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Description
Mind Map by Stiven Suárez, updated more than 1 year ago
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Created by Stiven Suárez
over 9 years ago
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ARTICULO SEGUNDO: Definiciones
- Archivo electrónico
- Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente.
- Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente.
- Documento Público
- Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
- Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
- Documento electrónico de archivo:
- Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos
- Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos
- Comunicaciones Oficiales:
- Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado.
- Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado.
- Correspondencia
- Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
- Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
- Documento Original
- Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar
su autenticidad e integridad.
- Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar
su autenticidad e integridad.
- Radicación de comunicaciones oficiales:
- Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la
Ley.
- Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la
Ley.
- Registro de Comunicaciones oficiales:
- Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
- Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros
- Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros
- Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
- Serie documental:
- Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
- Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
- Tabla de retención documental:
- Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en
cada fase del archivo.
- Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en
cada fase del archivo.
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