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Description
Mind Map by natalia martinez, updated more than 1 year ago
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Created by natalia martinez
over 9 years ago
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ACUERDO 60 DEL 2001
- ART 1: Es aquel que establece lineamientos y
procedimientos que permitan que las entidades
publicas y privadas cumplan funciones.
- PROGRAMAS
- gestion
- producción
- recepción
- distribución
- seguimiento
- conservacion
- consulta de documentos
- gestion
- PROGRAMAS
- es un conjunto de documentos
que son producidos y tratados
archivísticamente mediante una
estructura orgánico-funcional.
- ART 2: El archivo electronico
- ART 2: El archivo electronico
- son aquellas recibidas o
producidas en desarrollo las
cuales estan asignadas
legalmente a una entidad.
- comunicaciones oficilales
- comunicaciones oficilales
- correspondencia
- son comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades.
- son comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades.
- Documento electronico de archivo
- es un registro de información que es
generada, recibida, almacenada y
comunicada ; es producida por una
entidad o razón en sus actividades.
- es un registro de información que es
generada, recibida, almacenada y
comunicada ; es producida por una
entidad o razón en sus actividades.
- Documento original
- fuente primaria de informacion
que permite garantizar su
autenticidad e integridad.
- fuente primaria de informacion
que permite garantizar su
autenticidad e integridad.
- Documento publico
- es producido o tramitado
por un funcionario publico.
- es producido o tramitado
por un funcionario publico.
- radicacion de comunicaciones oficiales
- es un prodecidimiento por el cual las entidades
asignan un numero consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas las cuales dejan constancia de
la fecha y hora de recibo o envío
- es un prodecidimiento por el cual las entidades
asignan un numero consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas las cuales dejan constancia de
la fecha y hora de recibo o envío
- registro de comunicaciones oficiales
- es un procedimiento por el cual las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o de
correspondencia donde se producen o se reciben
las comunicaciones registrando los datos
- nombre de la persona
- codigos de las dependencias
- responsable del tramite
- responsable del tramite
- codigos de las dependencias
- numero de radicación
- nombre del funcionario
- tiempo de erespuesta
- tiempo de erespuesta
- nombre del funcionario
- nombre de la persona
- es un procedimiento por el cual las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o de
correspondencia donde se producen o se reciben
las comunicaciones registrando los datos
- serie documental
- es un conjunto de unidades
dopcumentales de estructructura y
contenido los cuales estan emanados de
un mismo organo como consecuencia de
sus funciones especificas
- es un conjunto de unidades
dopcumentales de estructructura y
contenido los cuales estan emanados de
un mismo organo como consecuencia de
sus funciones especificas
- tabla de retencion documental
- son tipos documentales producidos
o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de
sus funciones.
- son tipos documentales producidos
o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de
sus funciones.
- ART 3: UNIDADES DE CORRESPONDENCIA
- son entidades las cuales deben establecer de
acuerdo con su estructura una unidad de
coreespondencia la cual gesttione centralizada y
normalizadamente los servicios de
- recepcion
- radicación
- distribución
- la unidad de correspondencia debe contar
con personal capacitado, deberan tener los
medios necesarios los cuales permitan recibir,
enviar y controlar el tramite de las
comunicaciones de caracter oficial
- recepcion
- son entidades las cuales deben establecer de
acuerdo con su estructura una unidad de
coreespondencia la cual gesttione centralizada y
normalizadamente los servicios de
- ART 4: FIRMAS RESPONSABLES
- toda entidad debe establecer un manual de
procedimiento en el cual el cargo de los
funcionarios autorizados para firmar la
documentación interna y externa que genera
la institucion
- toda entidad debe establecer un manual de
procedimiento en el cual el cargo de los
funcionarios autorizados para firmar la
documentación interna y externa que genera
la institucion
- ART 5: PROCEDIMIENTOS PARA
LA RADICACIÓN DE
COMUNICACIONES OFICILALES
- son los que velaran por la transparencia de la
actuación administrativa, cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la
correspondencia se le entregará de inmediato
su copia debidamente radicada.
- PARAGRAFO
- cuando hay errores en la radicación y se
anulen los números se debe dejar
constancia por escrito, justificación y
firma del jefe.
- cuando hay errores en la radicación y se
anulen los números se debe dejar
constancia por escrito, justificación y
firma del jefe.
- PARAGRAFO
- son los que velaran por la transparencia de la
actuación administrativa, cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la
correspondencia se le entregará de inmediato
su copia debidamente radicada.
- ART 6: NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
- las oficinas que están encargadas de dicha
actividad deberán llevar un control
tambíen atenderán las consultas y los
reportes necesarios, estos serán
responsables de que no se reverse o
tachen números
- las oficinas que están encargadas de dicha
actividad deberán llevar un control
tambíen atenderán las consultas y los
reportes necesarios, estos serán
responsables de que no se reverse o
tachen números
- ART 7 : COMUNICACIONES INTERNAS
- las entidades deberán establecer controles y
procedimientos los cuales permitan realizar un
adecuado seguimiento utlizando los códigos de
las dependencias, númeracion consecutiva,
sistemas de consulta como manuales o
automatizados.
- las entidades deberán establecer controles y
procedimientos los cuales permitan realizar un
adecuado seguimiento utlizando los códigos de
las dependencias, númeracion consecutiva,
sistemas de consulta como manuales o
automatizados.
- ART 8 : CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES
- son aquellas que elaboran
planillas, formatos y controles
manuales que permitan certificar
la recepción de los documentos.
- son aquellas que elaboran
planillas, formatos y controles
manuales que permitan certificar
la recepción de los documentos.
- ART 9 : CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
- cada entidad es responsable por la adecuada conservación de los
documentos y para esto se deben incluir en los programas de
gestión documental, en los manuales de procedimiento y las pautas
que deben asegurar a los documentos desde el momento de su
producción.
- cada entidad es responsable por la adecuada conservación de los
documentos y para esto se deben incluir en los programas de
gestión documental, en los manuales de procedimiento y las pautas
que deben asegurar a los documentos desde el momento de su
producción.
- ART 10.1 : COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
- se elaboraran en un original, tendran maximo
dos copias y ademas en los casos en los cuales
haya varios destinatarios, se elaborarán igual
cantidad de copias adicionales.
- se elaboraran en un original, tendran maximo
dos copias y ademas en los casos en los cuales
haya varios destinatarios, se elaborarán igual
cantidad de copias adicionales.
- ART 10 : COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
- estas deberán ser revisadas para verificar la
competencia , anexos, destinoy dayos de
origen del ciudadano o entidad que las remita.
- estas deberán ser revisadas para verificar la
competencia , anexos, destinoy dayos de
origen del ciudadano o entidad que las remita.
- ART 10.2 : COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX
- las comunicaciones recibidas o enviadas
por este medio se tramitarán teniendo
en cuenta la información que forma
parte integral de las series establecidas
- las comunicaciones recibidas o enviadas
por este medio se tramitarán teniendo
en cuenta la información que forma
parte integral de las series establecidas
- ART 10.3 : COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO
- la entidades deben de disponer de internet, servicios
de correo electrónico los cuales reglamentaran su
utilización y asignaran responsabillidades de acuerdo
con la cantidad de cuentas habilitadas
- la entidades deben de disponer de internet, servicios
de correo electrónico los cuales reglamentaran su
utilización y asignaran responsabillidades de acuerdo
con la cantidad de cuentas habilitadas
- ART 10.4 :IMAGEN CORPORATIVA
- tiene como proposito reflejar una
adecuada imagen corporativa que las
entidades establecerán en sus
manuales de procedimiento
- tiene como proposito reflejar una
adecuada imagen corporativa que las
entidades establecerán en sus
manuales de procedimiento
- ART 10.5: HORARIOS DE ATENCIÓN AL PUBLICO
- Todas las unidades de correspondencia,
informarán el horario de atención al
público en un lugar visible y de fácil acceso
para los ciudadanos.
- Todas las unidades de correspondencia,
informarán el horario de atención al
público en un lugar visible y de fácil acceso
para los ciudadanos.
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