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ACUERDO 042 DE 2002 (OCTUBRE 31)
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Acuerdo 042 de 2002
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certificado pmp (dirección de proyectos)
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Diana Lucia Bolaños Rivera
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Diana Lucia Bolaños Rivera
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ACUERDO 042 DE 2002 (OCTUBRE 31)
Organizaciòn de archivos publicas y privadas.
CONSIDERADO: Garantizar la conservaciòn y el uso adecuado del patrimonio documental.
ARTICULO 1: Objeto
Establecer criterios para organizar archivos de gestiòn.
ARTICULO 2:Obligatoriedad de la organizaciòn de los archivos de gestiòn.
Organizar archivos de gestiòn, tablas de retencion documental.
ARTICULO 3:Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas
Tablas de retencion aprobada, velar por la conformaciòn, organizaciòn, preservacion y control de los archivos.
ARTICULO 4: Criterios para la organización de archivos de gestión
Organizacion de los archivos, tabla de retencion aprobada.
Reflejar series y subseries.
Conformaciòn de expedientes que evidencien el desarrollo de tramites.
Doc. de las series, subseries deben estar foliados.
Identificaciòn de la carpeta que permita la ubicaciòn de:
Fondo
Seccion
Subseccion
Series
Subseries
Num. de expediente
Num. de folios y fechas extremas.
Identificaciòn de la caja:
Codigo de la dependencia
Fondo
Seccion
Legajos
ARTICULO 8:
El presente acuerdo rige apartir de la fecha de su expediciòn.
ARTICULO 7:Inventario documental.
Administracion publica adopta el formato unico de inventario, junto con su instructivo.
Entidad remitente.
Entidad productora.
Unidad administrativa.
Oficina productora.
Hoja numero.
Codigo.
Fechas extremas
Unidad de conservaciòn.
Soporte.
Frecuencia de consulta.
Elaborado por.
Entregado por.
Recibido por.
ARTICULO 6:Préstamo de documentos para trámites internos.
Para tramites internos , la productora debera llevar un registro de prestamo.
ARTICULO 5:Consulta de Documentos
Acceso a los Doc. cualquiera que sea su soporte copia o fotocopia deberan ser autorizadas por el jefe.
PARAGRAFO: En la tabla de retencion doc. puedes ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia
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