con el nombre de tabla uno y en el área de documentos una tabla lista para ser llenada

7. Selección de datos en una tabla

   • Registro
     • Para seleccionar un registro en la tabla coloca el cursor en la parte izquierda hasta que aparezca el símbolo de selección y después da clic si tienes que seleccionar varios registros colócalo en la parte izquierda de la tabla hasta que aparezca el símbolo de selección después da clic y arrastra el cursor hasta el registro deseado también puedes utilizar la tecla Shift
   • Campo
     • Para seleccionar un campo en la tabla sitúa el cursor en la parte superior de la tabla hasta que aparezca el símbolo de selección y después da clic si tienes que seleccionar varios campos colocarlo en la parte superior de la tabla hasta que aparezca el símbolo de selección después da clic y arrastra el cursor hasta el campo deseado también puedes utilizar la tecla Shift

8. Presentación de una base de datos

   • Dar formato a la tabla
     • Iniciará dándole presentación a los datos que forman la tabla de la base de datos con la ayuda de la cinta de opciones inicio y con el grupo formato del texto

9. Navegar en una tabla

   • Botones de navegación
     • En los botones de navegación podrás observar la cantidad de registros que contiene la tabla
   • Teclado
     • Con las flechas de direcciones es posible moverte hacia arriba o hacia abajo de los registros y con la combinación de teclas ctrl + inicio o ctrl + fin puedes mover el cursor al primer o último registro
   • Mouse
     • Con dar un clic en el registro deseado puedes cambiar a cualquiera de los registros que forman la tabla además la rueda que contiene el mouse te permite desplazarte hacia arriba o hacia abajo de la tabla
   • Buscar un dato en una tabla
     • Utiliza la opción buscar que se encuentra en la pantalla después de los botones de navegación de registros y escribe ahí el dato que vas a buscar en toda la tabla
   • Reemplazar un dato en una tabla
     • Selecciona la columna del campo y da clic al botón derecho del mouse y del menú contextual elige la opción buscar

10. Edición de registros

    • Eliminar registro
      • Es necesario que primero lo selecciones y después utilices el botón de comando eliminar de la cinta de opciones inicio se desplegará un menú de opciones en el cual seleccionarás eliminar registro
    • Insertar registro
      • Da clic en el botón de comando nuevo del grupo de trabajo registros y aparecerá en la parte inferior de la tabla una nueva fila para capturar el registro