Mapa mental Documentos contables, comerciales y títulos valores

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• Son soportes que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos y realizar varias copias como la empresa lo exige.

1. Caracteristicas

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   • - Ser respaldo de las transacciones económicas que realiza la empresa. - Contribuir en el cálculo de los ingresos, gastos y patrimonio. - Soportan los movimientos de bienes. - Respaldan información financiera.  - Sirven como medida de control interno y externo. 
   1. Documentos Internos

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      • Los documentos contables internos son los que la empresa elabora para su propio uso o para remitirlos a un tercero, dentro de esta categoría se encuentran
   2. Documentos Externos

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      • Los comprobantes externos son los que recibe la empresa por parte de terceros al realizar una transacción económica, dentro de estos se pueden encontrar.
2. Clases
   1. Facturas

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      • Una factura es un documento comercial que registra la información relativa a la compra o venta de un bien o servicio. 
   2. Documento Equivalente

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      • Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte. Algunos ejemplos se encuentran en empresas inscritas al régimen simple que no tienen obligación de facturar
   3. Comprobante de Egreso

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      • Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos 
   4. Comprobante de Ingreso

      Annotations:

      • Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos
   5. Nómina

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      • Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa 
   6. Plantilla Integrada de Liquidación de Aportes

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      • Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, se realiza por intermedio de un tercero y se trasfiere a las diferentes empresas de seguridad social, es un documento que brinda la información a empleados y entidades que vigilan el pago de seguridad social
   7. Declaración de Impuestos

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      • Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables, acorde con la base gravable y tarifas aplicadas, descontadas y trasferidas a la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN, en las fechas establecidas en el calendario tributario actualizado de cada año fiscal. 
   8. Recibo de Caja Menor

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      • Las empresas necesitan realizar pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor.  

Annotations:

• son aquellos que solo ofrecen información sobre una operación mercantil

1. Ejemplos
   1. Cotización

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      • Una cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o servicio para el proceso de compra o negociación. 
   2. Pedido

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      • La orden de compra o también llamada "orden de pedido" es un documento por el cual el vendedor y el consumidor expresan estar de acuerdo sobre el pedido y su precio  
   3. Remisión

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      • La remisión, reporte de entrega u orden de servicio es un documento provisional que puede realizarse antes de elaborar la factura de venta 

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• Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora, pueden ser de contenido crediticio, corporativo o de participación y de tradición o representativo de mercancías

1. Clasificación
   1. Según el Derecho Incorporado
      1. Obligacionales o Cambiarios

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         • Se definen como aquellos que incorporan un derecho de crédito
         1. Letra de Cambio

            Annotations:

            • Una letra de cambio es un documento de cobro en donde se ordena el pago de una determinada suma de dinero en la fecha de vencimiento. 
         2. Cheque

            Annotations:

            • Se trata de un documento firmado por el propietario de una cuenta en un banco que habilita al que lo recibe a disponer de una cantidad determinada de dinero sobre una cuenta bancaria. 
         3. Pagaré

            Annotations:

            • El pagaré es un título de crédito en el que el emisor se compromete a pagar una suma económica a un beneficiario antes de una fecha.
      2. Personales o de Participación

         Annotations:

         • Estos se definen como aquellos que atribuyen a su titular una determinada posición en el ámbito de una entidad organizada. 
      3. Reales o de Tradición

         Annotations:

         • Vienen definidos como aquellos que incorporan la posesión y en muchos casos la disponibilidad de unas determinadas mercancías. 
   2. Según la Circulación
      1. Nominativos

         Annotations:

         • Vienen definidos como aquellos que incorporan la posesión y en muchos casos la disponibilidad de unas determinadas mercancías. 
      2. A la Orden

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         • Son aquellos que designan como titular a una persona determinada pero permiten la designación de otros titulares en el propio documento.
      3. Al Portador

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         • Son aquellos que legitiman como titular al mero poseedor siempre que exista “justa causa determinante de la transferencia posesoria” (legítima al poseedor causal). 

Annotations:

• Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley

1. Tipos
   1. Públicos y Privados

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      • En los primeros solo es necesaria la firma de las partes y en los segundos hay que elevarlos a escritura pública.
   2. Informativos y Soporte

      Annotations:

      • La diferencia es que en los primeros se detalla información comercial relevante y los segundos reflejan una operación monetaria de pago.
   3. Negociables y no Negociables

      Annotations:

      • Los primeros representan una obligación de pago y pueden convertirse en efectivo. Además, se pueden realizar operaciones comerciales con ellos. Los segundos son solo un soporte informativo o de una transacción.
2. Ejemplos
   1. Factura, Cheque, Recibo, Nota de entrega