Conducción de reuniones de trabajo.

. Si no se administran de manera apropiada, las reuniones se convierten en la pérdida de tiempo cívica y organizacional suprema. En realidad, pueden frenar a la compañía al generar pésimas decisiones cuando entran en juego factores problemáticos como la insensatez
Las 5 “p” de las reuniones eficaces
1. 1. propósito
  1. se refiere a la razón por la que se realiza una reunión. Una reunión cumple tres funciones: hacer anuncios, tomar decisiones y efectuar lluvias de ideas.
2. 2. participantes
  1. se refiere a los individuos invitados a asistir a una reunión. Para organizar una reunión eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes.
3. 3. planeación
  1. se refiere a la preparación de la agenda para la reunión. Con frecuencia, la justificación para una reunión es clara (por ejemplo, necesitamos determinar cómo llevar combustible a las tropas en el frente) y los individuos indicados están presentes, pero la reunión todavía parece titubear, vagar sin rumbo, o es incapaz de derivar en una decisión final
4. 4. participación
  1. se refiere al proceso real de las reuniones y los métodos utilizados para asegurar que se incluya a todos los presentes.
5. 5. perspectiva
  1. La perspectiva nos hace ver las reuniones desde la distancia. Significa evaluar cada junta de trabajo y, cada cierto tiempo, valorar las decisiones y el proceso de las series de reuniones.
Proposito
1. Compartir información. Cuando toda la información requerida no esté en manos de una sola persona
2. Construcción de compromiso. Cuando los individuos deban comprometerse con un curso de acción y cuando estén comprometidos en su planeación y ejecución.
3. Difusión de información y retroalimentación. Cuando muchas personas deben recibir el mismo mensaje en la misma forma, el correo electrónico es lo más adecuado.
4. Solución de problemas. Los grupos superan el desempeño de los mejores individuos al cumplir tareas complejas y tomar decisiones de alta calidad donde se necesiten diversas políticas o información.
Participantes
1. Homogeneidad-heterogeneidad
2. Competencia-cooperación
3. Actividad-proceso
Planeación
1. La siguiente es una lista de las más importantes:
  1. Regla de las mitades. Todos los temas de una agenda para una reunión que se aproxima deben estar en las manos del programador de la reunión a más tardar a la mitad del intervalo de tiempo entre la última reunión y la siguiente.
  2. Regla de los sextos. Alrededor de dos tercios de la agenda deben enfocarse en temas de la agenda actual.
  3. Regla de los informes. Las reuniones avanzan mejor si la ronda habitual de “informes” no ocurre. En vez de ello, la información contenida en los “informes” se reorganiza en temas específicos, como anuncios, decisiones, lluvia de ideas.
  4. Regla de los tres cuartos. Los paquetes de información, incluyendo minutas de la reunión anterior y una agenda, deben enviarse a tres cuartas partes del tiempo transcurrido entre las reuniones.
  5. Regla de la agenda. Las agendas para las reuniones deben escribirse con verbos activos o resúmenes de enunciados, no con una sola palabra.
  6. Regla de los tercios. Todas las reuniones se dividen en tres partes: 1. periodo de inicio en el que se abarcan los temas menos difíciles, mientras llegan los que vienen demorados y la gente comienza a participar en el tema; 2. periodo de trabajo arduo en el que se consideran los temas más difíciles, y 3. periodo de descompresión en el que la reunión comienza a disolverse.
  7. Regla de resumen ejecutivo. Los informes enviados a los participantes de la reunión siempre deben contener resúmenes ejecutivos o memorandos de opciones.
  8. Regla de la campana de la agenda. Se trata de una regla más específica acerca de cuándo deben cubrirse ciertos tipos de temas de la agenda.
  9. Regla de integridad de la agenda. Todos los temas de la agenda se deben analizar, y los que no estén incluidos en la agenda no deberían discutirse.
  10. Regla de integridad temporal. Esta regla es sencilla: comience a tiempo y termine a tiempo. Siga un horario en la propia reunión.
  11. Regla de las minutas. Las minutas de las reuniones deben tener tres características: la relevancia de la agenda (la información registrada se relaciona con un tema de la agenda), la relevancia del contenido (las minutas se deben escribir siguiendo la agenda para que sea más fácil encontrar el material pertinente con una revisión rápida) y el enfoque en la decisión (las minutas deben reflejar decisiones, conclusiones y acciones acordadas, más que los procesos por los que se llegó a las decisiones).
Participacion
1. Presentar a los participantes. Es necesario presentar a los participantes entre sí, y ayudarlos a que se sientan cómodos juntos, en especial si se van a tratar temas polémicos.
2. Establecer reglas básicas. Debe aclararse cuánta participación se espera, qué variaciones de la agenda se tolerarán y cómo se manejará el tiempo.
3. Establecer reglas de decisión. Las reglas de decisión son normas que permiten que los participantes se sientan cómodos. Necesitan establecerse al inicio de la reunión.
4. Utilizar una variedad de medios. Para mantener el interés de los participantes de la reunión, utilice diversos medios para presentar la información.
5. Alentar y establecer la participación. La participación en una reunión debe ser equitativa entre todos los asistentes; esto no significa que todos deben hacer exactamente el mismo número de comentarios.
6. Resumir. Es conveniente cerrar la reunión resumiendo las decisiones tomadas, las tareas asignadas, el progreso alcanzado, los aspectos clave discutidos y lo que se aprendió en la reunión.
Perspectiva
1. Sugerencias para miembros del grupo Hasta ahora, en este análisis de la administración eficaz de las reuniones, nos hemos enfocado en el papel del administrador (el que cita, planea y sirve como “conductor” de la reunión).
  1. 1. Determine si necesita asistir a la reunión.
  2. 2. Prepárese.
  3. 3. Sea puntual.
  4. 4. Pida alguna aclaración acerca de los puntos que sean imprecisos o ambiguos.
  5. 5. Al dar información, sea preciso y vaya al grano.
  6. 6. Escuche.
  7. 7. Apoye a los demás miembros del equipo.
  8. 8. Asegure una participación equitativa.
  9. 9. Haga que los desacuerdos se basen en principios.
  10. 10. Actúe y reaccione en una forma que mejore el desempeño del grupo.

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