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Description
Mind Map by Diana Caluña, updated more than 1 year ago
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Created by Diana Caluña
over 7 years ago
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LOS DOCUMENTOS
- Es un soporte que contiene información con el fin de transmitir conocimientos o ideas ya que permiten la comunicación
humana.
- - tradicionalmente la forma habitual era el dow.
- - A lo largo del siglo xx aparecieron nuevos tipos de documentos fotográficos, discos, películas, soportes magnéticos.
- UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
- Gestiona de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución
delas comunicaciones, de tal manera, que éstos
procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión,
centrales e históricos
- MISIÓN: archivos semiactivos e
inactivos una fuente de información
donde se refleje el buen desarrollo de la
unidad
- OBJETIVOS : Recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter empresarial, ya
que rige la administración pública
- FUNCIONES: En la unidad de
correspondencia se
desarrollan los siguientes
procesos del Programa de
Gestión Documental:
Recepción Distribución
Trámite Conservación .
Consulta de documentos
- SERVICIO QUE PRESTA:
Dar información adecuada
y oportuna Conservar la
información Digitalizar
Cambio de soporte
Implementar manuales de
procedimientos
- MISIÓN: archivos semiactivos e
inactivos una fuente de información
donde se refleje el buen desarrollo de la
unidad
- Gestiona de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución
delas comunicaciones, de tal manera, que éstos
procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión,
centrales e históricos
- TIPOS DE DOCUMENTOS
- se clasifican en diferentes formas, dependiendo del punto de vista:
- Biblioteca
- PUBLICACIONES
PERIÓDICAS: entregas
sucesivas sin limitación
a duración.
- LIBROS: contenido muy
variado y pertenece
- DOCUMENTACIÓN DE
CONGRESOS: se presentan con
la denominación de actas
- TESIS: Documento que recoge
el resultado a un trabajo
original a institución.
- BIBLIOGRAFIA:
Describen los
documentos para
dar a conocer mejor.
- CATÁLOGOS: Registros
bibliográficos de diferentes
documentos.
- REPERTORIOS: Colección de
obras, datos, con temática
determinada.
- BASES DE DATOS: datos
homogéneos y se representa en
forma legible.
- PUBLICACIONES
PERIÓDICAS: entregas
sucesivas sin limitación
a duración.
- Biblioteca
- se clasifican en diferentes formas, dependiendo del punto de vista:
- REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN:
- -Asunto: Resumen de una línea que debe caracterizar el
contenido de la comunicación. -Fecha de origen: Fecha
en la que la comunicación fue emitida -Número de
origen: Código y número de registro de origen -Emisor:
Corresponde al nombre de la persona que firma el
documento. -Institución: Es el nombre o la razón social
del emisor. -Grado de reserva: Ordinaria o reservada
-Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela o derecho de
petición. -Medio de recepción: Intermediario o portador
de la correspondencia, mensaje de datos, correo, entre
otros. Destinatario: Nombre del funcionario o empleado
al que va dirigida la comunicación oficial Responsable:
Nombre del funcionario o empleado que se hace
responsable dela gestión de la comunicación. Resumen
del texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de
asunto o descripción. Digitalizar imagen: Utilizando los
medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda
comunicación hasta de tres hojas debe ser digitalizada
completa, en
- -Asunto: Resumen de una línea que debe caracterizar el
contenido de la comunicación. -Fecha de origen: Fecha
en la que la comunicación fue emitida -Número de
origen: Código y número de registro de origen -Emisor:
Corresponde al nombre de la persona que firma el
documento. -Institución: Es el nombre o la razón social
del emisor. -Grado de reserva: Ordinaria o reservada
-Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela o derecho de
petición. -Medio de recepción: Intermediario o portador
de la correspondencia, mensaje de datos, correo, entre
otros. Destinatario: Nombre del funcionario o empleado
al que va dirigida la comunicación oficial Responsable:
Nombre del funcionario o empleado que se hace
responsable dela gestión de la comunicación. Resumen
del texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de
asunto o descripción. Digitalizar imagen: Utilizando los
medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda
comunicación hasta de tres hojas debe ser digitalizada
completa, en
- SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA
- JUDICIALES:
- SENTENCIAS JUDICIALES
- juicios,
demandas,
causas
- juicios,
demandas,
causas
- SENTENCIAS JUDICIALES
- PERSONALES
- cartas,
discursos,
ensayos,
diarios
- cartas,
discursos,
ensayos,
diarios
- COMERCIALES
- ADMINISTRATIVA
- acuerdos,
hoja de vida,
informes,
leyes
- acuerdos,
hoja de vida,
informes,
leyes
- CONTABLE
- facturas,
recibos,
balances
- facturas,
recibos,
balances
- ADMINISTRATIVA
- JUDICIALES:
- PRIVADOS
- PÚBLICOS
- R. civil
- Personal
- Doc. De
Propiedad
- Doc.
Solvencia
- Doc.
Acreditación
- impuesto
Servicio
- impuesto
Servicio
- Diploma, título
académico,
reconocimiento.
- Doc.
Acreditación
- Vivienda , terreno,
vehículo.
- Doc.
Solvencia
- cédula, carnet,
pasaporte,
licencia de
conductor.
- Doc. De
Propiedad
- P. nacimiento,
A. Defunción,
A. Divorcio.
- Personal
- R. civil
- Constatación
De
Trabajo
- Certificaciones
- Constancia
Medica
- Autorización
- Autorización
- Constancia
Medica
- Certificaciones
- PÚBLICOS
- UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
- - A lo largo del siglo xx aparecieron nuevos tipos de documentos fotográficos, discos, películas, soportes magnéticos.
- LOS ARCHIVOS
- Las empresas
públicas o privadas
realizan
transacciones
diversas.
- Requieren ser conservados en
forma ordenada, sistemática, de
forma tal que cuando haya
necesidad de referirse a ellos por
cualquier circunstancia, puedan
ser localizados fácil y prontamente
- Funciones de los archivos
- -Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
- Asegurar la perfecta conservación de los documentos. - Asegurar la
máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos
- -Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
- Asegurar la perfecta conservación de los documentos. - Asegurar la
máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos
- Por lo general no existe una política precisa
y sistemática que determine la
organización de los archivos
administrativos
- El archivo en la empresa es uno
de los instrumentos más
importantes.
- DOCUMENTOS PÚBLICOS
- El Documento o instrumento público es aquel
Documento expedido o autorizado por funcionario
público o fedatario público competente y que da fe
de su contenido por sí mismo.
- El Documento o instrumento público es aquel
Documento expedido o autorizado por funcionario
público o fedatario público competente y que da fe
de su contenido por sí mismo.
- Las empresas
públicas o privadas
realizan
transacciones
diversas.
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