34228509
Description
Mind Map by Natalia Lizarazo, updated more than 1 year ago
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Created by Natalia Lizarazo
almost 5 years ago
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SISTEMA DE ARCHIVO POR
ASUNTOS
- Es:
- El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por
nombres de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos se establecen con guías y
expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.
- USOS
- 1)Cuando los documentos no se refieren al
nombre de una persona o de una empresa.
- 2)Cuando es probable que los archivos sean
solicitados por el asunto a que se refieren.
- 3)Cuando es probable que todos los
documentos relacionados con un producto
o actividad se necesiten a un mismo tiempo.
- 4)Cuando los documentos pudieran
de otra manera subdividirse en
partes muy pequeñas.
- 4)Cuando los documentos pudieran
de otra manera subdividirse en
partes muy pequeñas.
- 3)Cuando es probable que todos los
documentos relacionados con un producto
o actividad se necesiten a un mismo tiempo.
- 2)Cuando es probable que los archivos sean
solicitados por el asunto a que se refieren.
- 1)Cuando los documentos no se refieren al
nombre de una persona o de una empresa.
- VENTAJAS
- * Sencillez
media
- * Abierto: permite
ampliaciones
- Localizacion
rapida
- Localizacion
rapida
- * Abierto: permite
ampliaciones
- * Sencillez
media
- DESVENTAJAS
- *Duplicidad
cuando una
documentacion
afecta mas de un
asunto o material
- Eleccion previa de
los asuntos o
material que
tendran una
categoria
- Eleccion previa de
los asuntos o
material que
tendran una
categoria
- *Duplicidad
cuando una
documentacion
afecta mas de un
asunto o material
- CLASES DE ARCHIVOS
- Archivos por asunto
combinados: Un archivo por
asuntos combinado
contiene encabezamientos
por materias combinados
con encabezamientos de
nombres de individuos o
compañías.
- Archivo alfabético por
asuntos.: Los archivos
alfabéticos por asuntos son
semejantes a los alfabéticos
de correspondencia,
excepto que todos los
encabezamientos se
refieren a cosas en vez de
personas y empresas
- Estilo diccionario
- No presenta división alguna de
los temas; están ordenados en
secuencia alfabética, no
necesita tarjetero.Se usa en las
pequeñas empresas y en otras
actividades donde se justifique
la división de los temas
- No presenta división alguna de
los temas; están ordenados en
secuencia alfabética, no
necesita tarjetero.Se usa en las
pequeñas empresas y en otras
actividades donde se justifique
la división de los temas
- Estilo Enciclopedia
- Generalmente, este estilo
tiene un número reducido
de asuntos principales y
varias divisiones y
subdivisiones siguen un
orden alfabético y están
agrupados por relaciones
lógicas.
- Generalmente, este estilo
tiene un número reducido
de asuntos principales y
varias divisiones y
subdivisiones siguen un
orden alfabético y están
agrupados por relaciones
lógicas.
- Estilo diccionario
- Archivo alfabético por
asuntos.: Los archivos
alfabéticos por asuntos son
semejantes a los alfabéticos
de correspondencia,
excepto que todos los
encabezamientos se
refieren a cosas en vez de
personas y empresas
- Archivos por asunto
combinados: Un archivo por
asuntos combinado
contiene encabezamientos
por materias combinados
con encabezamientos de
nombres de individuos o
compañías.
- USOS
- El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por
nombres de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos se establecen con guías y
expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.
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