ACUERDO 042 DE 2002 (OCTUBRE 31)

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Acuerdo 042 de 2002
Diana Lucia Bolaños Rivera
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Diana Lucia Bolaños Rivera
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ACUERDO 042 DE 2002 (OCTUBRE 31)
  1. Organizaciòn de archivos publicas y privadas.
    1. CONSIDERADO: Garantizar la conservaciòn y el uso adecuado del patrimonio documental.
    2. ARTICULO 1: Objeto
      1. Establecer criterios para organizar archivos de gestiòn.
      2. ARTICULO 2:Obligatoriedad de la organizaciòn de los archivos de gestiòn.
        1. Organizar archivos de gestiòn, tablas de retencion documental.
        2. ARTICULO 3:Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas
          1. Tablas de retencion aprobada, velar por la conformaciòn, organizaciòn, preservacion y control de los archivos.
          2. ARTICULO 4: Criterios para la organización de archivos de gestión
            1. Organizacion de los archivos, tabla de retencion aprobada.
              1. Reflejar series y subseries.
                1. Conformaciòn de expedientes que evidencien el desarrollo de tramites.
                  1. Doc. de las series, subseries deben estar foliados.
                    1. Identificaciòn de la carpeta que permita la ubicaciòn de:
                      1. Fondo
                        1. Seccion
                          1. Subseccion
                            1. Series
                              1. Subseries
                                1. Num. de expediente
                                  1. Num. de folios y fechas extremas.
                                  2. Identificaciòn de la caja:
                                    1. Codigo de la dependencia
                                      1. Fondo
                                        1. Seccion
                                          1. Legajos
                                        2. ARTICULO 8:
                                          1. El presente acuerdo rige apartir de la fecha de su expediciòn.
                                          2. ARTICULO 7:Inventario documental.
                                            1. Administracion publica adopta el formato unico de inventario, junto con su instructivo.
                                              1. Entidad remitente.
                                                1. Entidad productora.
                                                  1. Unidad administrativa.
                                                    1. Oficina productora.
                                                      1. Hoja numero.
                                                        1. Codigo.
                                                          1. Fechas extremas
                                                            1. Unidad de conservaciòn.
                                                              1. Soporte.
                                                                1. Frecuencia de consulta.
                                                                  1. Elaborado por.
                                                                    1. Entregado por.
                                                                      1. Recibido por.
                                                                    2. ARTICULO 6:Préstamo de documentos para trámites internos.
                                                                      1. Para tramites internos , la productora debera llevar un registro de prestamo.
                                                                      2. ARTICULO 5:Consulta de Documentos
                                                                        1. Acceso a los Doc. cualquiera que sea su soporte copia o fotocopia deberan ser autorizadas por el jefe.
                                                                        2. PARAGRAFO: En la tabla de retencion doc. puedes ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia
                                                                          Show full summary Hide full summary

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