3271904
Description
Mind Map by Patricia Vesga, updated more than 1 year ago
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Created by Patricia Vesga
about 9 years ago
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TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
- IMPORTANCIA DE APLICACIÓN
- Permite desarrollar varios procesos como:
- Garantizar a los ciudadanos en acceso a la información
- Atestiguar y proporcionar el control efectivo y ordenado de la documentación
- Guardar la documentación bajo las mejores condiciones de conservación
- Se unen con la función principal de la documentación y organización en las transacciones
- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos e las dependencias o instituciones
- Garantizar a los ciudadanos en acceso a la información
- Permite desarrollar varios procesos como:
- NECESIDAD DE TRANSFERENCIAS EN
- ARCHIVO DE GESTION
- ARCHIVO CENTRAL
- ARCHIVO HISTÓRICO
- Las transferencias entre estos archivos se raliza cuando
se cumple el tiempo de retención estipulado en las TRD,
en cada uno.
- Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán
las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el
número de folios.
- Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la
disposición final y procedimientos previstos en la TRD
- Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la
disposición final y procedimientos previstos en la TRD
- Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán
las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el
número de folios.
- ARCHIVO DE GESTION
- PREPARACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS
- 1. Limpieza de
documentos
- Escenarios de ventilación, iluminación e higiene. El personal encargado debe
contener gorra, overol, mascarilla, guantes, brochas, telas de algodón, aspiradora,
bayetilla.
- Escenarios de ventilación, iluminación e higiene. El personal encargado debe
contener gorra, overol, mascarilla, guantes, brochas, telas de algodón, aspiradora,
bayetilla.
- 2. Eliminación de material
metálico
- Cambiar por elementos elaborados en plástico
- Cambiar por elementos elaborados en plástico
- 3. Identificación del material
afectado por biodeterioro
- Provocado por hongos o insectos, deben marcarse con una marquilla
de color rojp en un lugar visible
- Provocado por hongos o insectos, deben marcarse con una marquilla
de color rojp en un lugar visible
- 4. Revisión y foliación
- Numeración consecutiva y cronológica en su interior
- Numeración consecutiva y cronológica en su interior
- 1. Limpieza de
documentos
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