Métodos Interactivos

Nota:

• Las razones para usar JAD son reducir el tiempo (y el costo) requerido por las entrevistas personales, mejorar la calidad de los resultados de la evaluación de los requerimientos de información y generar una mayor identificación del usuario con los nuevos sistemas de información como resultado de los procesos participativos.

1. Preguntas de HYPERCASE

   Nota:

   • 1. Utilizando las preguntas de  HyperCase, proporcione cinco ejemplos de preguntas abiertas y cinco de preguntas cerradas. 2. Mencione tres preguntas de sondeo que formen parte de las entrevistas del HyperCase.
2. Condiciones de apoyo al uso de JAD

   Nota:

   • Considere el uso del diseño conjunto de aplicaciones cuando: 1. Los grupos de usuarios están intranquilos y quieren algo nuevo, no una solución común a un problema típico.2. La cultura organizacional apoya los métodos conjuntos de resolución de problemas entre diversos niveles de empleados.3. Los analistas prevén que la cantidad de ideas generadas por medio de las entrevistas uno a uno no será tan abundante como la cantidad de ideas que se podrían obtener de un ejercicio en grupo.4. El flujo de trabajo de la organización permite la ausencia de personal importante durante un periodo de dos a cuatro días.
3. ¿Quien esta involucrado?

   Nota:

   • Las sesiones de diseño conjunto de aplicaciones incluyen una variedad de participantes analistas, usuarios, ejecutivos, etc. un patrocinador ejecutivo, por lo menos un analista del área de sistemas de información, de 8 a 12 usuarios de cualquier nivel para participar, un líder se sesión y uno o dos observadores. 
4. Donde celebrar las reuniones del JAD

   Nota:

   • Se recomienda que las sesiones de dos a cuatro días se realicen fuera de las oficinas de la organización, en ambientes cómodos.
5. Realización de un análisis estructurado de las actividades del proyecto

   Nota:

   • Se recomienda que las sesiones de JAD examinen los siguientes puntos en el proyecto de sistemas propuesto: planeación, recepción, procesamiento/seguimiento de recibos, supervisión y asignación, procesamiento, registro, envío y evaluación.
6. Beneficios potenciales del uso de JAD en lugares de las entrevistas tradicionales

   Nota:

   • Hay cuatro beneficios potenciales: 1. El primer beneficio potencial es el ahorro de tiempo sobre las entrevistas tradicionales uno a uno. 2. El segundo beneficio es el desarrollo puede proceder con mayor rapidez. 3. Un tercer beneficio es la posibilidad de mejorar el concepto de propiedad del sistema de información. 4. El cuarto beneficio es el desarrollo de diseños creativos.
7. Potenciales desventajas del uso de JAD

   Nota:

   • Hay tres desventajas o peligros: 1. La primera desventaja es que JAD requiere que todos los participantes dediquen una gran cantidad de tiempo. 2. El segundo peligro se manifiesta si la preparación para las sesiones de JAD es inadecuada en cualquier aspecto o si el informe de seguimiento y la documentación de especificaciones están incompletos. 3. Por último, quizá las habilidades y cultura que requiere la organización no se hayan desarrollado lo suficiente para permitir el esfuerzo concertado indispensable para ser productivo en un escenario JAD.

Nota:

• Una entrevista para recabar información es una conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de preguntas y respuestas.

1. Cinco pasos para preparar una entrevista
   1. Leer los antecedentes

      Nota:

      • Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de los entrevistados y su organización.
   2. Establecer objetivos de la entrevista

      Nota:

      • Utilice los antecedentes que haya recopilado así como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista.
   3. Decidir a quien entrevistar

      Nota:

      • Cuando tenga que decidir a quién entrevistar, incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera.
   4. Preparar al entrevistado

      Nota:

      • Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablándole por anticipado o enviándole un mensaje de correo electrónico y dándole tiempo para pensar en la entrevista.
   5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura

      Nota:

      • Escriba preguntas que abarquen las áreas clave de la toma de decisiones que haya descubierto al determinar los objetivos de la entrevista
2. Tipos de preguntas
   1. Preguntas Abiertas

      Nota:

      • En realidad, "abiertas" describe las opciones del entrevistado para responder.
   2. Preguntas Cerradas

      Nota:

      • Las respuestas posibles se cierran al entrevistado, debido a que sólo puede contestar con un número finito como "Ninguno", "Uno" o "Quince".
   3. Sondeo

      Nota:

      • El propósito del sondeo es ir más allá de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la opinión del entrevista- do. Los sondeos pueden constar de preguntas abiertas o cerradas.
3. Como colocar las preguntas en una secuencia logica

   Nota:

   • Hay dos formas de organizar sus entrevistas son los métodos inductivo y deductivo y  una tercera combina los métodos inductivo y deductivo.
   1. Uso de una estructura de piramide

      Nota:

      • El entrevistador empieza con preguntas, a menudo cerradas, muy detalladas. Posteriormente, el entrevistador extiende los temas permitiendo preguntas abiertas y respuestas más generalizadas.
   2. Uso de una estructura de diamante

      Nota:

      • Esta estructura implica empezar de una manera muy específica, después se examinan los aspectos generales y finalmente se termina con una conclusión muy específica
   3. Uso de una estructura de enbudo

      Nota:

      • el entrevistador adopta un método deductivo al iniciar con preguntas generales y abiertas, y luego limitar las posibles respuestas utilizando preguntas cerradas.
4. Redaccion del informe de la entrevista

   Nota:

   • Aunque la entrevista misma haya concluido, su trabajo de análisis de los datos de ésta apenas comienza. Necesita captar la esencia de la entrevista a través de un informe escrito.

Nota:

• El uso de cuestionarios es una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y características de muchas personas importantes en la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.

1. Planeación del uso de cuestionarios

   Nota:

   • A primera vista los cuestionarios podrían parecer una manera rápida de recopilar grandes cantidades de datos sobre la opinión que los usuarios tienen del sistema actual, sobre los problemas que experimentan con su trabajo y sobre lo que la gente espera de un sistema nuevo o uno modificado.
2. Redacción de preguntas

   Nota:

   • La diferencia más importante entre las preguntas que se utilizan para la mayoría de las entrevistas y aquellas usadas en los cuestionarios es que las entrevistas permiten la interacción entre las preguntas y sus significados.
   1. Preguntas Abiertas

      Nota:

      • Recuerde que las preguntas abiertas (o enunciados) son aquellas que dejan abiertas al encuestado todas las posibles opciones de respuesta
   2. Preguntas Cerradas

      Nota:

      • Recuerde que las preguntas cerradas (o enunciados) son aquellas que limitan o cierran las opciones de respuesta disponibles para el encuestado.
   3. La elección del vocabulario

      Nota:

      • Al igual que ocurre en las entrevistas, el lenguaje de los cuestionarios es un aspecto muy importante para su eficacia. Aun cuando el analista de sistemas tenga un conjunto establecido de preguntas acerca del desarrollo de sistemas, es conveniente que las redacte en tal forma que reflejen la propia terminología del negocio.
3. Uso de escalas en los cuestionarios
   1. Medición

      Nota:

      • Por lo general, los analistas de sistemas utilizan dos diferentes formas de escalas de medición: 1. Las escalas nominales: se utilizan para clasificar cosas.  2. Las escalas de intervalos: poseen la característica de que los intervalos entre cada uno de los números son iguales.
   2. Validez y confiabilidad

      Nota:

      • La validez:  es el grado en que la pregunta mide lo que el analista pretende medir. La confiabilidad mide la consistencia. Si el cuestionario se aplica una vez y a continuación se aplica nuevamente bajo las mismas circunstancias y en ambos casos se obtienen los mismos resultados, se dice que el instrumento tiene consistencia externa.
   3. Construcción de escalas

      Nota:

      • La construcción real de escalas es una tarea seria. La construc- ción negligente de escalas puede originar alguno de los siguientes problemas: 1. Condescendencia: es un problema causado por encuestados que califican a la ligera.  2. Tendencia central: es un problema que ocurre cuando los encuestados califican todo como promedio  3. Efecto de halo: es un problema que surge cuando la impresión que se genera en una pregunta influye en la próxima pregunta.
   4. Diseño de cuestionarios

      Nota:

      • Un cuestionario bien diseñado puede ayudar a superar parte de esta reticencia a responder. A continuación mencionamos algunas reglas para diseñar un buen cuestionario: 1. Deje bastante espacio en blanco. 2. Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas. 3. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas. 4. Mantenga un estilo consistente.
      1. El orden de las preguntas

         Nota:

         • No hay una manera de ordenar las preguntas del cuestionario que se considere como la mejor.
   5. Aplicación de Cuestionarios
      1. Encuestados

         Nota:

         • La decisión sobre quién recibirá el cuestionario se toma en conjunto con la tarea de establecer los objetivos que se persiguen con los resultados del mismo.
      2. Métodos para aplicar el cuestionario

         Nota:

         • El analista de sistemas tiene varias opciones para aplicar el cuestionario, y el método de administración es a menudo determinado por el estado de la empresa. Entre las opciones para aplicar el cuestionario se encuentran las siguientes: 1. Citar al mismo tiempo a todos los encuestados. 2. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén ter- minados. 3. Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por sí mismos en su trabajo y que lo dejen en una caja colocada en algún punto central. 4. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha límite, instrucciones y enviarles sobres con envío prepagado para que devuelvan los cuestionarios llenos. 5. Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la Web.